Logic4

Werken met go2UBL in Logic4 Bedrijfssoftware

Het is mogelijk om losse inkoopfacturen te verzenden naar go2UBL in Logic4 Bedrijfssoftware. Als go2UBL het bestand heeft verwerkt wordt hierna automatisch een inkoopboeking aangemaakt.  Om te werken met go2UBL moet u zich aanmelden bij go2UBL. Na het aanmelden dient u uw API credentials op te vragen bij go2UBL.  Ook moet u aangeven bij Logic4 dat u gebruik wilt maken van deze koppeling, zodat wij de geautomatiseerde verwerk service voor u kunnen activeren.

De inkoopfacturen die u heeft verzonden worden automatisch ingelezen als inkoopboeking nadat deze volledig is verwerkt door go2UBL. Ook is er een overzicht met aanvragen, hier kunt u de huidige status van het document bij go2UBL inzien.

U kunt uw inkoopfacturen aanleveren via go2UBL of via lines2UBL. U kunt deze aanleveren binnen Logic4, maar ook via uw eigen mail door uw inkoopfactuur te versturen naar uw go2UBL aanlever e-mailadres.

Informatie go2UBL:

Stap 1: Systeem instellingen

U kunt pas beginnen met deze stap als u de API credentials heeft ontvangen van Go2UBL. 1.1. Navigeer naar de systeem instellingen “Instellingen > Systeem > Systeem instellingen”. 1.2. Navigeer in het scherm naar de tab “Ubl”. 1.3. Geef uw API gegevens op in de daarvoor bestemde velden. 1.4. De dagboek status die u selecteert bepaald welke status de inkoopboeking krijgt nadat het bestand is verwerkt. Wij raden aan om hier een nieuwe status voor aan te maken en deze te selecteren. Op deze manier kunt u de gemaakte inkoopboekingen makkelijk terugvinden.

Stap 2: Inkoopfactuur aanleveren aan go2UBL

2.1. Navigeer via “Administratie > UBL conversie > go2UBL inkoopfactuur” om het scherm te openen. 2.2. Nadat het scherm is geopend selecteert u uw inkoopfactuur in PDF formaat. 2.3. Kies een dagboek (u kunt alleen een dagboek selecteren van het type inkopen). 2.4. Klik op “Factuur opsturen”. 2.5. U inkoopfactuur is aangeleverd bij go2UBL.

Stap 3: UBL conversie aanvraag overzicht

1.1. Alle aanvragen die u verstuurd naar go2UBL worden in Logic4 Bedrijfssoftware bij gehouden. Navigeer via “Administratie > UBL conversie > Document conversie aanvraag overzicht” om het scherm te openen. 1.2. In het overzicht kunt u zoeken m.b.v. de filters naar aanvragen. 1.3. Als een document is goedgekeurd en is verwerkt zit er ook een inkoopboeking aan gekoppeld. U kunt de betreffende inkoopboeking openen door dubbel te klikken op de regel of via de knop “Openen”. De status codes worden bepaald door go2UBL. Deze worden door Logic4 automatisch gecontroleerd en bijgewerkt. Mogelijke status codes:

  • 1 Geen status
  • 100 Ontvangen via mail
  • 110 Ontvangen via webservice
  • 120 Ontvangen via app
  • 190 Ontvangen op een andere manier
  • 300 Klaar om het document te classificeren
  • 310 Het document wordt geclassificeerd
  • 400 Het document staat klaar om verwerkt te worden
  • 430 Het document is momenteel in verwerking
  • 440 Het document staat klaar voor verwerkingsnacontrole
  • 460 Het document is momenteel in verwerking bij een specialist
  • 470 Het document staat klaar voor verwerkingsnacontrole door een specialist
  • 700 Goedgekeurd
  • 710 Nacontrole goedgekeurd
  • 740 Niet verwerkbaar document voor UBL
  • 750 Nacontrole niet verwerkbaar document voor UBL
  • 780 Het document is afgewezen (al dan niet automatisch)
  • 790 Het document staat klaar voor afwijzingsnacontrole
  • 800 Klaar om verzonden te worden
  • 820 Verzonden
  • 900 Gefactureerd
  • 1000 Klaar

De inkoopboekingen die automatisch worden aangemaakt krijgen de status die is opgegeven bij de systeem instellingen. Wij raden aan om de automatische inkoopboekingen nog wel te controleren.

Proces beschrijving

1. U heeft een digitale inkoopfactuur ontvangen van uw leverancier in pdf-formaat. Deze wilt u graag aanleveren aan go2UBL om deze in te laten lezen in uw Logic4 administratie.
2. U heeft de keuze om de pdf-inkoopfactuur aan te leveren via een e-mail naar go2UBL of via de Logic4 Backoffice.
3. U wilt aanleveren via e-mail:
 3.1. Via het aanleveren via e-mail wordt de inkoopboeking geplaatst op het inkoopboek wat is opgegeven in de systeeminstellingen. U kunt namelijk via de e-mail geen inkoopboek opgeven.
4. U wilt aanleveren via Logic4 Backoffice:
 4.1. Hier heeft u de mogelijkheid om een inkoopboek te selecteren. Als u werkt met meerdere inkoopboeking kan is het handig om dit scherm te gebruiken.
 4.2. U kunt 1 of meerdere documenten selecteren om op te sturen.
5. Het verzoek is ingediend bij go2UBL, het verzoek is ook geregistreerd in Logic4 Backoffice. U kunt het verzoek volgen door de gekoppelde status.
6. Logic4 draait een service voor u. Deze service controleert om de zoveel tijd u verzoeken bij go2UBL. Bij de controle wordt de status geüpdatet, en als de status 820 (verzonden) is wordt er een inkoopboeking aangemaakt aan de hand van de UBL XML die go2UBL heeft aangemaakt.
 6.1. Bij het aanmaken van de inkoopboeking wordt er gezocht naar een crediteur aan de hand van de gegevens die zijn herkend door go2UBL. Hier zijn de volgende werkwijzen voor beschikbaar:
  6.1.1. Bij geen of meerdere crediteuren een nieuwe crediteur aanmaken omdat er geen exacte match kan worden gemaakt.
  6.1.2. Bij geen gevonden crediteur een nieuwe crediteur aanmaken. Bij meerdere de eerstgevonden crediteur selecteren.
  6.1.3. Bij geen of meerdere crediteuren de inkoopboeking niet aanmaken en een notificatie mail sturen. Let op! Hiervoor kan ook een “niet gevonden crediteur” worden ingesteld. U ontvangt dan wel een notificatie mail maar de inkoopboeking is wel aangemaakt onder de “niet gevonden crediteur”. U kunt dan handmatig op de inkoopboeking de correcte crediteur selecteren.
7. Zodra het verzoek de status 820 (verzonden) heeft en het verzoek heeft een inkoopboeking, is het proces voor de betreffende inkoopfactuur afgerond.
 7.1. U kunt in de systeeminstellingen een boeking status opgegeven. Zo kunt u onderscheid maken tussen de boekingen die handmatig zijn aangemaakt en die automatisch zijn ingelezen.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen?

Neem dan contact op met de Servicedesk door een e-mail te sturen naar help@logic4.nl
Geschreven door
Heeft dit artikel geholpen?
0
0

Over Logic4

Logic4 ontwikkelt en implementeert een alles-in-één oplossing voor bedrijfssoftware en e-commerce. Als enige partij in Nederland bieden we een totaalpakket voor webshop, voorraad, artikelbeheer, kassa, inkoop, orderverwerking, CRM, facturatie, boekhouding, B2B/B2C, managementinformatie en meer. Onze klanten zijn (middel)grote groothandels, vakhandels en retailers. Zij profiteren voor een vast maandelijks bedrag van een volledig geïntegreerde frontoffice en backoffice en continue gratis doorontwikkeling.