Logic4

Ik heb een verschil in mijn debiteuren- of crediteurensaldo

Door verschillende oorzaken kan er een verschil ontstaan tussen de openstaande posten debiteuren of crediteuren. Dit kan te maken hebben met instellingen die verkeerd staan, een boekingsgang die niet waterdicht is of verkeerd gebruik van een bepaalde module. Hieronder wordt eerst beschreven hoe je het verschil kunt zoeken en kan filteren tot de debiteur(en) en/of crediteur(en) zelf. Daarnaast staan er een aantal oorzaken benoemd die de verschillen kunnen veroorzaken.

1. Het verschil tussen de openstaande posten en balans detecteren

Een verschil tussen de openstaande posten debiteuren / crediteuren en de balans kan allerlei oorzaken hebben. De eerste belangrijke stap is nagaan wij welke debiteur of crediteur zich het verschil voor doet. Hierdoor kun je veel gerichter inzoomen op bijvoorbeeld foutief geboekte facturen. In het voorbeeld hieronder gaan we uit van een verschil in de openstaande posten debiteuren.

  1. Ga via het tabblad ‘Relaties’ naar de ‘openstaande posten debiteuren’.
  2. Zet een vinkje bij gegroepeerd weergeven. Hierdoor worden de totalen per debiteur weergegeven en niet meer de losse facturen.
  3. Zorg dat je de kolom met het debiteurennummer vooraan zet.
  4. Zorg dat je de kolom met de debiteur naam vooraan zet.
  5. Zorg dat je de kolom met het openstaande bedrag vooraan zet.
  6. Selecteer vervolgens de juiste datum waarop je de vergelijking wilt maken. Bijvoorbeeld: 01-01-2018 t/m 31-12-2018.

Klik vervolgens op zoeken en je krijgt het overzicht zoals hierboven is weergegeven. Het totaal openstaande bedrag per debiteur.

Open vervolgens het journaaloverzicht door naar het tabblad ‘Administratie’ te gaan en doe de volgens handelingen:

  1. Selecteer dezelfde datum als gedaan is bij de openstaande posten debiteuren. Bijvoorbeeld: 01-01-2018 t/m 31-12-2018
  2. Selecteer hier de grootboekrekening die wordt gebruikt voor de debiteuren. In veel gevallen is dat 1300 maar dit kan bijvoorbeeld ook 1200 of 1100 zijn. Bij crediteuren is dit vaak 1600.
  3. Dit filter is in dit voorbeeld ingeklapt maar mocht je een aansluiting willen maken tussen een specifieke debiteur of crediteur dan kan die hier worden ingegeven.
  4. Nadat op zoeken is gedrukt verschijnen de kolomhoofden in dit venster. Als die zichtbaar zijn sleep dan de kolomhoofd ‘debiteur nr.’ naar boven toe. In de witte balk.
  5. Nu alles is gesorteerd op debiteurennummer kun je bij de kolomnaam ‘Bedrag’ klikken op het teken achter die naam. Er opent dan een venster.
  6. Kies in dat venster voor de optie ‘Sum’. Hierdoor verschijnen er achter de regels met debiteurennummers bedragen. Dat zijn volgens het grootboek de openstaande bedragen van de betreffende debiteuren. Dit moet overeenkomen met bedragen zoals die worden weergegeven bij de openstaande posten debiteuren.
  7. Door op het plusje te klikken worden de onderliggende mutaties getoond van die debiteur.

Nu beide overzichten zijn gemaakt, dus de openstaande posten debiteuren en het journaaloverzicht, kan het vergelijken beginnen. Als de saldi aansluiten zal je zien dat ook beide overzichten aansluiten. Dat kun je zien doordat beide overzichten dezelfde debiteurennummers laten zien plus dezelfde bedragen.
Als er verschillen zijn dan kun je die nu ook achterhalen. In beide overzichten zijn cijfers opgenomen, die worden hieronder gebruikt als voorbeeld. De groene cijfers sluiten aan, de rode cijfers laten een verschil zijn.

A: Het saldo van debiteur 10010 laat zowel in het openstaande posten overzicht als in het journaaloverzicht een saldo zien van €5.898,75. Die sluit aan.
B: Het saldo van debiteur 10019 laat zowel in het openstaande posten overzicht als in het journaaloverzicht een saldo zien van €945,00. Die sluit aan.
C: Het saldo van debiteur 10021 laat zowel in het openstaande posten overzicht als in het journaaloverzicht een saldo zien van €2.514,73. Die sluit aan.

D: Het saldo van debiteur 10000 sluit niet aan. In het openstaande postenoverzicht staat een bedrag van €79.945,- en in het journaaloverzicht staat een bedrag van €7657,50. Bij deze debiteur is er dus een verschil die verder uitgezocht moet worden. In de stappen 2 t/m 4 van dit helpartikel zijn mogelijke oorzaken geschetst.
E: Het saldo van debiteur 10003 sluit ook niet aan. In het openstaande postenoverzicht staat een bedrag van €33.553,65,- en in het journaaloverzicht staat een bedrag van €33.622,88. Bij deze debiteur is er dus een verschil die verder uitgezocht moet worden. Dit verschil is een stuk kleiner dan bij D. Een mogelijke oorzaak hiervan kan bijvoorbeeld een zwevende betaling zijn, dus een betaling die rechtstreeks op het grootboek is geboekt en niet op de factuur.
F: Wat ook voor kan komen is dat een debiteurennummer maar op één overzicht voorkomt. Dat is het geval bij debiteurennummer 10023. Deze komt wel voor in de openstaande posten debiteuren maar niet in het journaaloverzicht. Een mogelijke oorzaak hiervan kan bijvoorbeeld een niet juist verwerkte verkoopfactuur zijn. De verkoopfactuur is niet verwerkt, dus niet geboekt in het grootboek (1300) maar is wel aangemaakt en staat dus op de debiteur (en dus zichtbaar in het openstaande posten debiteuren).

Als je een beetje handig bent met Excel is het ook mogelijk om beide overzichten naar Excel te exporteren. In Excel kan dan bijvoorbeeld middels verticaal zoeken de beide overzichten naast elkaar worden geplaatst zodat de verschillen in één oogopslag duidelijk worden.

2. Bij de grootboekrekening (balans) van de debiteuren en crediteuren staat een instelling verkeerd.

Bij het aanmaken van een grootboekrekening kan de instelling ‘Geblokkeerd (niet direct op te boeken)’ worden aangevinkt. In het geval een debiteuren of crediteuren grootboekrekening moet dat vinkje aanstaan. Anders is het mogelijk om rechtstreeks op (in het voorbeeld) grootboek 1300 te boeken zonder een debiteurennummer op te geven. Hetzelfde geldt voor de crediteuren.

Als dit vinkje toch enige tijd uit heeft gestaan dan het kan voor zijn gekomen dat er onterecht op geboekt is. Dat is te achterhalen door in het journaal overzicht te filteren op grootboekrekening (in het voorbeeld) 1300 en vervolgens te kijken welke regels geen debiteurennummer hebben. Dat zijn boekingen die rechtstreeks op grootboek 1300 zijn geboekt zonder verdichting van een debiteurennummer.

3. Een betaling wordt op een later moment aan een factuur gekoppeld

Het kan (met name bij crediteuren) voorkomen dat er vooruitbetalingen moeten worden gedaan op facturen. In dat geval worden er bedragen vooruitbetaald zonder dat daarvan een factuur van is ontvangen. Als de betalingen en factuur in hetzelfde jaar worden gedaan en ontvangen zal er geen verschil ontstaan. Maar als de betalingen in een ander jaar worden gedaan dan dat de factuur wordt ontvangen kunnen er verschillen ontstaan als de betalingen op de volgende wijze worden verwerkt:

  1. de betaling(en) wordt in eerste instantie verwerkt via de bank in jaar X en geboekt op een tussenrekening. Bijvoorbeeld ‘nog te ontvangen inkoopfacturen’
  2. de inkoopfactuur wordt in jaar Y ontvangen en ook geboekt in dat jaar.
  3. vervolgens worden de betalingen opgezocht uit jaar X en die worden gekoppeld aan de inkoopfactuur. Die koppeling gebeurd door het bankafschrift uit jaar X op te zoeken en daar de correctie in te maken.

Dit zal leiden tot een verschil. De betaling die bij stap 3 alsnog wordt gekoppeld aan de factuur mag nooit worden gedaan vanuit het bankafschrift. Hiervoor dient altijd een nieuwe memoriaal boeking te worden gemaakt met de datum van de boeking. In dat geval zal er geen verschil optreden.

4. Een verwerkte factuur wordt nadat deze gesloten is geweest aangepast

Op het moment dat een verkoopfactuur is verwerkt in Logic4 komt krijgt deze de status ‘gesloten’. Een factuur is pas écht verwerkt als er op de knop ‘Verwerken’ is geklikt in het factuurscherm. Als er de factuur tevens een betaling aan de factuur is gekoppeld is hij helemaal afgehandeld. In dat geval is de voorraad geboekt en is de journaalpost volledig afgerond.

In Logic4 is het mogelijk om de status ‘gesloten’ aan te passen zodat deze opgeheven kan worden en aangepast kan worden naar bijvoorbeeld ‘open’. Op dat moment is de factuur weer te bewerken en kan dus ook de debiteur worden aangepast. Dat mag nooit gebeuren. De journaalpost is namelijk al gemaakt toen er op knop ‘verwerken’ was geklikt. Toen is de factuur ook toegewezen aan de debiteur inclusief de betaling. Als deze later wordt aangepast gaat dit leiden tot verschillen.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen?

Neem dan contact op met de Servicedesk door een e-mail te sturen naar help@logic4.nl
Geschreven door
Heeft dit artikel geholpen?
0
0

Over Logic4

Logic4 ontwikkelt en implementeert een alles-in-één oplossing voor bedrijfssoftware en e-commerce. Als enige partij in Nederland bieden we een totaalpakket voor webshop, voorraad, artikelbeheer, kassa, inkoop, orderverwerking, CRM, facturatie, boekhouding, B2B/B2C, managementinformatie en meer. Onze klanten zijn (middel)grote groothandels, vakhandels en retailers. Zij profiteren voor een vast maandelijks bedrag van een volledig geïntegreerde frontoffice en backoffice en continue gratis doorontwikkeling.