Binnen Logic4 is het mogelijk om met voorraadhoudende artikelen te werken. Als dat product ook nog een kostprijs heeft dan wordt daarvan een voorraadwaarde bijgehouden. Dat gebeurd op basis van aantal op voorraad x de kostprijs. De kostprijs kan zelf worden beheerd middels de VVP of continue worden bepaald middels de GIP methode. Voor deze handleiding maakt het niet uit welke methode wordt gehanteerd.
Er kan door verschillende handelingen een voorraadverschil ontstaan in de boekhouding. In deze handleiding wordt toegelicht hoe je dat verschil kunt achterhalen.
Werking financiële voorraadadministratie
Of een product voorraadhoudend is wordt bepaald door de artikelgroep waar het product aan zit gekoppeld. Als de artikelgroep voorraadhoudend wordt gemaakt is het verplicht om een voorraadrekening te koppelen (balansrekening). Daarop worden dan alle financiële mutaties van die artikelen geboekt.
- Via het tabblad ‘Artikelen’ kan het artikel overzicht uitgebreid worden geopend.
- Bij artikelgroepen van het type ‘producten koppelbaar met voorraad’ wordt een voorraadadministratie bijgehouden
- Het koppelen van een voorraad grootboekrekening is dus verplicht en wordt hier weergegeven. Per groep kan een andere grootboekrekening worden gekoppeld.
Voorraad rekeningen controle Versus voorraadwaarde per artikeloverzicht
Op het tabblad ‘Administratie’ staat onder het kopje ‘Controle’ de optie: ‘Voorraad rekeningen controle’. Als die wordt geopend dan wordt daar een overzicht getoond van de waarde per voorraadrekening:
- Open het controlescherm ‘voorraad rekeningen controle’
- selecteer de datum waarop de voorraadwaarde opgehaald moet worden
- klik vervolgens op zoeken om de gevraagde financiële data te tonen
- per grootboeknummer wordt het getoond
- de naam van de grootboekrekening wordt hier ook getoond
- de voorraadwaarde per artikel wordt berekend door te kijken welke artikelen hangen aan een artikelgroep met deze voorraadrekening. Vervolgens wordt er per artikel gekeken naar de hoeveelheid op voorraad x de kostprijs. Dat totaal wordt hier weergegeven.
- de waarde volgens de balans komt voort uit een optelsom van alle journaalregels geboekt op die grootboekrekeningen in de geselecteerde periode. Je kunt die journaalregels opvragen via het journaaloverzicht. Klik HIER voor een handleiding daarvoor.
- Het verschil wat daaruit vooruitkomt wordt in deze kolom getoond.
Als we verder inzoomen op stap 6 van de hierboven getoonde afbeelding dan kan van het bedrag in kolom ‘waarde volgens artikel’ een specificatie worden opgevraagd via het overzicht ‘voorraadwaarde per artikel’. Deze is te vinden op het tabblad ‘artikelen’ onder het kopje ‘Voorraad’. Dat overzicht wordt niet getoond op basis van de grootboekrekeningen maar op basis van alle artikelen die voorraadhoudend zijn. Je kunt dus het totaal hiermee aansluiten.
- selecteer hier dezelfde datum als bij de voorraadcontrole
- klik vervolgens op zoeken
- De artikelcode wordt getoond omdat dit overzicht standaard werkt op artikelbasis
- de aantallen op voorraad worden getoond
- de inkoopprijs van het product wordt getoond
- dat maakt een totale voorraadwaarde per product
- de totale voorraadwaarde gesplitst per artikel wordt hier getoond. Deze totale waarde moet overeenkomen met de waarde uit het voorraadcontrole overzicht en dan het totaal van kolom ‘voorraadwaarde volgens artikel’.
Wat het makkelijker kan maken voor de aansluiting is te kijken op welke voorraadrekeningen en dus artikelgroep(en) er een verschil zit. Je kunt de voorraadwaarde per artikelgroep (En dan uitgesplitst per artikel) opvragen via hetzelfde overzicht als hierboven. Gebruik daarvoor deze filtering ‘artikelgroepen’.
- selecteer de juiste artikelgroep(en).
- Vink eventueel dit vinkje ook aan om onderliggende artikelgroepen die niet direct zichtbaar zijn ook mee te nemen.
- je kunt multi select de artikelgroepen selecteren. Rode regels zijn artikelgroepen die niet voorraadhoudend zijn.
- klik vervolgens op ‘zoeken’ en je krijgt in hetzelfde overzicht een overzicht van de waarde per artikel per artikelgroep. Dit geeft een verdere specificatie van het eventuele verschil.
Grootboekkaarten printen
Het is ook mogelijk om grootboekkaarten te printen waarmee je alle mutaties fysiek kunt controleren. Dat kan via het tabblad Administratie daar te kiezen voor ‘grootboekkaarten printen’ onder het kopje ‘Grootboek’
- selecteerde de Van datum
- selecteer de t/m datum
- geef de grootboekrekening aan waarmee je wilt starten
- geef de grootboekrekening aan waarmee je wilt eindigen
- druk vervolgens op printen en op A4 formaat worden kaarten in chronologische volgorde o.b.v. grootboekrekeningen geprint. De mutaties zijn gelijk aan het journaaloverzicht maar worden netter weergegeven op A4.
Mogelijke oorzaken voor verschillen in de voorraad
Er zijn verschillende redenen voor het ontstaan van een voorraadverschil. Hieronder staan volgens Logic4 de meest voorkomende.
- Een artikelgroep wordt ‘ineens’ aangepast van voorraad houdend naar niet voorraadhoudend. Als dat gebeurd dan worden artikelen niet meer genomen in het ‘voorraadwaarde per artikel’ overzicht. Maar de geboekte journaalregels in op de voorraadrekeningen blijven bestaan. Logic4 kan namelijk niet journaalregels verwijderen. Dus als we het overzicht ‘voorraad rekeningen controle’ pakken. Dan wordt het bedrag in de kolom ‘waarde volgens artikel’ wél aangepast maar de waarde in de kolom ‘waarde volgens balans’ blijft intact. Omdat we geen journaalregels kunnen verwijderen. Als die aanpassing wordt gedaan bij een artikelgroep verschijnt er altijd een duidelijke waarschuwing.
- Een artikel wordt onder een andere artikelgroep gehangen die andere voorraadrekening heeft. Voorbeeld: artikelgroep A heeft als voorraadrekening 3000 en artikelgroep B heeft als voorraadrekening 3500. De mutaties van artikel X staan allemaal op grootboekrekening 3000, daar stond die eerst aan gekoppeld. Nu hangt artikel X aan artikelgroep B maar de financiële mutaties worden niet mee verhuisd. Dat kan wel door zelf een memoriaal boeking hiervoor aan te maken. Het verschil zal tot uiting komen in het ‘voorraad rekeningen controle’ overzicht. Je ziet dan dat grootboekrekening 3000 bijvoorbeeld een verschil van min €10.000 en voorraadrekening 3500 een verschil van plus €10.000.
- Er wordt rechtstreeks geboekt op een voorraadrekening. Dus rechtstreeks een boeking op bijvoorbeeld 3000 of 3010. In dat geval heeft die mutatie geen directe link met een artikel en hierdoor ontstaan er verschillen.
- Een derde partij schiet via de API of een connector mutaties in jullie database die niet goed gekoppeld zijn. Omdat een derde partij dit doet kan Logic4 hier geen controle op uitoefenen. Die verantwoordelijkheid ligt bij de klant zelf die de derde partij toestemming hiervoor geeft. Als dit het geval is dan is het een tijdrovende klus om dit recht te trekken in de boekhouding.
- Misschien een flauwe maar toch veelvoorkomend: de datums in de verschillende overzichten sluiten niet. Let goed op of het veld t/m of tot is! En controleer of de start data kloppen. Bij de ‘voorraadrekeningen controle’ wordt tot 30-12-2021 ingevuld. En bij de ‘voorraadwaarde per artikel’ 31-12-2021. Dan zal het nooit aansluiten.
