Een offerte, order en factuur hebben in Logic4 altijd een status. Die status is een tekst die zelf is aan te passen en voorzien kan/moet worden van functionaliteit. Zo kan een orderstatus ervoor zorgen dat een order niet gefactureerd kan worden of bijvoorbeeld geen voorraad reserveert. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je dit doet.
Opzoeken van een orderstatus
- Ga naar het tabblad ‘Orders’.
- Open het subkopje ‘Inrichten’.
- Kies voor ‘Order status’.
Inrichten of aanpassen van een orderstatus
- Geselecteerd item: Selecteer hier de orderstatus die je wilt aanpassen of kies voor de knop ‘Nieuw’ aan het einde van het veld om een nieuwe status aan te maken.
- Naam: Pas hier de naam van de status aan of typ een nieuwe naam indien er bij 1 is gekozen om een nieuwe status aan te maken.
- Kleur: Iedere status kan een eigen kleur krijgen. Die kleur wordt dan getoond in het offerte-, order- en factuuroverzicht. Als er een kleur is aangemaakt dien je eerst opnieuw in te loggen alvorens deze zichtbaar wordt.
- Voorraad reserveren: Als deze optie wordt aangevinkt als de status voorraad reserveren als een order of factuur deze status krijgt.
- Opnemen in inkoopproces: Als deze optie wordt aangevinkt kunnen artikelen middels het inkooporderadvies worden ingekocht op basis van een tekort in een order.
- Offerte/order/factuur gesloten: Als deze optie wordt aangevinkt zal de status ervoor zorgen dat de offerte, order en factuur volledig gesloten worden. Deze optie staat standaard aan bij de status ‘gesloten’. Er is dan niets meer aan te passen. Daarnaast zorgt deze optie er bij een factuur voor dat deze in de openstaande posten debiteur komt. Dat overzicht toont alleen verkoopfacturen met een status waarbij deze optie aanstaat. LET OP: Als dit vinkje wordt uitgezet bij een status kan dat ervoor zorgen dat er géén openstaande posten meer aanwezig zijn!
- Offerte: Als deze optie wordt aangevinkt is de status specifiek toegekend voor een offerte. Een offerte heeft vaak eigen statussen die je niet bij een verkooporder wilt tonen. Middels deze optie kan dat onderscheid gemaakt worden. Staat deze optie uit, dan is de status niet te selecteren bij een offerte.
- Mag niet gefactureerd worden: Als deze optie wordt aangevinkt kan een verkooporder met die status niet gefactureerd worden via bijvoorbeeld de automatische facturatie.
- “Bestellen per … stuks”: Bij een artikel kunnen deze aantallen worden ingevoerd op het tabblad ‘voorraad’. Als deze optie wordt aangezet houdt de status rekening met die aantallen.
- “Minimale inkoop”: Bij een artikel kunnen deze aantallen worden ingevoerd op het tabblad ‘voorraad’. Als deze optie wordt aangezet houdt de status rekening met die aantallen.
- Mag gepickt worden: Als deze optie wordt aangezet mag een order met die status worden gepickt. Er kan dan een pickbon gemaakt worden.
- Afleveradres overnemen: Bij een dropshipment order is het mogelijk om het afleveradres uit de verkooporder mee te nemen naar de inkooporder, mits de inkooporder aangemaakt is via het inkooporderadvies. Als deze optie wordt aangezet zal bij een verkooporder met die status het afleveradres worden overgenomen naar de inkooporder.
- Orderstatus uitsluiten: Als deze optie wordt aangevinkt, dan worden verkooporders met die status uitgesloten van een inkoopadvies per leverancier. Dat is mogelijk via het inkooporderadvies.
- Opslaan en sluiten: Als deze orderstatus naar wens is ingericht klik dan op de knop ‘Opslaan en sluiten’, zodat de instellingen actief worden.
Weergave van ingerichte statussen in het orderoverzicht
Als de statussen zijn gericht en (indien gewenst) ook voorzien zijn van een kleur dan kan het er als volgt uitzien:
