Een standaard verkooporder aanmaken

Het orderscherm openen en een debiteur selecteren.

Een standaard verkooporder kan worden aangemaakt door te klikken op het tabblad ‘Order’ en daar te kiezen voor ‘Order aanmaken’. Vervolgens wordt het volgende venster getoond:

In dit venster staat heel veel informatie die gevuld en weergegeven kan worden in de verkooporder. We houden het in dit geval bij de basis en behandelen daarom de belangrijkste velden:

• Opslaan: Linksboven in het scherm staan drie rode knoppen. Deze kunnen worden gebruikt om wijzigingen in een verkooporder op te slaan. Als wordt gekozen voor ‘Opslaan en sluiten’ wordt de order opgeslagen en het venster gesloten. Wordt er gekozen voor ‘Opslaan en nieuw’ dan wordt de huidige verkooporder gesloten en er gelijk een nieuw venster geopend om een nieuwe verkooporder te maken. Als laatst kan worden gekozen voor ‘Opslaan’. Hiermee worden alle wijzigingen opgeslagen en blijft het venster gewoon openstaan.
• Selecteer: Vervolgens kan onder ‘Debiteur/adressen’ de debiteur worden geselecteerd bij ‘Selecteer’. In het beschikbare veld daarachter kan (een deel van) de naam van de debiteur worden ingegeven of het debiteurennummer. Als het debiteurennummer herkent wordt worden direct alle stamgegevens geladen. Als (een deel van) de naam van de debiteur wordt ingegeven zal het debiteurenoverzicht geopend worden waarin dan bovenin bij het venster ‘Snel zoeken’ hetgeen is ingegeven wordt neergezet. Kies vervolgens voor ‘Zoeken’ en kies de juiste debiteur. Selecteer deze en kies dan voor de knop ‘Geselecteerd’. De debiteur wordt gekoppeld aan de te maken verkooporder. Zie voorbeeld hieronder waarbij ‘Logic4’ is ingegeven bij ‘Selecteer’.

Beschrijving van de verschillende velden in het orderscherm

Nadat de debiteur is geselecteerd vult het scherm zich vanzelf met alle stamgegevens die zijn toegekend aan deze debiteur. In navolging op de vorige stap is het ordervenster gevuld met allerlei nieuwe data:

• Gegevens onder besteld door: deze klantinformatie wordt gehaald uit de stamgegevens van de geselecteerde debiteur. Als hier toch wijzigingen in gemaakt moet worden kan er gekozen worden voor de blauwe tekst ‘wijzigen’. Deze staat achter de klantcode.
• Gegevens onder Levering aan: deze klantinformatie wordt gehaald uit de stamgegevens van de geselecteerde debiteur. Als hier toch wijzigingen in gemaakt moet worden kan er gekozen worden voor de blauwe tekst ‘wijzigen’. Deze staat achter de klantcode. Aan een debiteur kunnen meerdere leveradressen hangen. Deze zijn te selecteren door te te klikken op de dropdown achter ‘Selecteer’. Daar staat in het voorbeeld hierboven de tekst ‘Gebruik account’.
• Gegevens onder Factuur voor: deze klantinformatie wordt gehaald uit de stamgegevens van de geselecteerde debiteur. Als hier toch wijzigingen in gemaakt moet worden kan er gekozen worden voor de blauwe tekst ‘wijzigen’. Deze staat achter de klantcode. Aan een debiteur kunnen meerdere factuuradressen hangen. Deze zijn te selecteren door te te klikken op de dropdown achter ‘Selecteer’. Daar staat in het voorbeeld hierboven de tekst ‘Gebruik account’.
• Type: hier staat altijd order. Staat hier ‘Offerte’ dan zit u in het offertescherm. Deze is nagenoeg gelijk aan het orderscherm.
• Nummer: hier staat altijd het ordernummer. Deze wordt opeenvolgend door het systeem gegenereerd en is ook niet aan te passen.
• Datum: de datum waarop de order is aangemaakt.
• Filiaal: indien er gewerkt wordt met meerdere filialen kan hier het betreffende filiaal worden geselecteerd.
• Medewerker: selecteer hier de medewerker die order heeft verwerkt. Standaard wordt hier de medewerker neergezet die order heeft aangemaakt of als eerste heeft bewerkt.
• Status: hier wordt de orderstatus ingegeven. Orderstatussen kunnen zelf aangemaakt worden hier worden toegekend aan een order. De orderstatus is altijd nog te wijzigen mits er is gekozen voor status ‘Gesloten’. Dan is de order niet meer aan te passen.
• Uw referentie: hier kan een referentie worden meegegeven. De klant kan deze (indien van toepassing) ook zelf vullen op de webshop. Maar deze is naderhand altijd weer aan te passen. En kan indien gewenst worden getoond op bijvoorbeeld een pakbon, orderbevestiging of factuur.
• Omschrijving: indien het webshoporder betreft zal hier staan dat de order is aangemaakt vanuit de webshop. Ook deze tekst is nog aan te passen in de backoffice. En kan indien gewenst worden getoond op bijvoorbeeld een pakbon, orderbevestiging of factuur.
• Transporteur: hier wordt de verzendmethode weergegeven. Als het een webshoporder betreft zal hier de keuze van de klant worden weergegeven. Als de verkooporder handmatig is aangemaakt door een medewerker dan wordt hier de standaard verzendmethode voor de debiteur neergezet. Deze staat in de stamgegevens. De verzendmethode is te wijzigen totdat de factuur is aangemaakt.
• Verzending (ex): hier worden de verzendkosten getoond indien van toepassing.
• Betaalmethode: hier wordt de betaalmethode weergegeven. Als het een webshoporder betreft zal hier de keuze van de klant worden weergegeven. Als de verkooporder handmatig is aangemaakt door een medewerker dan wordt hier de standaard betaalmethode voor de debiteur neergezet. Deze staat in de stamgegevens. De betaalmethode is niet zomaar te wijzigen. Als het bijvoorbeeld een iDeal betaling betreft dan zit er al een betaling aan de verkooporder gekoppeld. Dan is de methode niet meer te wijzigen.
• BTW code: deze wordt standaard gehaald uit de stamgegevens van de betreffende debiteur. Deze is indien gewenst te wijzigen maar houd rekening met de consequenties voor de boekhouding!

Toevoegen van orderregels aan een verkooporder

Aan de verkooporder kunnen onbeperkt regels worden toegevoegd. Dat kan door te klikken op de knop ‘Regel toevoegen’. Zie hieronder een voorbeeld van een order waarbij een orderregel is toegevoegd:

• Regel toevoegen: met deze knop kunnen orderregels worden toegevoegd.
• Regel(s) verwijderen: met deze knop kunnen orderregels worden verwijderd. Selecteer hiervoor de betreffende regel en klik vervolgens op deze knop.
• Toevoegen van een artikel: het toevoegen van een artikel aan een order kan door de artikelcode te typen in een leeg veld in de kolom ‘Code’ en vervolgens op de ’tab’ toets te drukken. Op dat moment wordt alle artikelinformatie geladen en het artikel toegevoegd aan de order. Een andere mogelijk is om de naam van het artikel te typen in een leeg veld in de kolom ‘Code’. Als er vervolgens op de toets ‘Enter’ wordt gedrukt opent het artikeloverzicht venster waarin de zoekresultaten worden getoond. Selecteer vervolgens het gewenste artikel of artikelen (meerdere tegelijk kunnen worden toegevoegd) en klik op de knop ‘Geselecteerd’. Net als bij het toevoegen van een debiteur. De artikelen worden toegevoegd aan de verkooporder.

Nu de verkooporder is gevuld kan deze worden opgeslagen. De verkooporder is nu aangemaakt.

Op een artikel kan in onze software heel veel informatie worden vastgelegd. Al die informatie kan vervolgens ook worden weergegeven in bijvoorbeeld het orderscherm. Iedere kolom kan informatie bevatten over het artikel. Dat is afhankelijk van welke informatie er is gevuld op het artikel. Omdat binnen een onderneming de informatiebehoefte per medewerker verschillend is kan in ons ERP pakket per gebruiker worden ingesteld welke kolommen zij of hij zichtbaar wil hebben. Zo kan er een perfect op maat gemaakt scherm worden samengesteld met artikelinformatie.