Uitleg systeeminstellingen

Tabblad Bedrijfsinformatie

1. Dit betreft de NAW en overige (financiële) gegevens.
2. SEPA Identifier en GLN nummer zijn verplicht als je wilt werken met SEPA betalingen en incasso’s.
3. Hier kun je je bedrijfsnaam invoeren die wordt meegestuurd binnen bijvoorbeeld de e-mail templates.

Tabblad Algemeen

1. Dit is het standaard land bij het aanmaken van een debiteur binnen de applicatie.
2. De standaard relatiestatus.
3. Standaard relatietype.
4. Standaardtype ‘Leverancier’ wordt geselecteerd bij het aanmaken van een nieuwe crediteur.
5. Dit is de standaard marge die gekoppeld staat bij een prijslijst.
6. Dit betreft de standaard bedrijfsmarge.
7. Het type korting dat standaard wordt neergezet bij het aanmaken van een nieuwe prijslijst.
8. De standaard status bij het aanmaken van een nieuwe memo.
9. De standaard status die wordt gebruikt bij het handmatig aanmaken van een nieuwe verkooporder.
10.  De standaard status die wordt gebruikt bij het handmatig aanmaken van een nieuwe offerte.
11.  De standaard btw code die wordt gebruikt bij het aanmaken van een verkooporder.
12.  De standaard taal die wordt gebruikt bij het handmatig aanmaken van een nieuwe debiteur.
13.  Bij het uitrekenen van het aantal colli wordt dit gewicht standaard erbij opgeteld. Dit kan worden gedaan om geen zendingen te doen van 0 gram.
14.  Bij het aanmaken van een nieuw artikel wordt dit standaard gewicht gevuld.
15.  De standaard btw code die wordt gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe debiteur.
16.  De standaard btw code die wordt gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe crediteur.
17.  De standaard betalingsconditie die wordt gebruikt bij het aanmaken van een crediteur.
18.  De standaard betalingsconditie die wordt gebruikt bij het aanmaken van een debiteur.
19.  Hiermee is het mogelijk om in bijvoorbeeld een verkoop- of inkooporder artikelaantallen achter de komma in te vullen. Bijvoorbeeld 1,5.
20.  Hiermee kan de voorraad van een artikel in de min komen. Het artikel heeft een voorraad van nul, het artikel wordt teruggevonden en je wilt hem alsnog uitleveren. Dan gaat de voorraad van dat artikel technisch gezien in de min. Door dit vinkje aan te zetten is dat mogelijk.
    LET OP: Dit heeft gevolgen voor de boekhouding!
21.  Als er een nieuwe debiteur wordt aangemaakt, dan wordt standaard elektronische facturatie aangezet als dit vinkje aanstaat.
    LET OP: Zorg dat er een e-mailadres van de klant bekend is.
22.  Als er een nieuwe debiteur wordt aangemaakt, dan wordt standaard het printen van een factuur uitgeschakeld als dit vinkje aanstaat. Bij het factureren zal er dan niets worden geprint.
23.  Hier kan worden ingegeven in hoeveel decimalen achter de komma het systeem valuta moet tonen.
24.  Het gewicht van producten staat standaard in grammen. Middels dit vinkje rekent het systeem dat overal in het pakket om naar kilo’s. Je moet dan ook bij het artikel het gewicht in kilo’s invoeren.

Tabblad Layout

1. Met deze tool kun je alle grids van alle schermen centraal aanpassen. Dit geldt alleen voor de grids van je eigen account! Je kunt hiermee dus niet de grids van andere gebruikers aanpassen.
2. Bij het laden van een scherm kan er worden getoond dat het systeem bezig is met het openen van het scherm. Het kan anders lijken alsof er niets gebeurt. Door dit vinkje aan te zetten toont het systeem aan de gebruiker een venster dat de gevraagde gegevens geladen worden.

Tabblad Magazijn

1. Bij het aanmaken van een nieuw artikel wordt de maximale hoeveelheid op het tabblad ‘Voorraad’ standaard gevuld met het hier ingevulde aantal.
2. Bij het aanmaken van een nieuw artikel wordt de minimale hoeveelheid op het tabblad ‘Voorraad’ standaard gevuld met het hier ingevulde aantal.
3. Bij het aanmaken van een nieuw artikel wordt de maximale voorraad van de picklocatie op het tabblad ‘Voorraad per magazijn’ standaard gevuld met het aantal dat hier staat. Dit werkt alleen als er gewerkt wordt met meerdere magazijnen.
4. Bij het aanmaken van een nieuw artikel wordt de minimale voorraad van de picklocatie op het tabblad ‘Voorraad per magazijn’ standaard gevuld met het aantal dat hier staat. Dit werkt alleen als er gewerkt wordt met meerdere magazijnen.
5. De standaard bulk magazijnlocatie voor het magazijn dat gekoppeld is aan de administratie.
6. De standaard pick magazijnlocatie voor het magazijn dat gekoppeld is aan de administratie.
7. Het normale proces is dat er vanuit een verkooporder wordt uitgeleverd van de pick locatie naar de onderweg locatie. Op moment van factureren wordt het artikel afgeboekt van de onderweg locatie. Als er rechtstreeks een factuur wordt aangemaakt vervalt de stap dat het artikel van de pick locatie naar de onderweg locatie wordt geboekt. Middels deze functie wordt het artikel rechtstreeks van de pick locatie geboekt.
8. Als dit vinkje aanstaat wordt een artikel waarbij de voorraad onder de minimum voorraadgrens zit automatisch meebesteld bij inkopen, zodat de voorraad weer hoger of gelijk is aan het minimum.
9. Raadpleeg altijd je consultant of de Servicedesk voordat dit vinkje wordt aangezet. Dit heeft namelijk consequenties voor je inkoopbeheer.
10.  Als er artikelen op de onderweg locatie staan en dit vinkje wordt aangezet, dan worden die artikelen niet tot de voorraad gerekend. Daardoor zal er dus meer van het artikel besteld moeten worden bij bijvoorbeeld het inkooporderadvies.
11.  Binnen Logic4 wordt er gewerkt met de VVP (Vaste Verreken Prijs). De inkoopprijs kan echter afwijken en die afwijkende inkoopprijs kan al in de verkooporder worden aangepast. Bijvoorbeeld om direct de goede marge te kunnen berekenen. Als dit vinkje aanstaat wordt die afwijkende inkoopprijs meegenomen naar de inkooporder. Uiteindelijk zal die afwijkende inkoopprijs leiden tot een prijsverschil t.o.v. de VVP.

Tabblad Administratie

1. Deze grootboekrekening wordt gebruikt voor de balansrekening van de debiteuren. Middels deze grootboekrekening kan er dus ook aansluiting worden gemaakt met de sub-administratie debiteuren.
2. Deze grootboekrekening wordt gebruikt voor de balansrekening van de crediteuren. Middels deze grootboekrekening kan er dus ook aansluiting worden gemaakt met de sub-administratie crediteuren.
3. Als er een nieuwe journaalregel wordt aangemaakt wordt standaard deze rekening geselecteerd.
4. Deze grootboekrekening wordt gebruikt om vooruit ontvangen bedragen van debiteuren op te boeken.
5. Deze grootboekrekening wordt gebruikt om vooruit betaalde bedragen van crediteuren op te boeken.
6. Dit is een standaard grootboekrekening die door de consultant wordt ingericht en die nadien nooit meer aangepast mag worden. Het saldo van deze grootboekrekening dient altijd €0,- te zijn.
7. Deze grootboekrekening wordt gebruikt op het moment dat er prijsverschillen worden geconstateerd in bijvoorbeeld de inkopen. Het is echter ook mogelijk om de prijsverschillen apart per artikelgroep te laten boeken. Als op artikelgroepniveau de prijsverschillenrekening wordt gekoppeld, dan wordt deze grootboekrekening overruled.
8. De voorraadwaardering wordt berekend op basis van de VVP. Dus aantal op voorraad x VVP. Als de VVP (inkoopprijs) van een artikel wordt aangepast heeft dit direct gevolgen voor de voorraadwaarde. De verandering van waarde wordt dan tegengeboekt op deze grootboekrekening.
9. Als er handmatig voorraadaantallen worden aangepast en het gaat om een verlaging van de aantallen, dan wordt deze grootboekrekening als tegenrekening gebruikt.
10.  Bij het handmatig afboeken van de voorraad kan er gekozen worden voor ‘Afboeken voor eigen gebruik’, mits hier een grootboekrekening gevuld is.
11.  Voor ITS projecten kan de voorraad apart worden bijgehouden en afgeboekt door hier een grootboekrekening te koppelen.
12.  Voor ITS projecten kan de voorraad apart worden bijgehouden en bijgeboekt door hier een grootboekrekening te koppelen.
13.  Als er handmatig voorraadaantallen worden aangepast en het gaat om een verhoging van de aantallen, dan wordt deze grootboekrekening als tegenrekening gebruikt.
14.  Bij het verwerken van de inkooplevering worden de goederen daadwerkelijk bijgeboekt in de voorraad. Die mutatie gebeurt op de voorraadrekening. Als tegenrekening wordt de hier ingevulde grootboekrekening gebruikt.
    LET OP: Als er gebruik wordt gemaakt van de inkoopfactuur wizard, dan dient hier dezelfde grootboekrekening te staan als bij nummer 22.
15.  In een order- of factuurregel kan een korting worden ingegeven. Die korting wordt apart op deze grootboekrekening geboekt.
16.  Als in een order of factuur een lege regel wordt toegevoegd waar wél bedragen op staan, dan worden die geboekt op deze grootboekrekening. Omdat een artikel aan een artikelgroep hangt en daaraan de grootboekrekening weet het systeem niet waar hij op mag boeken als er geen artikel op de regel staat gekoppeld.
17.  Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het verwerken van een bankafschrift. Als de betaling niet geheel overeenkomt met het factuurbedrag kan er worden gekozen voor betalingsverschillen. Als hier géén grootboekrekening gevuld staat dan zal deze optie ook niet worden getoond bij de verwerking van het bankafschrift.
18.  Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het verwerken van een bankafschrift. Als de betaling niet geheel overeenkomt met het factuurbedrag kan er worden gekozen voor betalingskorting. Als hier géén grootboekrekening gevuld staat dan zal deze optie ook niet worden getoond bij de verwerking van het bankafschrift.
19.  Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het verwerken van een bankafschrift. Als de betaling niet geheel overeenkomt met het factuurbedrag kan er worden gekozen voor kredietbeperking. Als hier géén grootboekrekening gevuld staat dan zal deze optie ook niet worden getoond bij de verwerking van het bankafschrift.
20.  Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het verwerken van een bankafschrift. Als de betaling niet geheel overeenkomt met het factuurbedrag kan er worden gekozen voor koersverschillen. Als hier géén grootboekrekening gevuld staat dan zal deze optie ook niet worden getoond bij de verwerking van het bankafschrift.
21.  Hier dient het dagboek gevuld te worden van waaruit de software de te matchen inkoopfacturen mag ophalen als er wordt gewerkt met de inkoopfactuurwizard. Dit is dus altijd een inkoopdagboek.
22.  Deze grootboekrekening bepaalt dat na het matchen van de inkooplevering met de inkoopfactuur de regels worden geboekt op deze grootboekrekening. LET OP: Als er gebruik wordt gemaakt van de inkoopfactuur wizard dan dient hier dezelfde grootboekrekening te staan als bij nummer 14.
23.  Deze instelling staat standaard goed en mag alleen door de consultant of servicedesk worden aangepast.
24.  Deze instelling staat standaard goed en mag alleen door de consultant of servicedesk worden aangepast.
25.  Deze instelling staat standaard goed en mag alleen door de consultant of servicedesk worden aangepast.
26.  Deze instelling staat standaard goed en mag alleen door de consultant of servicedesk worden aangepast.
27.  Deze instelling staat standaard goed en mag alleen door de consultant of servicedesk worden aangepast.
28.  Als er gebruik wordt gemaakt van SEPA betalingen dan dient het dagboek (gekoppeld aan dagboek tussenrekeningen) hier gekoppeld te worden. Door hier het juiste dagboek te koppelen kan de SEPA batch voortijds op de tussenrekening worden verwerkt (knop in de SEPA batch zelf), waarmee de facturen in één keer worden voorzien van een betaling. Bij de verwerking van de bank hoeft het bedrag dan alleen maar naar de betreffende tussenrekening te worden geboekt en hoeven de facturen dus niet meer individueel afgeletterd te worden.
29.  Als er gebruik wordt gemaakt van SEPA incasso dan dient het dagboek (gekoppeld aan dagboek tussenrekeningen) hier gekoppeld te worden. Door hier het juiste dagboek te koppelen kan de SEPA batch voortijds op de tussenrekening worden verwerkt (knop in de SEPA batch zelf), waarmee de facturen in één keer worden voorzien van een betaling. Bij de verwerking van de bank hoeft het bedrag dan alleen maar naar de betreffende tussenrekening te worden geboekt en hoeven de facturen dus niet meer individueel afgeletterd te worden.
30.  Bij de livegang kan hier een eigen start ordernummer worden ingegeven.
    LET OP: Na livegang mag dit nummer nooit worden aangepast naar een lager aantal dan reeds aanwezig is in de database!
31.  Hier kan het start factuurnummer worden ingegeven.
    LET OP: Na livegang mag dit nummer nooit worden aangepast naar een lager aantal dan reeds aanwezig is in de database!
32.  De btw code die gehanteerd moet worden bij btw vrije boekingen.
33.  Hier kan worden ingegeven vanaf welke datum de openstaande posten moeten worden getoond. Deze datum overrulet de datum die ingegeven kan worden bij ‘Openstaande posten overzicht debiteuren & crediteuren’ op het tabblad ‘Relaties’. Advies is om hier een datum te vullen die ruim voor de livegang ligt.
34.  Deze instelling geldt voor het verwerken van een bankafschrift. In het bankafschrift kan op regelniveau worden gezocht naar een openstaande factuur via de knop ‘Zoeken’. Middels dit percentage kan de range van het zoekbedrag worden aangepast. Het percentage dat hier gevuld wordt, wordt afgehaald van het te zoeken bedrag. Dus bij een minimum bedrag van €100,- zoekt hij al vanaf €90,-.
35.  Deze instelling geldt voor het verwerken van een bankafschrift. In het bankafschrift kan op regelniveau worden gezocht naar een openstaande factuur via de knop ‘Zoeken’. Middels dit percentage kan de range van het zoekbedrag worden aangepast. Het percentage dat hier gevuld wordt, wordt opgeteld bij het te zoeken bedrag. Dus bij een maximum bedrag van €100,- zoekt hij t/m €110,-.
36.  In het orderoverzicht pakt het systeem standaard een vanaf-datum. De startdatum kan hier worden beïnvloed door het aantal maanden in te voeren.
37.  In het openstaande posten overzicht pakt het systeem standaard een vanaf-datum. De startdatum kan hier worden beïnvloed door het aantal maanden in te voeren.
38.  Bij het inlezen van een bankafschrift gaat het systeem op basis van rekeningnummer, omschrijving, vaste match, etc. zoeken naar eventueel bijbehorende grootboeknummers en facturen. Als dat niet wenselijk is kan dat middels dit vinkje worden uitgezet.
39.  Als er met kostenplaatsen gewerkt wordt in de administratie kan dat middels dit vinkje worden geactiveerd. Hierdoor wordt een extra kolom zichtbaar waarin de voorgedefinieerde kostenplaatsen kunnen worden gekozen.
40.  Met dit vinkje wordt het vullen van een kostenplaats bij een financiële mutatie verplicht gemaakt.
    LET OP: Neem contact op met de Servicedesk om deze optie aan te laten zetten.
41.  Hiermee kan een bepaalde periode in een administratie worden dichtgezet.
42.  Hier kan het memoriaal voor de vaste activa module worden gekoppeld. In dat dagboek worden dan de afschrijvingen geboekt.

Tabblad Artikelen

1. Bij het aanmaken van een nieuw artikel wordt deze eenheid standaard gevuld in de stamgegevens.
2. Bij het aanmaken van een nieuw artikel wordt deze status standaard gevuld in de stamgegevens.
3. Bij het aanmaken van een nieuw artikel wordt dit merk standaard gevuld in de stamgegevens.
4. Bij het maken van een inkooplevering kan een standaard magazijn worden ingegeven. Als hier een magazijn wordt gevuld dan zal het systeem in dat magazijn gaan zoeken naar de bijbehorende locatie van het betreffende artikel.
5. Bij het aanmaken van een klantspecifiek artikel kan gekozen worden voor een afwijkende standaard artikelstatus. Hiermee kan er dus afgeweken worden van de artikelstatus die is gekozen bij punt 2.
6. Het systeem kan bij het aanmaken van een nieuw artikel automatisch de artikelcode genereren. Als hier staat ‘nooit’, dan zal bij het aanmaken altijd zelf een artikelcode gekozen moeten worden.
7. Het is mogelijk om in de stamgegevens van het artikel op het tabblad ‘Basis’ een (uitgebreide) artikelomschrijving in te voeren. Dat kan middels platte tekst, via de WYSIWIG editor (zoals het in Word gaat) of middels HTML. Als de laatste twee opties gewenst zijn dan kan het vinkje hier aangezet worden.
   LET OP: Als er reeds artikelomschrijvingen zijn aangemaakt kan het grote gevolgen hebben door ‘ineens’ te switchen naar HTML of omgekeerd. Raadpleeg altijd eerst de Servicedesk of je consultant alvorens dit te doen.
8. Een artikel kan meerdere prijsstaffels bevatten. Als de prijs voor 1 stuk aangepast wordt heeft dat vaak direct gevolgen voor de gehele staffel. Door dit vinkje aan te zetten wordt de wijziging direct doorgevoerd in de rest van de staffel.
9. Binnen Logic4 kan gewerkt worden met assemblageartikelen. Dit zijn artikelen die bestaan uit een aantal onderliggende artikelen die na assemblage worden verwerkt tot één hoofdartikel. Een assemblageartikel bestaat vaak uit een vast aantal artikelen. Als hiervan afgeweken mag worden dan dient dit vinkje aangezet te worden. In dat geval kan een ander artikel in het assemblagerecept worden gestopt die vervolgens mee gaat in de assemblage.
10.  Als er een koppeling met IceCat aanwezig is kunnen de inloggegevens hier worden gevuld. IceCat is een partij die artikelen kan verrijken vanuit een centrale database.

Tabblad Systeem

1. Hier kan een SMS Gateway worden ingesteld. Deze functionaliteit is op dit moment niet beschikbaar.
2. Binnen Logic4 is een directe koppeling met Quantore beschikbaar. De gegevens voor de koppeling kunnen hier gevuld worden. Vraag de Servicedesk of consultant naar de mogelijkheden van deze koppeling én de werking ervan.
   LET OP: Het is niet mogelijk om dit zelf in te stellen en in te richten.
3. Binnen Logic4 is een koppeling met de KvK beschikbaar. De API sleutel van de KvK kan hier ingevuld worden.
4. In de backoffice is het mogelijk om adresgegevens te laten controleren door een externe partij. Binnen Logic4 is dat AdresXpress. De gebruikersgegevens van AdresXpress kunnen hier ingevuld worden.
5. Hier kan worden ingesteld hoe vaak de valutakoersen ververst moeten worden binnen Logic4. Hiervoor is een koppeling met de ECB aanwezig.
6. De API sleutels voor Google Maps (rittenplanner) en de Kieskeurig API kunnen hier worden gevuld.

Tabblad Rapporten

In dit overzicht is het mogelijk om standaard rapporten te koppelen, zodat deze niet gekozen hoeven te worden op het moment dat er gekozen wordt voor ‘Printen’.

1. Rapporten die gemaakt zijn onder het type rapport ‘Order’ kunnen hier gekoppeld worden. Op het moment dat er bij een order wordt gekozen om een orderbevestiging te sturen zal dit rapport als standaard worden gepakt.
2. Rapporten die gemaakt zijn onder het type rapport ‘Factuur’ kunnen hier gekoppeld worden. Op het moment dat er bij een factuur wordt gekozen om een factuurbevestiging te sturen zal dit rapport als standaard worden gepakt.
3. Rapporten die gemaakt zijn onder het type rapport ‘Factuur’ kunnen hier gekoppeld worden. Op het moment dat er wordt gekozen om een handmatige pakbon (dus niet een pakbon na een uitlevering) te sturen naar de klant zal dit rapport als eerste worden gebruikt.
4. Rapporten die gemaakt zijn onder het type rapport ‘Factuur’ kunnen hier gekoppeld worden. Het verschil met het rapport bij nummer 3 is dat dit rapport de exacte locatienamen van de artikelen kan weergeven doordat ‘(locaties)’ in de titel van het rapport staat.
5. Rapporten die gemaakt zijn onder het type rapport ‘Order’ kunnen hier gekoppeld worden. Dit rapport kan worden opgeroepen via het ‘Inkoop backorder overzicht’ op het tabblad Orders.
6. Het rapport dat hier gekoppeld kan worden is de factuur die de klant ontvangt tijdens het automatisch factureren op het tabblad ‘Facturatie’.
7. Het hier gekoppelde rapport kan geprint worden in het artikeloverzicht. Het is een overzicht van alle artikelen die geselecteerd worden.
8. Vanuit Logic4 kunnen er eigen verzendlabels worden geprint. Dat zijn dus niet de verzendlabels die vanuit een externe vervoerder worden aangeleverd. De standaard lay-out voor dit verzendlabel kan hier worden gekoppeld en op meerdere plekken in Logic4 worden geprint.
9. Vanuit de kassa (POS) kunnen er dagstatussen worden geprint voor de pintransacties. Het standaard rapport voor dat overzicht kan hier worden gekoppeld.
10.  Vanuit de kassa (POS) kunnen er dagstatussen worden geprint voor de contante transacties. Het standaard rapport voor dat overzicht kan hier worden gekoppeld.
11.  Op het moment dat er een uitlevering wordt gedaan print het systeem standaard een pakbon. De lay-out van die pakbon kan hier worden gekoppeld. Het verschil met nummer 3 is dat deze pakbon dus automatisch wordt geprint door het systeem.
12.  Vanuit Logic4 kunnen er pickbonnen worden geprint voor verkooporders. De lay-out van die pickbon kan hier worden gekoppeld.
13.  Dit rapport kan vanuit het scherm ‘Uitleveringen overzicht’ worden geprint. Dat scherm is te vinden op het tabblad ‘Orders’.
14.  Dit betreft een verzendlabel rapport voor verzendmethoden waarbij de verzendlabels niet automatisch gegenereerd worden door externe vervoerders, zoals B2C Europe.
15.  Binnen Logic4 is het mogelijk om met een verzamelpakbon te werken. Deze service wordt nu alleen aangeboden in combinatie met de scan app. Vraag de consultant of de     Servicedesk naar de mogelijkheden om te werken met de scan app.
16.  Vanuit het artikeloverzicht kunnen artikellabels worden geprint. Het standaard rapport hiervoor kan hier gekoppeld worden. De afmetingen van dat label kunnen in het rapport zelf worden ingevoerd.
17.  Als er bij een debiteur wordt gekozen om facturen te printen (instelling per debiteur op het tabblad Financieel / Overig) kan hier worden ingegeven hoeveel facturen er geprint moeten worden. Deze functionaliteit werkt met de ‘Automatische facturatie’ op het tabblad ‘Facturatie’.
18.  Op het moment dat er uitgeleverd wordt via het scherm ‘Uitlevering aanmaken’ of ‘Nieuwe uitlevering via scanner’ dan wordt de pakbon (zoals gekoppeld bij punt 11) geprint. Hier kan worden ingegeven hoe vaak het systeem de pakbon moet printen per uitlevering.
19.  In het debiteurenoverzicht kunnen klantlabels worden geprint. Het rapport dat hier geselecteerd wordt zal dan standaard worden gepakt bij het printen.
20.  Deze functionaliteit geldt voor het rapportenbeheer. Dus bij het inrichten van de rapporten. Als dit vinkje wordt aangezet is het mogelijk om binnen een tekstregel op een rapport te werken met txt database velden door deze tussen blokhaken te plaatsen.
21.  Binnen Logic4 worden rapporten die geprint worden (orderbevestigingen, facturen, etc.) niet standaard opgeslagen om de performance optimaal te houden. Als het toch gewenst is om alle rapporten op te slaan dan kan dit vinkje worden aangezet. Het geprinte rapport zal dan worden opgeslagen in het DMS (document management systeem, deze functionaliteit dient aangezet te worden) bij de betreffende (inkoop)order, factuur, etc.
22.  Het is mogelijk om per magazijn aparte pickbonnen te printen. Bijvoorbeeld omdat de magazijnen ver uit elkaar liggen. Een voorwaarde om hiermee te kunnen werken is dat er meerdere magazijnen zijn aangemaakt in de administratie. Hoe je magazijnen aanmaakt vind je in dit helpartikel: https://help.logic4.nl/magazijn-aanmaken-beheren/

Tabblad Order

1. Vanuit een verkooporder kunnen er meerdere facturen worden aangemaakt. Bijvoorbeeld als er sprake is van een deellevering. In dat geval is het vaak niet wenselijk dat ook tweemaal de verzendkosten in rekening worden gebracht. Dat kan middels deze instelling.
2. Sommige klanten vinden het factuurscherm te druk met opties. Middels dit vinkje kan het factuurscherm versimpeld worden weergegeven.
   LET OP: Deze indeling staat vast én geldt voor alle gebruikers binnen de database!
3. Binnen Logic4 wordt er voor de offerte, verkooporder en factuur gewerkt met statussen. Door dit vinkje aan te zetten kunnen de statussen worden uitgesloten of juist worden aangezet voor specifieke gebruikersgroepen en er kan per status worden aangegeven welke rechten zij hebben. Nadat het vinkje is aangezet kun je via het tabblad ‘Orders’ gaan naar ‘Inrichten’ en dan kiezen voor ‘Order status’.
4. Voorbeeld case: Je verkoopt iets voor €10,00 exclusief btw. Je geeft 1% korting, dan wordt het €9,99. Bij €12,50 gaat dit niet goed, omdat er met meer decimalen achter de komma gerekend wordt. Dat wordt namelijk €12,3850. In het grid staat dan €12,39 omdat daar gewerkt wordt met twee decimalen achter de komma. Als je 10 stuks verkoopt staat er een totaal van €123,850. Dit geeft dus een ander totaal. Voor inclusieve prijzen werkt dit niet. Middels dit vinkje kan dat worden ondervangen.
5. Als je het vinkje aanzet dan zoekt het systeem naar de contacten van de debiteur. Als er maar één contact is of een contact is aangemerkt als hoofdcontactpersoon, dan selecteert het systeem dat contact, anders staat er ‘Selecteer account’ of ‘Gebruik account’.
6. Als er bijvoorbeeld een creditfactuur wordt aangemaakt dan kunnen de goederen ook retour worden genomen. Sommige bedrijven werken met een retourenmagazijn, maar er kan ook gekozen worden om die goederen direct weer terug in de voorraad te boeken. Is dat laatste geval van toepassing, dan kan dit vinkje worden aangezet.
7. Als er gewerkt wordt met sneltoetsen kan het drukken op de knop ‘Enter’ een andere betekenis hebben dan in Logic4 het geval is. In Logic4 bekent het drukken op ‘Enter’ in een offerte, order of factuur dat er een nieuwe regel wordt aangemaakt. Als dat niet wenselijk is kan dit vinkje worden aangezet.
8. Als dit vinkje wordt aangezet kijkt het systeem niet naar de verkoopprijs van het artikel, maar naar de bruto adviesprijs van het artikel.
9. Bij een artikel kunnen aparte prijzen voor een land worden ingegeven, inclusief de bijbehorende btw code. Hiermee kunnen dus per land de prijzen van een artikel worden bepaald. Als daarmee gewerkt wordt dan dient dit vinkje aan te staan. Het systeem kijkt dan voor de prijs naar een ander tabblad dan het standaard tabblad ‘Prijzen’ bij een artikel.
10.  Bij een artikel kunnen aparte prijzen voor een filiaal worden ingegeven, inclusief de bijbehorende btw code. Hiermee kunnen dus per filiaal de prijzen van een artikel worden bepaald. Als daarmee gewerkt wordt dan dient dit vinkje aan te staan. Het systeem kijkt dan voor de prijs naar een ander tabblad dan het standaard tabblad ‘Prijzen’ bij een artikel.
11.  Vanuit een ITS project kan een order of factuur worden aangemaakt. Als dit vinkje aanstaat koppelt het systeem de aangemaakte order of factuur aan het betreffende ITS project. Dat is dan ook zichtbaar in de order en factuur.
12.  Binnen Logic4 kan er gewerkt worden met kredietlimieten. Op die manier kunnen orders geblokkeerd worden als een klant boven zijn limiet uitkomt. Als in een order een deel van de  goederen is uitgeleverd dan kan het systeem voor het bepalen van dat limiet uitgaan van de oorspronkelijk orderwaarde (vinkje uit) of van de waarde van de nog te leveren goederen (vinkje aan).
13.  Overleg eerst met je consultant of de Servicedesk om dit te activeren. Dit is een zeer specifieke functie.
14.  Het is mogelijk om de artikeleigenschappen van een artikel toe te voegen in de orderregel. De eigenschappen worden dan onder elkaar gezet in de order of offerte als soort van technische omschrijving. Bij de template eigenschappen kan worden aangegeven voor welke eigenschappen dat wenselijk is. Hier kan dus ook weer onderscheid in aangebracht worden.
15.  De ordermemo wordt in de factuur standaard gevuld met het oorspronkelijk ordernummer. Als dat niet wenselijk is en de originele ordermemo vanuit de order moet ook mee naar de factuur dan kan dit vinkje aangezet worden.
16.  Het is mogelijk dat de klant over meerdere webshops heen een order plaatst. In dat geval kan een order dus meerdere webshops als basis hebben en wordt in de order geen webshop gevuld. Daar kan er namelijk maar een staan. Door dit vinkje aan te zetten wordt het veld ‘Webshop’ in de order wel gevuld, maar dan op basis van de webshop van het eerst gekozen artikel.
17.  In een verkooporder kan korting worden gegeven op een bepaald artikel. Als vervolgens de aantallen worden aangepast in de order kan de korting worden teruggezet naar 0, omdat er immers sprake is van een nieuwe situatie. Als dat niet wenselijk is dient dit vinkje aangezet te worden.
18.  Bij het factureren van een verkooporder wordt in de factuur de naam gezet van de medewerker die gefactureerd heeft. Dat is vaak een ander persoon dan degene die de verkooporder heeft aangemaakt. Als die laatste naam ook overgenomen moet worden naar de factuur dient dit vinkje aangezet te worden.
19.  Als dit vinkje wordt aangezet wordt op de factuur lay-out aangegeven welke pakbon bij welk artikel hoort.
20.  Als er sprake is van een handmatig toegekende korting dan wil je niet dat het systeem de prijzen volledig gaat herberekenen. Door dit vinkje aan te zetten zal dat ook niet gebeuren.
21.  Het aantal dagen dat hier gevuld wordt bepaalt het limiet van de debiteuren als de betalingstermijn wordt overschreden. Dit wordt ook weergegeven in de verkooporder en kan leiden tot een blokkade van de verkooporder.
22.  Een artikel kan binnen Logic4 zowel een eerste als tweede omschrijving hebben. Die twee omschrijvingen kunnen in de verkooporder of factuur als één omschrijving worden getoond. De volgorde kan hier ook worden bepaald.
23.  Als er een offerte, verkooporder of factuur wordt aangemaakt zonder debiteurnummer dan zal het debiteurnummer dat hier gevuld wordt als standaard debiteur worden gevuld.
24.  Vanuit de offerte is het mogelijk om direct een verkooporder aan te maken als bijvoorbeeld de offerte akkoord is. Het systeem sluit na die actie de offerte. De status die het systeem dan moet geven aan die offerte kan hier worden ingesteld. Vaak is dit een status die de offerte doet sluiten.
25.  In de offerte, order of factuur kan er een handmatige korting worden toegekend via de knop ‘Korting toevoegen’. Het bedrag wat daarmee gemoeid gaat wordt als regel toegevoegd met het artikel dat hierin wordt gevuld.
26.  Deze wordt overgenomen van het artikel dat gekoppeld is bij nummer 25.
27.  De transporteur die hier wordt gekozen wordt als standaard transporteur genomen bij nieuwe verkooporders of facturen.
28.  Binnen Logic4 kan er gewerkt worden met een assemblage module. Hiermee worden bestaande artikelen geassembleerd tot 1 nieuw artikel. Die bewerkingen leiden tot nieuwe verkooporders en/of artikelen. De standaard status voor de order kan hier aangegeven worden.
29.  Binnen Logic4 kan er gewerkt worden met een assemblage module. Hiermee worden bestaande artikelen geassembleerd tot 1 nieuw artikel. Die bewerkingen leiden tot nieuwe verkooporders en/of artikelen. De standaard status voor het artikel kan hier aangegeven worden.
30.  De debiteur die hier gekoppeld wordt kan als standaard debiteur bij een assemblage order worden gekoppeld.
31.  Voorbeeld case: Een bankstel kan een productieroute hebben aan de verkoopkant. Dat bankstel komt retour en moet altijd eerst gecontroleerd worden. Als dit vinkje aanstaat kun je aangeven wat de route moet worden. Dit kan dan per orderregel.
32.  De knop ‘Leveren’ kan middels dit vinkje verborgen worden in de order en offerte.
33.  De knop ‘Leveringen’ kan middels dit vinkje verborgen worden in de order en offerte.
34.  In een orderregel kan de prijs van een product worden aangepast. Als de ‘verkoopprijs exclusief’ onder de ‘inkoopprijs exclusief’ komt, toont het systeem een waarschuwing. Als die waarschuwing niet gewenst is kan dit vinkje worden aangezet.
35.  Het is mogelijk om te werken met assortimenten per debiteur. In dat assortiment zitten producten die alleen door die debiteur gekocht mogen worden. Als er een product wordt toegevoegd waarvan de prijs verborgen is op de webshop, wordt er een waarschuwing getoond dat het artikel dat je wilt toevoegen aan het assortiment geen prijs zichtbaar heeft.
36.  Als je in bijvoorbeeld een order of factuur klikt op een kolomhoofd wordt de vraag gesteld of je de sortering wilt onthouden bij die order/factuur. Middels dit vinkje kun je die vraag uitzetten. Dus dan is het altijd ja.
37.  Binnen Logic4 kan er gewerkt worden met orderkosten. Hiermee kunnen extra kosten aan een order of factuur worden toegekend als die onder een bepaald bedrag valt. Een soort  ‘ordertoeslag’. De toeslag wordt als extra regel toegevoegd aan de order of factuur en daarbij dient ook een artikelcode meegegeven te worden. Dat artikel kan hier worden gekoppeld.
38.  Deze wordt automatisch overgenomen van het gekoppelde artikel bij nummer 37.
39.  Hier kan de franco grens worden ingevuld voor de orderkosten. Als deze wordt gevuld hoeft er bij nummer 40 niets gevuld te worden!
40.  Hier kan de grens aangegeven worden voor de orderkosten.
41.  Aan een verzendmethode kunnen kosten gehangen worden. Die kosten worden in rekening gebracht als er gebruik wordt gemaakt van die verzendmethode. Ook daar kan gewerkt worden met een franco grens. De kosten worden apart verwerkt in de boekhouding. Om die reden wordt daarom gebruikt gemaakt van een artikel. Dat artikel kan hier worden gekoppeld. Als hier geen artikel is gekoppeld kunnen er geen kosten aan een verzendmethode worden gehangen!
42.  Dit veld neemt de artikelnaam over van het artikel gekoppeld bij nummer 41.
43.  Middels dit vinkje kan aangegeven worden of het bedrag wel of niet over de verzendkosten mag gaan.
44.  Als de bruto verkoopprijs wordt aangepast is dit normaliter een korting. Als dat niet als korting geboekt moet worden dan kan dit vinkje worden aangezet. In dat geval boekt het systeem geen korting, maar wordt alles direct verwerkt in de omzet.
45.  Bij het aanmaken van een inkooporder neemt het systeem standaard de VVP over van het artikel. Deze is gevuld op het tabblad ‘Prijzen’. Er kan ook gewerkt worden met de inkoopprijs van de leverancier. Die gaat niet mee naar de boekhouding, maar voor de weergave in de inkooporder kan die wel gebruikt worden. Als dat wenselijk is kan dit vinkje worden aangezet.
46.  Voor meer informatie over deze instelling kan de Servicedesk of consultant geraadpleegd worden.
47.  Bij de inkooplevering wordt standaard de verwerkingsdatum gebruikt als datum voor de financiële mutaties. Dit is niet in alle gevallen wenselijk, omdat goederen die vrijdag worden geleverd en pas maandag worden binnengeboekt de datum van maandag krijgen i.p.v. vrijdag. Door dit vinkje aan te zetten kan de boekingsdatum zelf worden gekozen en daarmee ook de datum van de financiële mutatie.
48.  Bij het aanmaken van een SEPA batch waarin meerdere facturen van dezelfde leverancier of debiteur zitten bestaat de mogelijkheden die facturen samen te voegen. Je betaalt immers per regel in de batch. Door dit vinkje aan te zetten voegt het systeem die regels samen tot één regel, waarbij de factuurnummers achter elkaar worden geplaatst op de regel.
49.  Middels dit vinkje stel je in dat het verzendlabel al bij het verwerken van de order wordt gemaakt in plaats van bij het verwerken en factureren.
50.  Vanuit de verkooporder kan er direct een pickbon worden geprint. Als dat niet wenselijk is bij onvoldoende betaling kan dit vinkje worden aangezet.
51.  Als er onvoldoende betaling aanwezig is voor de verkooporder kan middels dit vinkje voorkomen worden dat er een uitlevering wordt gedaan en een pickbon wordt geprint.
52.  Als dit vinkje wordt aangezet en een order wordt niet volledig uitgeleverd, dan zal het systeem een melding tonen. Voor processen waarbij orders altijd in één keer uitgeleverd moeten worden is dit vinkje gemaakt.
53.  Vanuit een verkooporder is het mogelijk om een aanbetalingsorder aan te maken. Die functionaliteit maakt een nieuwe verkooporder aan en voegt daarin een regel toe met een artikel dat de aanbetaling zal registeren. Dat artikel kan hier worden gekoppeld.
54.  Dit veld neemt de artikelnaam over van het artikel gekoppeld bij nummer 53.

Tabblad POS

1. Bij het opstarten van de kassa (POS) kan standaard de vraag worden gesteld om een andere gebruiker te laten inloggen middels een code. Die code kan ingevoerd worden bij de gebruikersgegevens.
2. Vanuit een bestaande order of factuur kan er gekozen worden (mits geactiveerd) voor ‘Afrekenen aan balie’. Dan wordt de order of factuur voorzien van een betaling middels een kassatransactie. Om die transactie te kunnen doen kan worden ingesteld dat de gebruiker zich eerst moet inloggen middels een code.
3. Op het moment dat een transactie wordt afgerond aan de POS wordt deze standaard direct verzonden naar de klant. Dat kan middels dit vinkje worden uitgezet.
4. Als dit vinkje wordt aangezet zal de kassa zich uitloggen na iedere transactie.
5. Dit bepaalt de btw weergave van de prijzen in de POS. Dit geldt voor alle gebruikers.
6. Bij een artikel is het mogelijk om aan te geven per hoeveel deze verkocht mag worden. Dat kan op het tabblad ‘Voorraad’ in de stamgegevens van het artikel. Als die aantallen ook leidend moeten zijn voor kassatransacties dient dit vinkje aangezet te worden.
7. In de kassa (POS) is het mogelijk om de vrije voorraad van het artikel te tonen. Hiervoor is een aparte instelling gemaakt, omdat het berekenen en ophalen van de voorraad van invloed is op de performance van de kassa. Het is namelijk een zware berekening.
8. Als de kassa wordt afgesloten dan kan het systeem vragen om een hertelling als er verschillen worden geconstateerd.

Tabblad FTP documenten

1. Het is mogelijk om in het scherm van de verkooporder en de factuur documenten te koppelen die op de FTP server van het bedrijf (de Logic4 klant) staan. Dus niet via DMS (die documenten worden in de database opgeslagen), maar op een plek op de FTP. Deze functionaliteit is alleen geldig in de twee genoemde schermen!
   LET OP: Vraag altijd een consultant of de servicedesk om dit goed te in richten.

Tabblad Debiteurenkaart

1. Op de relatiekaart van een debiteur kunnen via het tabblad ‘Adm. Boekingen’ de financiële mutaties van die klant worden ingezien. Bij hele grote klanten kan dit problemen opleveren, omdat het om grote hoeveelheden data gaat. Om te voorkomen dat de relatiekaart om die reden traag wordt kan hier een datum worden gevuld tot wanneer er teruggekeken mag worden.

Tabblad Eenhedenregistratie

1. Hiermee is het mogelijk om een credit te kunnen sturen naar de klant.
2. Sommige klanten willen niet dat de voorschotten van 0 zichtbaar zijn op de order. Hierdoor zien ze namelijk ook de bedragen die erbij horen.
3. Hiermee worden de voorschotten en verrekeningen op losse verkooporders geplaatst.
4. Standaard is het aantal 1 op de orderregel. Echter kun je ook kiezen om de voorschotaantallen/verrekenaantallen op de order te tonen. Het systeem rekent dan zelf terug wat de 1 stuksprijs is.
5. De plaatsingslocatie van het object (printer) toevoegen aan de orderregelomschrijving.
6. Dit geldt voor de facturatie. De order kan gewoon gefactureerd worden, maar de klanten ontvangen hiervan geen mail.
7. Met dit vinkje worden de orderregels die hetzelfde artikelnummer hebben niet samengevoegd op de ingestelde factuur lay-out bij nummer 12. Staat dit vinkje uit dan worden de regels wel samengevoegd.
8. Als je het vinkje bij nummer 3 aanzet kun je hier een standaardreferentie vullen voor voorschotten en verrekenen. Die wordt vervolgens getoond in de verkooporder en factuur.
9. Als je het vinkje bij nummer 4 aanzet kun je hier een standaardreferentie vullen voor voorschotten en verrekenen. Die wordt vervolgens getoond in de verkooporder en factuur.
10.  De orders die vanuit de onderhoudsmodule worden aangemaakt krijgen deze orderstatus.
11.  Als je een nieuwe order aanmaakt vanuit een contact krijgt hij standaard deze status, zodat hij bijvoorbeeld niet direct wordt uitgeleverd.
12.  Hier kan een standaardrapport worden gekoppeld voor de factuur lay-out. Deze wordt dan altijd gebruikt.
13.  Bij een order kunnen vrije velden worden gevuld. Als hier een waarde (zelf aan te maken) wordt geselecteerd, wordt in de verkooporder altijd het ‘vrije veld 1’ gevuld met die waarde.
14.  Binnen Logic4 is er een koppeling beschikbaar met Fleetmanager API. Hiermee kunnen op afstand bij klanten de tellerstanden en cartridge statussen worden uitgelezen. Deze worden vervolgens automatisch gevuld in het betreffende contract in Logic4.
15.  Binnen Logic4 is er een koppeling beschikbaar met OneStop API. Hiermee kunnen op afstand bij klanten de tellerstanden en cartridge statussen worden uitgelezen. Deze worden vervolgens automatisch gevuld in het betreffende contract in Logic4.

Tabblad Verzenders

1. Op artikelniveau is het mogelijk om per zone een afleveroptie op te geven. In combinatie met de afleveropties op verzendmethode-niveau worden vervolgens de verzendkosten bepaald.
2. Als er gebruik wordt gemaakt van afleveropties op artikelniveau wordt bij het berekenen van de verzendkosten de laagst gevonden prijs gebruikt.
3. Met tussenpartij B2C Europe is een rechtstreekse koppeling aanwezig binnen Logic4. Als hiermee gewerkt gaat worden dienen hier de inloggegevens gevuld te worden.
   LET OP: Richt dit nooit zelf in, maar vraag altijd eerst de servicedesk of de consultant naar de mogelijkheden, kosten en juiste instellingen.
4. Met vervoerder PostNL is een rechtstreekse koppeling aanwezig binnen Logic4. Als hiermee gewerkt gaat worden dienen hier de inloggegevens gevuld te worden.
   LET OP: Richt dit nooit zelf in, maar vraag altijd eerst de servicedesk of de consultant naar de mogelijkheden, kosten en juiste instellingen.
5. Met tussenpartij Transsmart is een koppeling aanwezig binnen Logic4. Als hiermee gewerkt gaat worden dienen hier de inloggegevens gevuld te worden.
   LET OP: Richt dit nooit zelf in, maar vraag altijd eerst de servicedesk of de consultant naar de mogelijkheden, kosten en juiste instellingen.
6. Met tussenpartij Shops United is een koppeling aanwezig binnen Logic4. Als hiermee gewerkt gaat worden dienen hier de inloggegevens gevuld te worden.
   LET OP: Richt dit nooit zelf in maar vraag altijd eerst de servicedesk of de consultant naar de mogelijkheden, kosten en juiste instellingen.
7. Met vervoerder UPS is een koppeling aanwezig binnen Logic4. Als hiermee gewerkt gaat worden dienen hier de inloggegevens gevuld te worden.
   LET OP: Richt dit nooit zelf in, maar vraag altijd eerst de servicedesk of de consultant naar de mogelijkheden, kosten en juiste instellingen.
8. Met tussenpartij SendCloud is een koppeling aanwezig binnen Logic4. Als hiermee gewerkt gaat worden dienen hier de inloggegevens gevuld te worden.
   LET OP: Richt dit nooit zelf in, maar vraag altijd eerst de servicedesk of de consultant naar de mogelijkheden, kosten en juiste instellingen.

Tabblad UBL

1. Vul hier de btw code voor het hoge tarief in die gecommuniceerd moet worden met go2UBL.
2. Vul hier de btw code voor het lage tarief in die gecommuniceerd moet worden met go2UBL.
3. Vul hier de btw code voor het 0 tarief in die gecommuniceerd moet worden met go2UBL.
4. Als er gewerkt wordt met go2UBL kunnen hier de accountgegevens en de financiële gegevens worden gekoppeld.
   LET OP: Richt dit nooit zelf in, maar vraag altijd eerst de servicedesk of de consultant naar de mogelijkheden, kosten en juiste instellingen.
5. Standaard worden de inkoopfacturen verzonden naar Lines2UBL. Hiermee worden alle factuurregels herkend. Go2UBL brengt minder kosten in rekening, maar hierbij wordt alleen onderscheid gemaakt tussen btw percentages. Als dat niet wenselijk is en iedere regel dient apart binnen te komen in Logic4, dan dient dit vinkje uitgezet te worden.
6. Voordat er live gegaan wordt met deze koppeling is er de mogelijkheid om eerst uitgebreid te testen. Als dat wenselijk is dient dit vinkje aangezet te worden.