Door verschillende oorzaken kan er een verschil ontstaan tussen de openstaande posten debiteuren of crediteuren. Dit kan te maken hebben met instellingen die verkeerd staan, een boekingsgang die niet waterdicht is of verkeerd gebruik van een bepaalde module. Hieronder wordt eerst beschreven hoe je het verschil kunt zoeken en kan filteren tot de debiteur(en) en/of crediteur(en) zelf. Daarnaast staan er een aantal oorzaken benoemd die de verschillen kunnen veroorzaken.
Een verschil tussen de openstaande posten debiteuren / crediteuren en de balans kan allerlei oorzaken hebben. De eerste belangrijke stap is nagaan wij welke debiteur of crediteur zich het verschil voor doet. Hierdoor kun je veel gerichter inzoomen op bijvoorbeeld foutief geboekte facturen. In het voorbeeld hieronder gaan we uit van een verschil in de openstaande posten debiteuren.
Klik vervolgens op zoeken en je krijgt het overzicht zoals hierboven is weergegeven. Het totaal openstaande bedrag per debiteur.
Open vervolgens het journaaloverzicht door naar het tabblad ‘Administratie’ te gaan en doe de volgens handelingen:
Nu beide overzichten zijn gemaakt, dus de openstaande posten debiteuren en het journaaloverzicht, kan het vergelijken beginnen. Als de saldi aansluiten zal je zien dat ook beide overzichten aansluiten. Dat kun je zien doordat beide overzichten dezelfde debiteurennummers laten zien plus dezelfde bedragen.
Als er verschillen zijn dan kun je die nu ook achterhalen. In beide overzichten zijn cijfers opgenomen, die worden hieronder gebruikt als voorbeeld. De groene cijfers sluiten aan, de rode cijfers laten een verschil zijn.
A: Het saldo van debiteur 10010 laat zowel in het openstaande posten overzicht als in het journaaloverzicht een saldo zien van €5.898,75. Die sluit aan.
B: Het saldo van debiteur 10019 laat zowel in het openstaande posten overzicht als in het journaaloverzicht een saldo zien van €945,00. Die sluit aan.
C: Het saldo van debiteur 10021 laat zowel in het openstaande posten overzicht als in het journaaloverzicht een saldo zien van €2.514,73. Die sluit aan.
D: Het saldo van debiteur 10000 sluit niet aan. In het openstaande postenoverzicht staat een bedrag van €79.945,- en in het journaaloverzicht staat een bedrag van €7657,50. Bij deze debiteur is er dus een verschil die verder uitgezocht moet worden. In de stappen 2 t/m 4 van dit helpartikel zijn mogelijke oorzaken geschetst.
E: Het saldo van debiteur 10003 sluit ook niet aan. In het openstaande postenoverzicht staat een bedrag van €33.553,65,- en in het journaaloverzicht staat een bedrag van €33.622,88. Bij deze debiteur is er dus een verschil die verder uitgezocht moet worden. Dit verschil is een stuk kleiner dan bij D. Een mogelijke oorzaak hiervan kan bijvoorbeeld een zwevende betaling zijn, dus een betaling die rechtstreeks op het grootboek is geboekt en niet op de factuur.
F: Wat ook voor kan komen is dat een debiteurennummer maar op één overzicht voorkomt. Dat is het geval bij debiteurennummer 10023. Deze komt wel voor in de openstaande posten debiteuren maar niet in het journaaloverzicht. Een mogelijke oorzaak hiervan kan bijvoorbeeld een niet juist verwerkte verkoopfactuur zijn. De verkoopfactuur is niet verwerkt, dus niet geboekt in het grootboek (1300) maar is wel aangemaakt en staat dus op de debiteur (en dus zichtbaar in het openstaande posten debiteuren).
Als je een beetje handig bent met Excel is het ook mogelijk om beide overzichten naar Excel te exporteren. In Excel kan dan bijvoorbeeld middels verticaal zoeken de beide overzichten naast elkaar worden geplaatst zodat de verschillen in één oogopslag duidelijk worden.
Bij het aanmaken van een grootboekrekening kan de instelling ‘Geblokkeerd (niet direct op te boeken)’ worden aangevinkt. In het geval een debiteuren of crediteuren grootboekrekening moet dat vinkje aanstaan. Anders is het mogelijk om rechtstreeks op (in het voorbeeld) grootboek 1300 te boeken zonder een debiteurennummer op te geven. Hetzelfde geldt voor de crediteuren.
Als dit vinkje toch enige tijd uit heeft gestaan dan het kan voor zijn gekomen dat er onterecht op geboekt is. Dat is te achterhalen door in het journaal overzicht te filteren op grootboekrekening (in het voorbeeld) 1300 en vervolgens te kijken welke regels geen debiteurennummer hebben. Dat zijn boekingen die rechtstreeks op grootboek 1300 zijn geboekt zonder verdichting van een debiteurennummer.
Het kan (met name bij crediteuren) voorkomen dat er vooruitbetalingen moeten worden gedaan op facturen. In dat geval worden er bedragen vooruitbetaald zonder dat daarvan een factuur van is ontvangen. Als de betalingen en factuur in hetzelfde jaar worden gedaan en ontvangen zal er geen verschil ontstaan. Maar als de betalingen in een ander jaar worden gedaan dan dat de factuur wordt ontvangen kunnen er verschillen ontstaan als de betalingen op de volgende wijze worden verwerkt:
Dit zal leiden tot een verschil. De betaling die bij stap 3 alsnog wordt gekoppeld aan de factuur mag nooit worden gedaan vanuit het bankafschrift. Hiervoor dient altijd een nieuwe memoriaal boeking te worden gemaakt met de datum van de boeking. In dat geval zal er geen verschil optreden.
Op het moment dat een verkoopfactuur is verwerkt in Logic4 komt krijgt deze de status ‘gesloten’. Een factuur is pas écht verwerkt als er op de knop ‘Verwerken’ is geklikt in het factuurscherm. Als er de factuur tevens een betaling aan de factuur is gekoppeld is hij helemaal afgehandeld. In dat geval is de voorraad geboekt en is de journaalpost volledig afgerond.
In Logic4 is het mogelijk om de status ‘gesloten’ aan te passen zodat deze opgeheven kan worden en aangepast kan worden naar bijvoorbeeld ‘open’. Op dat moment is de factuur weer te bewerken en kan dus ook de debiteur worden aangepast. Dat mag nooit gebeuren. De journaalpost is namelijk al gemaakt toen er op knop ‘verwerken’ was geklikt. Toen is de factuur ook toegewezen aan de debiteur inclusief de betaling. Als deze later wordt aangepast gaat dit leiden tot verschillen.
