Binnen Logic4 is het mogelijk om zelf offerte-, order- en factuurstatussen aan te maken. Deze zijn hetzelfde dus vanaf nu spreken we voor het gemak alleen nog maar over de orderstatus. Voorbeelden van statussen kunnen zijn: ‘Open’, ‘Wachten op betaling’, ‘In behandeling’, etc. Deze statussen kunnen ook worden voorzien van kenmerken om een status zo meer toegevoegde waarde te geven. Door het zelf kunnen aanmaken van een orderstatus kan het orderproces overzichtelijk en efficiënt worden ingericht.
Daarnaast kan er in verschillende vensters worden gefilterd op deze statussen. Dat maakt het makkelijk om snel overzichten te creëren van de workflow.
Door te gaan naar het tabblad ‘Orders’ en te klikken op ‘Order status’ onder het kopje ‘Inrichten’ wordt het venster voor het aanmaken geopend. Hieronder is het scherm afgebeeld waarop de orderstatus ingericht kunnen worden:
Geselecteerde items: Als hier staat ‘>selecteer> dan kan er een nieuwe status worden aangemaakt. Als een bestaande orderstatus aangepast moet worden dan kan hier de betreffende orderstatus worden aangeklikt middels de dropdown.
Nummer: iedere orderstatus die wordt aangemaakt krijgt een unieknummer. Hier hoeft verders niets mee te worden gedaan.
Naam: dit is de naam van de orderstatus. Deze naam wordt dan ook weergegeven op de order en de orderbevestiging.
Kleur: het is mogelijk om een orderstatus een eigen kleur mee te geven. Als hier een kleur wordt ingesteld zal die zichtbaar worden in het orderoverzicht venster. Door het aanmaken van kleuren kan een orderstatus snel worden herkend.
Selecteer sleutel: deze regel kan leeg worden gelaten.
Vervolgens is het mogelijk om per status eigenschappen toe te kennen. Hiermee krijgt een orderstatus een bepaalde impact en dus gevolg voor de workflow. Hieronder wordt per instelling aangegeven wat de werking is:
Voorraad reserveren: als dit vinkje wordt aangezet reserveert het systeem de aantallen die in de orderregel staan. Bestelt een klant bijvoorbeeld twee bureaustoelen, dan reserveert het systeem die twee bureaustoelen. Dat heeft gevolgen voor de vrije (beschikbare) voorraad.
Opnemen in inkoop proces: als dit vinkje wordt aangezet dan kan er een inkooporder worden geplaatst op basis van de verkooporder.
Offerte/order/factuur gesloten: dit vinkje betekent dat de offerte, order of factuur definitief wordt gesloten. En ook niet meer te bewerken is. Gebruik dit vinkje daarom alleen bij de status ‘gesloten’.
Offerte: de status mag ook worden gebruikt in het offertescherm. Je kunt middels dit vinkje onderscheid maken welke statussen als order en factuur mogen worden gebruikt en welke niet.
Mag niet gefactureerd worden: als dit vinkje wordt aangezet kan een order met deze status niet gefactureerd worden.
Rekening houden met ”Bestellen per… stuks” van artikel: Deze kan worden ingegeven op artikelniveau. Als dit vinkje wordt aangezet wordt bij die betreffende status rekeningen gehouden met de ingegeven waarde.
Rekeningen houden met ”Minimale inkoop (dropshipment)” van artikel: Deze kan worden ingegeven op artikelniveau. Als dit vinkje wordt aangezet wordt bij die betreffende status rekeningen gehouden met de ingegeven waarde.