Logic4

PostNL koppeling

PostNL is een van meest uitgebreide vervoerders koppelingen binnen het systeem van Logic4. In dit helpartikel wordt de koppeling nader toegelicht, hoe ziet de inrichting eruit, welke opties zijn er beschikbaar en welke vragen komt het vaakst voor.

Inhoud van dit helpartikel:

  • Algemene uitleg
  • Systeeminstellingen
  • Configuraties
  • Webshopinstellingen
  • Handleiding standaard pakket
  • Handleiding brexit
  • FAQ

Algemeen

Pakket-varianten
PostNL bied vele soorten vormen van verzendingen aan, van briefpost, pakketpost of cargo containers. 
De aangeboden selectie veranderd continue, het is daarom verstandig om op de website van PostNL te kijken naar de meest recent aangeboden pakketvormen. In onderstaande link vind je meer informatie over de verschillende afleveropties en de specificaties hiervan. Afleveropties geven aan wanneer in welk tijdsvak en om welk type verzending het gaat. Bv. avondlevering, ochtendlevering of pallet. De productcode die PostNL aanbiedt op de documentatie bepaald in welke vorm. Bv. handtekening of afleveren bij de buren.
Link: Afleveropties | PostNL

Cut-off tijden
Binnen de koppeling komt vaak de term cut-off tijd naar voren. De cut-off tijd (of cutoff time) is het uiterste tijdstip waarop een klant nog online kan bestellen om de volgende dag zijn aankopen te ontvangen. 

API keys
Om verbinding te leggen met het systeem van PostNL ontvangt u vanuit PostNL API keys en activeren zij in overleg de pakket varianten. Er is een online portaal (API manager) beschikbaar waarbij u uw API keys kunt inzien:
Link: API manager | PostNL

Verschillende types binnen Logic4
Er zijn 4 verschillende type verzendmethoden:

Naam Omschrijving Afleveropties
PostNL Pakketten Ja
PostNL brievenbuspakje Brievenbuspakjes Nee
PostNL Cargo & EU Pallets/Containers Ja
PostNL non EU Buitenlandse verzendingen (bv. voor Brexit) hierbij wordt douane informatie meegestuurd bv. HS codes op artikelniveau en het EORI nummer. Ja

Sandbox (test) omgeving
Als u voor het eerst met PostNL gaat werken dient u een testfase te doorlopen. Hiervoor ontvangt u API keys voor de sandbox omgeving. Nadat u een verzendmethode voor PostNL heeft ingericht en een verzendlabel hebt aangevraagd dient u deze uit te printen en per post op te sturen ter validatie. PostNL zal de labels controleren en en bij goedkeuring de API keys voor de liveomgeving uitgeven.

Adobe Acrobat
Als u gebruik maakt van verzend labels van het type .PDF dient u Adobe Acrobat te installeren.
Link: Adobe Acrobat | PostNL

De basis van de koppeling tussen Logic4 en PostNL is als volgt opgezet:

Systeeminstellingen 

De eerste stap is het invoeren van de PostNL account data om te kunnen communiceren met de systemen van PostNL. Deze informatie ontvangt u van PostNL en moet worden ingevoerd in het systeem van Logic4.

Om te kunnen communiceren met PostNL moeten er enkele gegevens worden opgegeven in het “PostNL” vak in het “Systeem instellingen” scherm onder het “Verzenders” tabblad. 
De meeste van de gegevens zijn te verkrijgen via PostNL.
Het gaat hier om een enkele, systeem-weide configuratie. 
Mocht je meer dan 1 configuratie willen ingeven (bv. voor een buitenlandse PostNL koppeling) zie het kopje “PostNL configuraties”. 

Naam  Verplicht 
API Key  Ja 
Klantnummer  Ja 
Klantcode  Ja 
Locatienummer  Ja 
Standaard verzendproductcode  Ja 
Bestand extensie voor printen  Nee 
Bestel cutoff tijd  Nee 
Systeem draaien in sandbox-modus  Ja 
Zondag sortering  Nee 
Gebruik alternatief verzendadres uit administratie  Nee 
Configuraties beheren knop   

Hieronder worden alle instellingen individueel toegelicht.

API Sleutel
De API sleutel die je hebt verkregen van PostNL, deze maakt het mogelijk om data uit te wisselen met PostNL. Deel deze niet met 3e partijen. 

Klantnummer
Het PostNL klantnummer van je bedrijf bij PostNL.  

Klantcode
Het PostNL klantcode van je bedrijf bij PostNL.  

Locatienummer
Het PostNL locatienummer van je bedrijf bij PostNL.  

Standaard verzendproductcode
De productcode voor een standaard pakketverzending (bv. 3085) Deze codes zijn terug te vinden in de documentatie van PostNL. 

Bestandextensie voor printen
Bij het opvragen van de labels bij PostNL kan het formaat worden opgegeven. Wij adviseren hier .PDF te gebruiken om de beste kwaliteit labels op te vragen.

Bestel cutoff tijd
Wellicht dat je het soms wel eens hebt zien staan “Voor 17:00 besteld, morgen in huis”. Deze instelling dwingt dat af. Let op dat de ingevoerde waarde hierbij afhankelijk is van je afspraken met PostNL en de werktijden van je bedrijf (om pakketten af te halen/te droppen bij een PostNL depot).  

Systeem draaien in sandbox-modus
Wanneer u nog in de oriëntatie/testfase zit van de samenwerking met PostNL dan is het verstandig om deze instelling aan te hebben staan. Hierdoor komen ingestuurde verzendingen niet in het live systeem van PostNL.

Zondag sortering
Als PostNL pakketen bij uw magazijn ophaalt op zondag kunt u deze instelling aan zetten. Hiermee ontvangt de klant de verzending op maandag.

Gebruik alternatief verzendadres uit administratie
De PostNL koppeling zal aanvullende informatie over het bedrijf halen uit andere systeem instellingen dan van de huidige administratie. Met deze dropdown kun je wisselen tussen de administratie waarden van je huidige administratie.  

Configuraties beheren knop
Hiermee open je het “Post NL configuraties” scherm, voor meer informatie zie het hoofdstuk ‘PostNL configuraties’.

PostNL configuraties (optioneel)

Naast de algemene inrichting van de koppeling is het ook mogelijk om losse configuraties in te richten die vervolgens bij een verzendmethode kan worden geselecteerd.
Bijvoorbeeld bij internationale verzendingen dia via een aparte sleutel moeten lopen.
Het valt u wellicht op dat de velden op dit scherm bijna identiek zijn aan de velden uit het vorige scherm. Dat is ook zo. Verdere toelichting op de velden staan in het hoofdstuk hiervoor.

Naam  Verplicht 
Naam van de configuratie  Ja 
API key  Ja 
Klantnummer  Ja 
Klantcode  Ja 
Locatienummer  Ja 
Standaard verzendproductcode  Ja 
Bestand extensie voor printen  Nee 
Bestel cutoff tijd  Nee 
Systeem draaien in sandbox-modus  Ja 
Zondag sortering  Nee 

Webshop instellingen

Voor de webshop zijn er meerdere instellingen aanwezig. Sommige kunt u zelf aanpassen, andere kunt u aanvragen bij de helpdesk. Alle instellingen die hieronder worden benoemd hebben betrekking op de Checkout/afrekening pagina op de webshop.

Instellingen in beheer van Logic4:

  • Houdt rekening met cut-off tijden ingesteld op artikelniveau. Op artikelniveau kan een cut-off tijd worden opgegeven. Bv. voor een muis is dit 23:00 voor een ladder 16:00. Als er een ladder in het winkelmandje is geplaatst wordt de cut-off tijd 16:00. 
  • Afhaallocaties openingstijden niet mee sturen. Afhaallocaties bij PostNL hebben een openingstijd, standaard wordt de openingstijd van 08:00 gebruikt, hierdoor vallen sommige afhaallocaties af. Als deze instelling aan staat wordt er geen rekening met de openingstijd gehouden. 
  • Geen rekening houden met voorraad bij standaard verzending. Standaard dienen alle artikelen voorradig te zijn om het eerstvolgende standaard aflevermoment te bepalen en te tonen aan de klant. Als u zonder voorraad toch het eerstvolgende aflevermoment wilt tonen dient deze instelling aan te staan.
  • PostNL standaard bezorging niet tonen bij bezorging op tijd en datum. In de popup voor het kiezen van een eigen datum + tijd de standaard bezorging afleveroptie niet tonen.
  • Verberg PostNL tijdvak voor Belgische afleveradressen. Als de klant een belgisch afleveradres kiest kunt u ervoor kiezen om de tijdsvakken niet te tonen maar alleen te werken met de standaard bezorging.

Instellingen in eigen beheer:
Tegenwoordig kunt u eigen instellingen voor de webshop beheren in het website domein wijzigen scherm:

  • Toon avondlevering als optie bij bezorgvoorkeuren. Standaard staat deze instelling aan. Als u de avondlevering niet als optie wilt tonen in de lijst met te kiezen opties kunt u deze instelling uit zetten. 
  • Toon bezorging op tijd en datum als optie bij bezorgvoorkeuren. Standaard staat deze instelling aan. Als u de keuze voor datum/tijd niet als optie wilt tonen in de lijst met te kiezen opties kunt u deze instelling uit zetten. 

Handleiding standaard pakket

In deze korte handleiding gaan we de verzendmethode inrichten en een label aanvragen voor een standaard pakket verzending.

Benodigdheden 

  • Account informatie verkregen van PostNL .
  • Systeem of configuratie instellingen zijn gevuld.

Maak een nieuwe verzendmethode aan:

Selecteer het type ‘PostNL’, eventueel een configuratie en koppel de zones + betaalmethodes.
De volgende stap is het koppelen van de afleveropties, je kunt meerdere afleveropties aan 1 verzendmethode koppelen bv. overdag levering, ochtend of avond.
Open het tabblad ‘PostNL’, open een bestaande afleveroptie of maak een nieuwe aan:

Kies de productcode die van toepassing is voor de desbetreffende afleveroptie zie de documentatie over productcodes.
Als u de optie ‘afleveren bij buren’ wilt gebruiken kunt u de productcode in het veld eronder vullen.
Het bedrag is optioneel en is een extra bedrag wat de klant dient te betalen bv. €5,00 voor een avondlevering.
Sla de afleveropties + verzendmethode op.

U kunt de verzendmethode koppelen aan de webshop of in de backoffice bij het aanmaken van een order:

Verander de verzendmethode naar de aangemaakte PostNL verzendmethode. Op dat moment veranderen er een paar dingen in de order:

  • Er komt een klokje naast de verzendmethode, hiermee kan de eerstvolgende afleverdatum worden opgehaald bij PostNL.
  • In het tabblad ‘Verzendopties’ is het mogelijk om de afleveroptie te selecteren bv. naar avondlevering of ochtend.

Voor nu selecteren we de verzendoptie ‘Overdag’ en klikken we op het klokje, hierdoor wordt de indicatieve leverdatum gevuld:

De laatste stap is niet verplicht, als er geen datum wordt gevuld bepaald PostNL de datum (waarschijnlijk de eerstvolgende werkdag).

De order is nu klaar voor uitlevering + verzending. Lever de order uit:

De uitlevering wordt aangemeld richting de API van PostNL. Er wordt een verzendlabel uitgeprint, de track en trace wordt toegevoegd aan de order:

Handleiding Brexit

Om verzendingen naar het VK te ondersteunen zijn er een aantal wijzigingen toepast op de PostNL koppeling. In deze korte handleiding richten we de koppeling in voor verzendingen buiten de EU.

EORI nummer
Vul als eerst het EORI nummer in de systeeminstellingen:

Douane informatie
Bij het versturen van verzendingen naar landen buiten de EU is het verplicht douane informatie mee te sturen over de artikelen die verzonden worden. Op artikelniveau is daarvoor een HS code (goederencode) beschikbaar gekomen:

Verzendmethode
Er is een apart type verzendmethode beschikbaar voor verzendingen naar buiten de EU:

Op het tabblad ‘PostNL’ dient een barcode identifier/range te worden opgegeven, deze kunt u opvragen bij uw PostNL accountmanager.

Als laatste stap dient u 1 of meerdere afleveropties toe te voegen. De verzendmethode kan nu gebruikt worden bij orders voor buiten de EU.

FAQ

“Er is iets misgegaan tijdens het printen, ik wil het label opnieuw printen”
Verzendlabels die bij PostNL zijn opgevraagd worden 2 weken lang bewaard bij de order/factuur. Deze zijn opnieuw te printen door het document te openen via DMS, documenten inzien:

De gekoppelde documenten worden getoond, dubbelklik op het verzendlabel om deze nogmaals te openen:

Let op! Labels worden maximaal 1 week bewaarde bij de order/factuur. Na deze week verdwijnt het verzendlabel, de track en traces blijven uiteraard wel opgeslagen.

“Mijn PostNL verzendmethode komt niet tevoorschijn bij een order richting het buitenland”
– Richt de verzendmethode in met het type ‘PostNL Cargo EU’ en koppel de juiste zones:

– Zorg dat er afleveropties zijn ingesteld:

“Foutmelding bij het printen van de verzend labels”
Als onderstaande foutmelding naar voren komt is Adobe Acrobat niet geinstalleerd. Volg hiervoor de volgende link.

“Te dikke verzendcodes / barcodes” 

Afgelopen weken kwamen er klachten / vragen binnen dat de verzendlabels van PostNL werden afgekeurd omdat de barcode te ‘dik’ was. Wanneer je voor het barcode type de 200 dpi instelt, dat er dan weer juiste labels worden gegenereerd:  

 

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen?

Neem dan contact op met de Servicedesk door een e-mail te sturen naar help@logic4.nl
Geschreven door
Heeft dit artikel geholpen?
0
0

Nieuws

Over Logic4

Logic4 ontwikkelt en implementeert een alles-in-één oplossing voor bedrijfssoftware en e-commerce. Als enige partij in Nederland bieden we een totaalpakket voor webshop, voorraad, artikelbeheer, kassa, inkoop, orderverwerking, CRM, facturatie, boekhouding, B2B/B2C, managementinformatie en meer. Onze klanten zijn (middel)grote groothandels, vakhandels en retailers. Zij profiteren voor een vast maandelijks bedrag van een volledig geïntegreerde frontoffice en backoffice en continue gratis doorontwikkeling.