Logic4

Ik heb een verschil in mijn debiteuren- of crediteurensaldo

Door verschillende oorzaken kan er een verschil ontstaan tussen de openstaande posten debiteuren of crediteuren. Dit kan te maken hebben met instellingen die verkeerd staan, een boekingsgang die niet waterdicht is of verkeerd gebruik van een bepaalde module. Hieronder staan een aantal oorzaken benoemd die verschillende kunnen veroorzaken.

1. Bij de grootboekrekening (balans) van de debiteuren en crediteuren staat een instelling verkeerd.

Bij het aanmaken van een grootboekrekening kan de instelling ‘Geblokkeerd (niet direct op te boeken)’ worden aangevinkt. In het geval een debiteuren of crediteuren grootboekrekening moet dat vinkje aanstaan. Anders is het mogelijk om rechtstreeks op (in het voorbeeld) grootboek 1300 te boeken zonder een debiteurennummer op te geven. Hetzelfde geldt voor de crediteuren.

Als dit vinkje toch enige tijd uit heeft gestaan dan het kan voor zijn gekomen dat er onterecht op geboekt is. Dat is te achterhalen door in het journaal overzicht te filteren op grootboekrekening (in het voorbeeld) 1300 en vervolgens te kijken welke regels geen debiteurennummer hebben. Dat zijn boekingen die rechtstreeks op grootboek 1300 zijn geboekt zonder verdichting van een debiteurennummer.

2. Een betaling wordt op een later moment aan een factuur gekoppeld

Het kan (met name bij crediteuren) voorkomen dat er vooruitbetalingen moeten worden gedaan op facturen. In dat geval worden er bedragen vooruitbetaald zonder dat daarvan een factuur van is ontvangen. Als de betalingen en factuur in hetzelfde jaar worden gedaan en ontvangen zal er geen verschil ontstaan. Maar als de betalingen in een ander jaar worden gedaan dan dat de factuur wordt ontvangen kunnen er verschillen ontstaan als de betalingen op de volgende wijze worden verwerkt:

  1. de betaling(en) wordt in eerste instantie verwerkt via de bank in jaar X en geboekt op een tussenrekening. Bijvoorbeeld ‘nog te ontvangen inkoopfacturen’
  2. de inkoopfactuur wordt in jaar Y ontvangen en ook geboekt in dat jaar.
  3. vervolgens worden de betalingen opgezocht uit jaar X en die worden gekoppeld aan de inkoopfactuur. Die koppeling gebeurd door het bankafschrift uit jaar X op te zoeken en daar de correctie in te maken.

Dit zal leiden tot een verschil. De betaling die bij stap 3 alsnog wordt gekoppeld aan de factuur mag nooit worden gedaan vanuit het bankafschrift. Hiervoor dient altijd een nieuwe memoriaal boeking te worden gemaakt met de datum van de boeking. In dat geval zal er geen verschil optreden.

3. Een verwerkte factuur wordt nadat deze gesloten is geweest aangepast

Op het moment dat een verkoopfactuur is verwerkt in Logic4 komt krijgt deze de status ‘gesloten’. Een factuur is pas écht verwerkt als er op de knop ‘Verwerken’ is geklikt in het factuurscherm. Als er de factuur tevens een betaling aan de factuur is gekoppeld is hij helemaal afgehandeld. In dat geval is de voorraad geboekt en is de journaalpost volledig afgerond.

In Logic4 is het mogelijk om de status ‘gesloten’ aan te passen zodat deze opgeheven kan worden en aangepast kan worden naar bijvoorbeeld ‘open’. Op dat moment is de factuur weer te bewerken en kan dus ook de debiteur worden aangepast. Dat mag nooit gebeuren. De journaalpost is namelijk al gemaakt toen er op knop ‘verwerken’ was geklikt. Toen is de factuur ook toegewezen aan de debiteur inclusief de betaling. Als deze later wordt aangepast gaat dit leiden tot verschillen.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen?

Neem dan contact op met de Servicedesk door een e-mail te sturen naar help@logic4.nl
Geschreven door
Heeft dit artikel geholpen?
0
0

Over Logic4

Logic4 ontwikkelt en implementeert een alles-in-één oplossing voor bedrijfssoftware en e-commerce. Als enige partij in Nederland bieden we een totaalpakket voor webshop, voorraad, artikelbeheer, kassa, inkoop, orderverwerking, CRM, facturatie, boekhouding, B2B/B2C, managementinformatie en meer. Onze klanten zijn (middel)grote groothandels, vakhandels en retailers. Zij profiteren voor een vast maandelijks bedrag van een volledig geïntegreerde frontoffice en backoffice en continue gratis doorontwikkeling.