Verklaren saldo tussenrekening ‘Te ontvangen bedragen (1630)’

Aansluiten van de balansrekening 'Te ontvangen facturen'

De balansrekening die gekoppeld zit aan de “Te ontvangen facturen” optie in de systeem instellingen is is aan te sluiten via het journaaloverzicht. Voor de werking van het journaaloverzicht klik HIER.

Via het tabblad ‘Administratie’ ga je naar het ‘journaal overzicht’. Deze open je en daarin selecteer je de volgende filters:

1. selecteer de van datum (deze kan ook leeggelaten worden)
2. selecteer de t/m datum (deze kan ook leeggelaten worden)
3. selecteer de balansrekening die hoort bij ‘Te ontvangen facturen’
4. klik vervolgens op zoeken en het scherm wordt gevuld met mutaties die voldoen aan de criteria. Onderneem vervolgende stappen:

1. Sleep de kolomnaam ‘Inkooplevering nr.’ in de witte balk waar de tekst staat ‘sleep hier een kolom in, om  hierop te groeperen. Zie je de kolom niet? Activeer deze dan via het grid
2. Ga vervolgens naar de kolom ‘Bedrag’ en klik op het tekentje rechts van de naam.
3. Kies voor de optie ‘Sum’
4. Klik op Ok en je ziet dat er totalen komen aan de linkerkant bij iedere inkooplevering waarop je bij stap 1 hebt gegroepeerd.

De journaalregels aansluiten met het inkoopleveringen overzicht

Nu we het journaaloverzicht in gereedheid hebben gebracht kunnen we de resultaten bekijken. In het voorbeeld hieronder pakken we twee voorbeelden. Namelijk van een levering die volledig gekoppeld is aan een inkoopfactuur en een levering welke (nog) niet is gekoppeld aan een inkoopfactuur.

1. klik op het plusje aan het begin van de regel (Levering nr. 52). De regels die het bedrag bij 2 bepalen worden zichtbaar
2. het bedrag van deze inkooplevering is €0,- wat betekent dat de balansrekening voor deze inkooplevering netjes afloopt.
3. Je ziet dat deze levering is gekoppeld aan een inkoopfactuur. In dit geval voor het totale leveringsbedrag van €37,37. Je ziet dat de inkooplevering per artikel een boekingsregels heeft gegenereerd
4. Voor deze inkooplevering is een factuur ontvangen. Je ziet dat ook voor alle factuurregels een losse boekingsregels is gemaakt welke overeenkomt met de bedragen van de losse leveringsregels.
5. Deze inkooplevering van € 37,37 is gekoppeld aan een factuur van € 37,37 Het totaalbedrag is €0,- wat betekent dat de balansrekening voor deze inkooplevering netjes afloopt.
6. klik op het plusje aan het begin van de regel (Levering nr. 54). De regels die het bedrag bij 7 bepalen worden zichtbaar
7. hier staat een bedrag van €355,51. Dat betekent dat de inkooplevering niet of maar gedeeltelijk is gekoppeld aan een inkoopfactuur.
8. We zien bij deze levering 2 regels staat welke worden bepaald door de 2 artikelen in deze inkooplevering, en zien GEEN factuurregels staan. Dit betekend dan ook dat er geen facturen zijn gekoppeld.
9. het bedrag is hierdoor ook te verklaren.

Wanneer we deze bedragen controleren met het inkoopleveringen overzicht, dan zien we hier dezelfde leveringen, met de verwachte statussen staan:

De inkooplevering welke volledig is gekoppeld aan een factuur heeft de status ‘Volledig verwerkt’. De inkooplevering welke nog niet is gekoppeld aan een factuur, heeft de status ‘Levering verwerkt, wacht op factuur’

Verklaren saldo op de balansrekening 'Te ontvangen facturen'

Nu we de balansrekening kunnen verklaren en ook kunnen aansluiten met het inkoopleveringen overzicht kun je het saldo op (in ons voorbeeld) balansrekening 1630 dus ook verklaren. Het saldo op de balansrekening te ontvangen factueren is juist wanneer

• De verwerkte inkoopleveringen (met status ‘Levering verwerkt, wacht op factuur’) terecht een saldo op deze balansrekening hebben. Deze balansrekening zal ook zelden op €0,- staan. Is dat wel het geval dan zijn alle inkoopleveringen die zijn binnen gemeld / verwerkt ook volledig gefactureerd
• Het is logisch dat de meest recente inkoopleveringen het saldo van deze balansrekening bepalen. Deze inkoopleveringen zijn immers nog niet gefactureerd door de leverancier. Staan er nog oude leveringen open, dan zullen deze gecorrigeerd moeten worden.
• De saldi in het journaaloverzicht verklaard kunnen worden door verwerkte leveringen die nog niet gefactureerd zijn en/of tussentijdse prijswijzigingen welke via het saldo op de grootboekrekening voor prijswijzigingen te verklaren zou moeten zijn

Een veelvoorkomende reden dat het saldo op te ontvangen facturen niet klopt met de status van de inkoopleveringen is omdat de inkoopfacturen rechtstreeks op de kostenrekeningen worden geboekt i.p.v. dat deze worden gematcht aan de inkoopleveringen en niet op de bijbehorende balansrekening worden geboekt. Ook komt het vaak voor dat de inkoopleveringen handmatig worden gesloten.

Wanneer een inkoopprijs van een artikel wijzigt, dan worden er voor alle openstaande inkoopleveringen correcties doorgevoerd op 1630. Deze prijswijzigingen zijn niet gekoppeld aan een inkooplevering. Deze worden dus niet meegenomen in het journaaloverzicht wanneer je deze gegroepeerd op het inkooplevering nr.