Logic4

Verschil in het saldo van het memoriaal

In het memoriaal worden veelal handmatige boekingen gemaakt. Dat kunnen correcties zijn maar ook afschrijvingen of mutaties voor het jaarwerk. In het memoriaal is veel mogelijk. Zo is het mogelijk om de btw code, grootboekrekeningen, bedrag en omschrijving zelf te bepalen. En dat geldt ook voor de datum.

Doordat het mogelijk is om zelf de datum te bepalen kunnen er onbedoeld verschillen ontstaan in het memoriaal dagboek. Om die te kunnen verklaren is het belangrijk te weten hoe het memoriaal werkt. Als die werking duidelijk is, is het mogelijk om zelf het verschil op te zoeken en te corrigeren.

Het memoriaal is te vinden op het tabblad ‘administratie’ en onder het kopje ‘Dagboeken handmatig’

Constateren van het verschil

Als het betreffende dagboek wordt geopend dan worden alle boekingen zichtbaar die er zijn gemaakt. Een memoriaal die in balans is en dus geen verschillen bevat ziet er als volgt uit:

er zijn geen verschillen want de saldi staan allemaal netjes op nul.

Als er wél een verschil in het dagboek zit dan staan de saldi niet meer netjes op nul maar zie je daar bedragen staan:

In het voorbeeld hierboven ontstaan er ‘ineens’ een saldo in het venster. Een deel van de boekingen staat niet meer netjes op nul. Uiteindelijk wordt het wel weer nul omdat het memoriaal altijd in evenwicht moet zijn, maar als iemand nu een boeking wil maken in de periode van 16-11-2018 t/m 01-08-2021 dan zal deze boeking altijd beginnen met een beginsaldo. En dat is iets wat niet kan in een memoriaal. Zie hieronder hoe dat eruit ziet:

Oplossen van het geconstateerde verschil

Om het verschil op te lossen is het belangrijk om de werking van het memoriaal te snappen. Alle saldi in het memoriaal zijn gebaseerd op een datum. Wat het memoriaal doet is namelijk per datum een opsomming maken van alle mutaties die er zijn gedaan. Om dit wat duidelijker te maken staan hieronder twee voorbeelden.

Voorbeeld 1
In deze boeking zijn vier regels opgenomen op dezelfde datum voor hetzelfde bedrag. De boeking is netjes in evenwicht, debet en credit zijn beide €750,-. De boeking is ook in evenwicht voor de datum, alles is geboekt op 8 augustus 2022. Dat maakt het saldo op 08-08-2022 dan ook nul. Want als je de +750 optelt bij de -750 is dat 0.

Voorbeeld 2
In deze boeking zijn ook vier regels opgenomen alleen is deze boeking niet in evenwicht voor de datum. De bedragen kloppen wel, net als hierboven. Maar de datum gooit roet in het eten. Er zijn namelijk 3 regels geboekt op 8 augustus 2022. Als we die regels bij elkaar optellen: 250-250+500 = 500 debet en geen nul. Dat betekent dat er op 8 augustus een verschil ontstaat van 500 euro. En er ontstaat een verschil op 8 augustus 2021 van -500 want daar is maar 1 regel geboekt.

Doordat er nu twee verschillen zijn ontstaan, namelijk op 8 augustus 2021 en 8 augustus 2022, is het memoriaal niet meer in evenwicht:
Als we dan kijken naar het dagboek overzicht dan zie je ook dat er ineens bedragen staan bij de verschillende saldi:

  1. Dit verschil van €500,- ontstaat omdat er op 8 augustus 2021 een boeking is gedaan van €500,- die niet is tegen geboekt (er is 1 regel aangemaakt op die datum). De datum van 8 augustus 2021 valt in boekingsnummer 9. De boeking is dan wel gemaakt op een recentere datum maar de regel is leidend voor de boekdatum en die is 8 augustus 2021 waardoor je dus een jaar lang een verschilt hebt van €500,-.
  2. Vervolgens is het verschil weg in boekingsnummer 1. Dat komt omdat daar de tegenboeking van €500,- is gedaan op 8 augustus 2022.

Dus alle boekingen in dit memoriaal die worden gedaan tussen 8 augustus 2021 en 7 augustus 2022 zullen beginnen met een beginsaldo als je een boeking wilt maken:

Oplossen verschil in memoriaal

Nu duidelijk is hoe het verschil ontstaat is het een stuk eenvoudiger om dit op te lossen.

Stap 1: bekijk eerst op welke datum het verschil is begonnen.

Stap 2: ga opzoek naar mutaties (regels) in dit memoriaal om te kijken welke niet is tegen geboekt. Zoals in dit voorbeeld hierboven. De regel(s) die het verschil veroorzaken hoeven NIET in de boeking waar het verschil ontstaat.

Stap 3: als de foutieve mutatie(s) is gevonden, corrigeer de datum van de regel of verwijder de regel zodat het memoriaal weer netjes in evenwicht is.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen?

Neem dan contact op met de Servicedesk door een e-mail te sturen naar help@logic4.nl
Geschreven door
Heeft dit artikel geholpen?
0
0

Over Logic4

Logic4 ontwikkelt en implementeert een alles-in-één oplossing voor bedrijfssoftware en e-commerce. Als enige partij in Nederland bieden we een totaalpakket voor webshop, voorraad, artikelbeheer, kassa, inkoop, orderverwerking, CRM, facturatie, boekhouding, B2B/B2C, managementinformatie en meer. Onze klanten zijn (middel)grote groothandels, vakhandels en retailers. Zij profiteren voor een vast maandelijks bedrag van een volledig geïntegreerde frontoffice en backoffice en continue gratis doorontwikkeling.