Er is een tool ontwikkeld, waarmee de gebruiker een voorraadkoppeling kan realiseren met vrijwel alle leveranciers, die hun voorraad als publiekelijk delen (als tekstbestand).
Door het invullen van enkele waarden in een Excel document ben je dus in staat om een constante stroom van voorraad updates te verkrijgen.
Handelingen die worden verricht
Wat doet het NIET
Deze functionaliteit is d.m.v. de volgende stappen in te stellen:
1. “Instellingen wijzigen” knop (Opent nieuw scherm)
2. “Vooraad synchronisatie template importeren” knop (Opent nieuw scherm)
3. Het “Voorraad synchronisatie instellingen” scherm opent zich
4. Download een Excel document met een template van de benodigde waarden
5. Importeer het aangepaste template
6. Sla de wijzigingen op
Het Excel document bevat de volgende kolommen:
| Kolom | Gebruik | Optioneel |
| Leverancierscode | Crediteur nummer van de leveranciers in uw administratie. Ook wel de “Relatiecode” genoemd. | Nee |
| Leverancier | Naam van de leverancier | Ja |
| Bestand | Naam van het bestand op de FTP/HTTP server | Nee |
| (S)FTP-Locatie | (S)FTP hostname van de FTP locatie van de leverancier. Hier moet altijd ftp:// of sftp:// voorstaan. | Nee |
| Inlognaam | Gebruikersnaam van het account van de (S)FTP server | Nee |
| Wachtwoord | Wachtwoord van het account van de (S)FTP server | Nee |
| Leveranciersbestelnummer | Artikelcode van de leverancier. Kan een komma-gescheiden lijst van waarden bevatten in het geval van variant artikelen, | Nee |
| Voorraad | Voorraad waarde | Nee |
| Conversie argumenten | Mapping table keys voor vreemde voorraad waarden (meer info hieronder) | Ja |
| Conversie waarden | Mapping table waarden voor vreemde voorraad waarden (meer info hieronder) | Ja |
| Scheidingsteken | Scheidingsteken van het document. Meestal een komma. Indien nodig, kan dat hier aangepast worden. | Nee |
| Eerste regel overslaan | Zie kolom hiervoor | Nee |
| Structuur | Structuur/formaat van de inhoud van het document | Nee |
| Kolom van EAN | Mocht er een EAN waarde in het document aanwezig zijn dan kan deze als alternatief voor de artikelcode gebruikt worden (meer info hieronder) | Ja |
| Folder | Mocht het document verborgen zitten in een subfolder op de (S)FTP server dan kun je via deze kolom navigeren | Ja |
Leverancierscode
Crediteur nummer van de leveranciers in uw administratie.
Deze kunt je bijv. terugvinden op het “Debiteur aanpassen” of het “Debiteur info kaart” scherm.
Deze is erg belangrijk omdat dit nummer gebruikt wordt bij het opzoeken van de door de leverancier te leveren artikelen en het eventuele koppelen van nieuwe artikelen.
Bijvoorbeeld: 888889163
Leverancier
De naam van de leverancier. Deze waarde wordt verder niet gebruikt.
Dit is puur voor eigen inzage.
Bijvoorbeeld: Quantore
Bestand
Naam van het bestand op de FTP server.
Gebruik je verkregen FTP gegevens om met een programma zoals FileZilla verbinding te maken met de FTP server en kijk wat er staat.
Bijvoorbeeld: stock.xml
(S)SFTP-locatie
Hostname van de (S)FTP server
Bijvoorbeeld: sftp://voorraad.leverancier.nl
Inlognaam
Verkregen gebruikersnaam van de (S)FTP-locatie.
Bijvoorbeeld: Bobby
Wachtwoord
Verkregen wachtwoord van de (S)FTP-locatie.
Bijvoorbeeld: Test123
Leveranciersbestelnummer kolom
Deze kolom moet gevuld worden met het kolomnummer van de “Leverancier artikel code / bestelnummer”. Het is mogelijk dat het kolomnummer is opgebouwd uit meerdere kolommen, mocht dat het geval zijn dan kun je meerdere kolomnummers ingeven doormiddel van een ‘,’.
Bijvoorbeeld: 3, 6
Voorraad LT kolom
Deze kolom moet gevuld worden met het kolomnummer van de voorraadwaarde.
Bijvoorbeeld: 2
Conversie argumenten/-waarden
De conversie argumenten/-waarden worden enkel benut als de leverancier geen gebruikt maakt van “Nummers” voor de voorraad standen.
Het blijkt dus dat menig leverancier bestanden aanlevert met de kolom “Voorraad” en vervolgens “Ja” of “Veel” als waarde. De conversie waarden en argumenten bieden dan een oplossing.
Voorbeeld:
Conversie argumenten: O;G;R
Conversie waarden: 99;99:0
Voorbeeld 2:
Conversie argumenten: Geen;Weinig;Veel
Conversie waarden: 0;5;25
Het liefst zie je zulke waarden natuurlijk niet terug in een voorraad koppeling, maar mocht dat dus gebeuren dan stem je af met de leverancier wat zo’n vreemde waarde inhoud.
Jij: “Ik zie dat voorraad koppeling het aantal ‘Een beetje‘ aangeeft, wat houd dat in?”
Leverancier: “Dat betekent uiteraard dat we er minstens 10 en maximaal 25 op voorraad hebben.”
Jij: “Ah, natuurlijk. Vanzelfsprekend.”
In dit geval zou je dus iets invullen als:
Conversie argumenten: Een beetje
Conversie waarden: 10
Lang verhaal kort, zo lang de leverancier numerieke waarden aanlevert moeten deze velden leeg zijn.
Scheidingsteken
Dit veld speelt enkel bij CSV en TXT documenten.
Documenten die de data scheiden doormiddel van witregels of een scheidingsteken.
Open het voorraad document en kijk welke waarde er gebruikt wordt.
Speciale opties
\t = tab gescheiden
Bijvoorbeeld: , (komma)
Eerste regel overslaan
Mocht het document voorzien van een kop regel, zoals bijv. bij veel CSV bestanden het geval is, dan kun je deze over laten slaan door hier “JA” in te geven.
Structuur
De structuur van het document.
De volgende opties worden ondersteund:
Opmerking
Optionele opmerking. Zet er wat leuks in.
Bijvoorbeeld: Leverancier bestand wordt maar eens per dag geüpdate.
Kolom van EAN
Deze kolom moet gevuld worden met het kolomnummer van de EAN waarde.
Deze niet altijd aanwezig en is daarom optioneel.
Bijvoorbeeld: 6
Folder
Gebruikt wanneer de leverancier je een FTP account heeft aangeleverd at begint op een hoger niveau dan waar het voorraad bestand staat. De applicatie zal dan proberen te navigeren met behulp van FTP protocol commando’s.
Voorbeeld
In dit geval zou ik dus de waarde “stockdocuments” invullen in de “Folder” kolom
Nu we alle theorie hebben, gaan we het gewoon een keer proberen.
Wat heb je nodig om te kunnen beginnen
In het Excel document kun je nu al vast de volgende velden vullen:
De rest van de waarden zullen we later invullen met behulp van het voorraad document.
Gebruik een FTP programma zoals FileZilla om in te loggen op de FTP server en download het voorraad bestand. Open vervolgens het voorraad bestand in je favoriete tekst editor.
In dit voorbeeld gebruik ik “Visual Studio Code”.
Mocht je bij het ophalen van dit document enkele folders dieper moeten duiken, dan kun je het “Folder” veld in het configuratie document vullen.
Mocht dat niet het geval zijn dan kun je deze leeg laten.
Het voorbeeld document bevat twee artikelen.
We gaan ons configuratie document vullen met behulp van deze artikelen.
De volgende waarden moeten nog gevuld worden
Let hierbij op dat we opzoek zijn naar de kolomnummers en niet naar de XML namen
Tel hierbij van boven naar beneden.
Leveranciersbestelnummer kolom
In dit geval de eerste waarde van het blok.
We vullen hier dus “1” voor in
Voorraad kolom
En na laatste waarde, we vullen hier “13” in.
Scheidingsteken
Het gaat hier om een XML document. Dat maakt geen gebruik van scheidingstekens.
Structuur
Zoals aan de structuur, de bestand extensie, en de inhoud te zien is gaat het hier om een XML document. We vullen hiervoor dus “XML” in.
Kolom van EAN
Er is een veld genaamd “EanCode” op regel “8” van de artikel informatie.
We vullen voor dit veld dus “8” in.
Het document maakt gebruik van numerieke waarden, we hoeven dus geen “Conversie argumenten/-waarden” in te vullen. Het configureren van deze leverancier is hiermee afgerond.
Sla het document op en upload deze met behulp van de “Template importen” knop.
Mijn leverancier biedt alleen een “HTTP” / “Website” link aan, geen FTP server
Edge-case, maar het kan. Is helaas enkel mogelijk als de link naar de “HTTP” / “Website” niet voorzien is van een verplichte authenticatie stap.
Vul het (S)FTP-location veld met de website link en laat het “Inlognaam” en “Wachtwoord” veld leeg. Zorg dat de URL begint met “http://” of “https://”