Als het bankafschrift (MT940) juist is ingelezen kan deze verwerkt in worden in de bank. In het bankafschrift worden standaard een aantal velden getoond:
Datum: Dit is de datum van het ingelezen bankafschrift
Boekstuknummer: dit geeft het nummer van het bankafschrift aan. In het voorbeeld is dit het 2e afschrift wat dit jaar is ingelezen.
Status: deze zijn zelf aan te maken. Een voorbeeld status kan zijn: ‘ingelezen, bezig met verwerking’.
Boek: dit geeft aan in welk bankboek het afschrift is ingelezen. Er kan sprake zijn van meerdere banken.
Referentie: dit veld is naar eigen wens in te vullen maar is niet verplicht.
Gebruiker: dit is de gebruiker die het afschrift heeft ingelezen.
Middels de knoppen ‘Regel toevoegen’ en ‘Regel verwijderen’ kunnen regels in het afschrift worden aangemaakt of juist verwijderd. De knop ‘Regel ontkoppelen’ kan worden gebruikt om reeds gekoppelde regels te ontkoppelen. Bijvoorbeeld om deze regels alsnog aan te passen of te verwijderen.
Klik op de afschriftregel die je wilt gaan koppelen op de knop ‘Zoeken’ Dan opent zich een nieuw venster waarin kan worden gezocht op openstaande orders en facturen. De filters bovenin het venster maken het mogelijk om te filteren op bijvoorbeeld een bedrag range, specifiek order- factuurnummer, debiteur- en crediteurnummer en bankrekening. Standaard filtert Logic4 op bedrag. In de systeeminstellingen op het tabblad ‘Administratie’ kan worden aangegeven wat de range van de bedragen is. Dat gaat op basis van percentages van het toe te wijzen bedrag.
Als de juiste order of factuur is gevonden is deze te selecteren door een vinkje voor de regel te zetten. Dit kunnen ook meerdere facturen zijn. Vervolgens dient er te worden geklikt op ‘Verwerken’ waarna de order of factuur wordt gekoppeld aan het afschriftregel. Deze zal dan licht grijs gemarkeerd worden.
Het is ook mogelijk om een bedrag op het afschriftregel rechtstreeks te boeken op een grootboekrekening. Dan doe je door te klikken op de knop ‘Toewijzen’ in de regel. Dan opent zich een nieuw venster waarin de boeking voltooid kan worden. In dit venster staan een aantal velden:
Uitgave: Als hier een bedrag staat betekent dit dat het een betaling betreft (uitgaand bedrag)
Ontvangst: Als hier een bedrag staat betekent dit dat het een ontvangst betreft (binnenkomend bedrag)
Omschrijving: Hier kan een omschrijving worden gevuld die moeten worden meegegeven bij de boeking. Die tekst zal ook op de grootboekkaart worden getoond.
Grootboek nr: Hier kan het grootboeknummer worden gevuld waarop het bedrag geboekt moet worden. Door dit veld leeg te maken en vervolgens op de ‘Enter’ toets te klikken opent zich een nieuw venster waarin gezocht kan worden in alle grootboekrekening die aanwezig zijn.
Omschrijving: Hier staat de omschrijving van de grootboekrekening.
BTW Code: Deze BTW code haalt Logic4 vanaf de grootboekrekening. Maar deze kan worden gewijzigd.
BTW bedrag: Hier staat het BTW bedrag in euro’s.
Als de juiste grootboekrekening is geselecteerd en het ‘Nog toe te kennen bedrag’ staat op €0,- dan kan linksbovenin het scherm worden gekozen voor ‘Opslaan en Sluiten’. De boeking is verwerkt.
Let op: Als er wel een grootboekrekening is geselecteerd maar geen omschrijving is gevuld dan zal de foutmelding: ‘U bent bij een of meerdere regels vergeten de omschrijving op te geven’ verschijnen. Als hier voor ‘Nee’ wordt gekozen wordt de boeking gewoon verwerkt.