Werken met go2UBL in Logic4 Bedrijfssoftware

Stap 1: Systeeminstellingen

Je kunt pas beginnen met deze stap als je de API credentials hebt ontvangen van go2UBL.

• 1.1. Navigeer naar de systeeminstellingen via ‘Instellingen > Systeem > Systeem instellingen’.
• 1.2. Navigeer in het scherm naar de tab ‘UBL’.
• 1.3. Geef de API gegevens op in de daarvoor bestemde velden.
• 1.4. De dagboekstatus die je selecteert bepaalt welke status de inkoopboeking krijgt nadat het bestand is verwerkt. Wij raden aan om hiervoor een nieuwe status aan te maken en deze te selecteren. Op deze manier kun je de gemaakte inkoopboekingen makkelijk terugvinden.

Go2UBL systeem instellingen

Let op: Check ook je algemene instellingen. Het KVK-nummer mag GÉÉN . (punt(en)) bevatten.

Stap 2: Inkoopfactuur aanleveren aan go2UBL

• 2.1. Navigeer via ‘Administratie > UBL conversie > go2UBL inkoopfactuur’ om het scherm te openen.
• 2.2. Nadat het scherm is geopend selecteer je de inkoopfactuur in PDF formaat.
• 2.3. Kies een dagboek (je kunt alleen een dagboek selecteren van het type ‘Inkopen’).
• 2.4. Klik op ‘Factuur opsturen’.
• 2.5. De inkoopfactuur is aangeleverd bij go2UBL.

Go2UBL inkoopfactuur aanleveren

Stap 3: UBL conversie aanvraag overzicht

• 1.1. Alle aanvragen die je verstuurt naar go2UBL worden in Logic4 Bedrijfssoftware bijgehouden. Navigeer via ‘Administratie > UBL conversie > Document conversie aanvraag overzicht’ om het scherm te openen.
• 1.2. In het overzicht kun je m.b.v. de filters zoeken naar aanvragen.
• 1.3. Als een document is goedgekeurd en is verwerkt zit er ook een inkoopboeking aan gekoppeld. Je kunt de betreffende inkoopboeking openen door te dubbelklikken op de regel of via de knop ‘Openen’. De statuscodes worden bepaald door go2UBL. Deze worden door Logic4 automatisch gecontroleerd en bijgewerkt. Mogelijke statuscodes:
  • 1 Geen status
  • 100 Ontvangen via mail
  • 110 Ontvangen via webservice
  • 120 Ontvangen via app
  • 190 Ontvangen op een andere manier
  • 300 Klaar om het document te classificeren
  • 310 Het document wordt geclassificeerd
  • 400 Het document staat klaar om verwerkt te worden
  • 430 Het document is momenteel in verwerking
  • 440 Het document staat klaar voor verwerkingsnacontrole
  • 460 Het document is momenteel in verwerking bij een specialist
  • 470 Het document staat klaar voor verwerkingsnacontrole door een specialist
  • 700 Goedgekeurd
  • 710 Nacontrole goedgekeurd
  • 740 Niet verwerkbaar document voor UBL
  • 750 Nacontrole niet verwerkbaar document voor UBL
  • 780 Het document is afgewezen (al dan niet automatisch)
  • 790 Het document staat klaar voor afwijzingsnacontrole
  • 800 Klaar om verzonden te worden
  • 820 Verzonden
  • 900 Gefactureerd
  • 1000 Klaar

De inkoopboekingen die automatisch worden aangemaakt krijgen de status die is opgegeven bij de systeeminstellingen. Wij raden aan om de automatische inkoopboekingen nog wel te controleren.

Go2UBL conversie aanvraag overzicht

Procesbeschrijving

• 1. Je hebt een digitale inkoopfactuur ontvangen van je leverancier in pdf-formaat. Deze wil je graag aanleveren aan go2UBL om deze in te laten lezen in jouw Logic4 administratie.
• 2. Je hebt de keuze om de pdf-inkoopfactuur aan te leveren via een e-mail naar go2UBL of via de Logic4 Backoffice.
• 3. Je wilt aanleveren via e-mail:
  3.1. Via het aanleveren via e-mail wordt de inkoopboeking geplaatst op het inkoopboek dat is opgegeven in de systeeminstellingen. Je kunt namelijk via de e-mail geen inkoopboek opgeven.
• 4. Je wilt aanleveren via Logic4 Backoffice:
  4.1. Hier heb je de mogelijkheid om een inkoopboek te selecteren. Als je werkt met meerdere inkoopboekingen is het handig om dit scherm te gebruiken.
  4.2. Je kunt 1 of meerdere documenten selecteren om op te sturen.
• 5. Het verzoek is ingediend bij go2UBL, het verzoek is ook geregistreerd in Logic4 Backoffice. Je kunt het verzoek volgen door de gekoppelde status.
• 6. Logic4 draait een service voor je. Deze service controleert om de zoveel tijd de verzoeken bij go2UBL. Bij de controle wordt de status geüpdatet. Als de status 820 (verzonden) is, wordt er een inkoopboeking aangemaakt aan de hand van de UBL XML die go2UBL heeft aangemaakt.
  6.1. Bij het aanmaken van de inkoopboeking wordt gezocht naar een crediteur aan de hand van de gegevens die zijn herkend door go2UBL. Hier zijn de volgende werkwijzen voor beschikbaar:
  – Bij geen of meerdere crediteuren een nieuwe crediteur aanmaken, omdat er geen exacte match kan worden gemaakt.
  – Bij geen gevonden crediteur een nieuwe crediteur aanmaken. Bij meerdere de eerstgevonden crediteur selecteren.
  – Bij geen of meerdere crediteuren de inkoopboeking niet aanmaken en een notificatie e-mail sturen. Let op: Hiervoor kan ook een ‘niet gevonden crediteur’ worden ingesteld. Je ontvangt dan een notificatie e-mail, maar de inkoopboeking is wel aangemaakt onder de ‘niet gevonden crediteur’. Je kunt dan handmatig op de inkoopboeking de correcte crediteur selecteren.
• 7. Zodra het verzoek de status 820 (verzonden) heeft en het verzoek een inkoopboeking heeft, is het proces voor de betreffende inkoopfactuur afgerond.
  7.1. Je kunt in de systeeminstellingen een boekingstatus opgegeven. Zo kun je onderscheid maken tussen de boekingen die handmatig zijn aangemaakt en die automatisch zijn ingelezen.