Vanaf februari 2023 is de Mailchimp-functionaliteit uit de pilotfase en beschikbaar voor iedereen. In deze handleiding leggen we uit hoe je Mailchimp in combinatie met de Logic4 applicatie kunt gebruiken. Deze is ondergebracht in een nieuw tabblad Marketing waarin deze functionaliteit is geplaatst.
De communicatie met Mailchimp gaat via de API van Mailchimp welke je kunt afnemen binnen je Mailchimp account.
Alle inrichtingen ten aanzien van campagnes worden in het Mailchimp portaal zelf geregeld met de input vanuit de Logic4 Desktop applicatie.
Let op: de laatste versie van deze handleiding is te vinden op ons Selfservice portaal.
Als je wilt beginnen met de integratie met Mailchimp mag je je eerst hiervoor aanmelden. Dit doe je door een melding aan te maken in het Topdesk portaal van Logic4 met het verzoek om te starten met Mailchimp. Logic4 zal dan de licentie voor jou activeren.
Ga niet verder met de inrichting totdat Logic4 akkoord heeft gegeven op de activatie van de licentie.
Om te beginnen met Mailchimp heb je een account van Mailchimp nodig. Om Logic4 met Mailchimp te kunnen laten communiceren is het noodzakelijk om binnen Mailchimp een zogenaamde API-key aan te maken. Deze vind je linksonder onder je accountnaam: druk op Profile en selecteer vervolgens Extra’s – API-keys.
Heb je nog geen API key aangemaakt, druk dan op Create A Key:
Vervolgens kun je in Logic4 Desktop deze API-key invullen. Ga hiervoor naar onderdeel Marketing en selecteer onder groep Integraties het onderdeel Mailchimp.
Vul de API key in en druk op Opslaan en sluiten.
In het Mailchimp portaal wordt gewerkt met Audiences wat gelijk staat aan Publieken in de Logic4 applicatie.
Een publiek is een soort verzamelbak waarin je je klanten wilt plaatsen vanuit waar je vervolgens een campagne wilt starten.
Direct na het invoeren van de API key in Logic4 wordt gevraagd of je bestaande audiences in Mailchimp ook in Logic4 wilt gebruiken. Vink de audiences aan waaraan je nieuwe ontvangers vanuit Logic4 wilt toevoegen. Je kunt deze stap ook overslaan of op een later moment uitvoeren vanuit Marketing, Groep Publieken, Publiek en selecteer knop Synchroniseer publieken.
Let op: bestaande Contacts binnen de Mailchimp Audience worden niet naar Logic4 overgezet.
In het Mailchimp portaal wordt gewerkt met Accounts, wat gelijk staat aan Ontvangers in de Logic4 applicatie. Elke ontvanger kent 1 e-mailadres: dit adres is binnen een publiek altijd uniek.
Nadat je de API-key van Mailchimp hebt ingevoerd, gaat Logic4 voor jou direct ontvangers toevoegen. Deze ontvangers zijn niet gekoppeld aan een publiek. Het is niet mogelijk om zelf handmatig ontvangers toe te voegen. Deze worden namelijk automatisch toegevoegd op basis van de volgende twee criteria:
Als aan een van beide voorwaarden wordt voldaan, wordt het e-mailadres (van de debiteur of de abonnee) en de naam toegevoegd als ontvanger binnen het marketingdomein. Zodra je dus een nieuwe debiteur met een aankoop hebt of een nieuwe nieuwsbriefabonnee, dan wordt deze direct toegevoegd als ontvanger.
Een ontvanger die is aangemaakt op basis van een aankoop wordt automatisch gekoppeld aan de tag Aankoop.
Een ontvanger die is aangemaakt op basis van een nieuwsbriefabonnement, wordt automatisch gekoppeld aan de tag Nieuwsbrief.
Meer over tags in de paragraaf hieronder.
Het initieel aanmaken van ontvangers duurt, afhankelijk van de grootte van jouw relatiebestand, een flinke tijd. Het is niet mogelijk om tijdens deze intiële actie publieken, ontvangers of tags te wijzigen. Je kunt dus pas aan de slag zodra deze actie is voltooid.
Om goed met Mailchimp te kunnen werken is het belangrijk te begrijpen op basis van welke uitgangspunten de integratie tussen Logic4 en Mailchimp is gemaakt.
De integratie is volledig gebaseerd op het koppelen van tags. Dit zijn labels waarmee je ontvangers en publieken kunt kenmerken. Je kunt onbeperkt tags aanmaken binnen Logic4. Een voorbeeld van een tag is Verkochte artikelgroepen X en Y of Debiteuren Nederland. Je hebt hier alle vrijheid in. Hoe je deze het best en het snelst kunt aanmaken, lees je verderop in deze handleiding.
Tags zijn de bepalende factor. Het is belangrijk om te weten, dat een ontvanger pas aan de Audience in Mailchimp wordt toegevoegd zodra zowel de ontvanger in Logic4 als het publiek in Logic4 dezelfde tag gekoppeld hebben. Alleen dan wordt het contact in Mailchimp aan de Audience gekoppeld.
Dit is de absolute essentie van de koppeling: een overeenkomstige tag tussen een publiek en een ontvanger leidt tot het aanmaken (of bijwerken) van deze ontvanger binnen Mailchimp. Onderstaande afbeelding illustreert deze werking.
Aanvullend is het goed te weten dat Logic4 leidend is voor zowel publieken (Audiences), ontvangers (Contacts) en tags:
Nadat de technische inrichting is uitgevoerd en de initiële synchronisatie van publieken en ontvangers is afgerond, kun je aan de slag met het aanmaken van tags en eventueel extra publieken.
Controleer in je mailchimp-licentie hoeveel Audiences (publieken) en hoeveel Contacts (ontvangers) je maximaal mag toevoegen. Logic4 stopt met aanmaken van Audiences en Contacts als het maximum is bereikt.
Het onderstaande scherm bestaat uit vier onderdelen.
De connectie is al gelegd. Het scherm Mailchimp heb je verder niet meer nodig. Wil je op een later moment een nieuw Mailchimp account koppelen, dan kun je eenvoudig de API-key wijzigen.
De Mailchimp diagnostic test is niet van belang: deze is enkel relevant indien er fouten optreden binnen de synchronisatie.
In de Logic4 applicatie kun je zelf een publiek aanmaken:
Op het moment dat je in de Logic4 Desktop applicatie een publiek hebt aangemaakt dan wordt deze in Mailchimp ook zichtbaar onder Audience:
Let op: binnen de marketingwereld wordt het als bad practise gezien om meerdere Audiences aan te maken. Elke Audience bevat eigen Accounts binnen Mailchimp: een e-mailadres dat binnen 2 Audiences bestaat, is dus dubbel. Aanvullend brengt Mailchimp kosten in rekening op basis van het aantal Audiences en het aantal Contacts dat je in gebruik hebt. We adviseren derhalve om het aantal Audiences minimaal te houden.
Tags zijn bedoeld om je te helpen bij het organiseren van het benaderen van je klanten. Zoals gezegd kun je aan een publiek of aan ontvangers bepaalde tags mee geven.
Je kunt deze in de Logic4 Desktop applicatie aanmaken. In dit voorbeeld hebben we een tag Klanten NL aangemaakt:
In tegenstelling tot een Audience is een tag niet direct zichtbaar in het Mailchimp portaal. Je dient deze te koppelen aan een publiek of een ontvanger.
Hieronder voegen we de tag Klanten NL toe aan het publiek Logic4.
Na opslaan van het publiek is de tag gekoppeld Klanten NL gekoppeld aan het publiek Logic4. Als je de gekoppelde tag niet ziet, sluit dan dit scherm en open het opnieuw.
Hier heb je inzicht in de ontvangers die beschikbaar zijn.
Met de overige knoppen Tag(s) toevoegen en Tag(s) verwijderen kun je voor de opgegeven selectie aan ontvangers handmatig tags toevoegen of verwijderen.
Naast kunnen toevoegen van tags per ontvanger kun je ook de uitgebreide tagwizard gebruiken. Deze wizard is bedoeld om op basis van orderkenmerken en op basis van debiteurkenmerken tags te koppelen en ontkoppelen.
Je start de Tagwizard vanuit het Ontvanger overzicht of vanuit het Tag overzicht.
De tagwizard bestaat uit 3 stappen:
Zodra je de wizard opstart vind je, na het welkomscherm, het tab Debiteuren:
Je kunt een debiteurenfilter instellen door Toevoegen te selecteren.
Het grid toont alle resultaten: in onderstaand voorbeeld behoren 163 debiteuren tot de selectie.
Selecteer Filter toepassen om de filter in de Tagwizard toe te passen: de e-mailadressen van deze selectie debiteuren worden doorgegeven aan de tagwizard.
Je kunt de selectie heropenen als je nog wat wilt wijzigen.
Het is mogelijk om meerdere filterselecties binnen de debiteuren toe te passen. De selecties worden uiteindelijk bij elkaar gevoegd.
Het kan zijn dat er uiteindelijk minder ontvangers worden toegevoegd dan het resultaat in het grid. Dit kan 2 oorzaken hebben:
1. De ontvanger (e-mailadres) bestaat al binnen het publiek
2. Meerdere debiteuren hebben hetzelfde e-mailadres
Na het selecteren van Volgende in stap Debiteuren kom je in de tab Orders terecht:
Identiek aan de tab Debiteuren kun je ook hier een filter instellen maar dan op ordereigenschappen. Je kunt deze orderfilter instellen door Toevoegen te selecteren.
Het grid toont alle resultaten: in onderstaand voorbeeld behoren 280 orders tot de selectie.
Selecteer Filter toepassen om de filter in de Tagwizard toe te passen: de e-mailadressen van de debiteuren die zijn gekoppeld aan deze orders worden doorgegeven aan de tagwizard.
Je kunt de selectie heropenen als je nog wat wilt wijzigen.
Het is mogelijk om meerdere filterselecties binnen de orders toe te passen. De selecties worden uiteindelijk bij elkaar gevoegd.
Als je filters op zowel debiteuren als orders toepast, worden alleen e-mailadressen toegevoegd als ontvanger die in beide selecties voorkomen.
Na het selecteren van Volgende in de vorige stap Orders kom je in de tab Actie en tag terecht.
Als eerste krijg je de vraag of je een tag wilt koppelen of ontkoppelen op de ingestelde selectie. In dit geval kiezen we voor de optie Koppelen. Vervolgens kies je de tag die je wilt koppelen:
We selecteren nu de tag Klanten NL en drukken opnieuw op Volgende:
Bij grote aantallen kan het even duren: wacht tot de voortgangsbalk de 100% heeft aangetikt.
Indien de tag wordt gekoppeld, zal deze niet dubbel worden toegevoegd.
Indien een tag moet worden ontkoppeld maar deze niet is gekoppeld aan de geselecteerde ontvanger, dan wordt de betreffende ontvanger genegeerd.
Het koppelen en ontkoppelen van een tag betreft vaak een grote groep e-mailadressen/ontvangers. De acties van het (ont)koppelen en toepassen binnen Mailchimp is een losstaand proces en kan de nodige tijd in beslag nemen. Het kan dus even duren voordat je de wijzigingen in Mailchimp terug ziet. In de tussentijd kun je Logic4 gewoon blijven gebruiken.
Na het toepassen van de tagwizard, zie je dat het aantal ontvangers binnen het publiek is aangepast. In dit geval zijn er in totaal 44 unieke e-mailadressen toegevoegd.
Nadat de synchronisatie met Mailchimp is voltooid, zie je dat het aantal contacten is toegevoegd aan de Audience:
Via View contacts kom je in de lijst waarin je de klanten ziet met de gekoppelde tags:
Zoals je ziet worden alle tags van een ontvanger meegenomen naar Mailchimp. Het is echter in dit voorbeeld echter alleen de tag Klanten NL die deze ontvangers aan het publiek Logic4 koppelt. Als deze tag van een ontvanger wordt verwijderd, zal deze ook uit het publiek worden verwijderd.
Mailchimp is nu klaar voor alle campagnes!
Audiences, Contacts en Tags worden in Logic4 Desktop bepaald: Logic4 is leidend.
Statussen van een Contact zijn echter een ander verhaal: de status wordt altijd door Mailchimp bepaald en gezet. Logic4 is hierin volgend.
Alle nieuwe contacten binnen Mailchimp worden aangemaakt met de status Geabonneerd (Subscribed).
In Mailchimp zie je deze status ook in de audience grid terug: 
Zodra een contact zich uitschrijft vanuit een mailing uit Mailchimp, zal deze in Mailchimp de status Unsubscribed bevatten:
Je kunt in Mailchimp een contact ook handmatig op Unsubscribed plaatsen. Open het betreffende contact en selecteer Unsubscribe onder Actions.
Binnen Logic4 Desktop is deze zichtbaar als Uitgeschreven:
Een uitgeschreven Contact binnen Mailchimp telt gewoon mee in de facturatie.
Als het contact voor jou niet meer relevant is en je niet meer voor het contact wilt betalen aan Mailchimp, heb je de optie om dit contact binnen Mailchimp te archiveren. Ga binnen Mailchimp naar Audiences – All contacts en vink de contacten aan die je wilt archiveren. Onder Actions vind je de optie Archive:
Zodra je de waarschuwing bevestigt, zijn de contacten gearchiveerd.
Een gearchiveerd contact in Logic4 wordt met status Gearchiveerd getoond.