Logic4

ITS gebruiken als RMA oplossing

Binnen Logic4 hebben we het tabblad ‘ITS’. De afkorting ITS staat voor ‘Internal Ticketing System’. Deze module kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt waaronder voor RMA. Een ITS project aanmaken voor RMA kan op twee verschillende manieren. Namelijk vanuit de verkooporder / verkoopfactuur (creditfactuur) of door naar het tabblad ‘ITS’ te gaan en vanuit daar een nieuw ITS project te openen.

ITS project aanmaken vanuit de verkooporder of verkoopfactuur

In de verkooporder of in de factuur staat rechtsboven in het scherm de knop ‘ITS’. Deze knop is zichtbaar mits de ITS module is aangeschaft. Door op die knop te klikken opent een dropdown met daarin drie opties. De optie die gekozen moet worden is ‘ ITS aanmaken’. Als daar voor gekozen wordt zal een nieuw ITS project worden aangemaakt waarin alle relevante gegevens direct worden overgenomen vanuit de betreffende verkooporder of factuur. Bestaat een order uit verschillende artikelen dan zal er eerst een venster worden geopend waarin gekozen moet worden voor een artikel. Het is mogelijk om alle artikelen in dit overzicht te selecteren alleen kan er maar één in een ITS project worden getoond. Het programma pakt in dit geval het laatste artikel waarop geklikt is. 

In het scherm wat zich vervolgens opent zijn in dit geval de relatiegegevens, Betreft en een deel van de details al gevuld. Deze gegevens komen dus vanuit de verkoopfactuur. Alle ingevulde gegevens zijn nog te wijzigen of aan te passen. Hieronder worden de relevante gegevens voor RMA behandeld. Dus niet alle velden!

Betreft: 
Artikel: artikel waarover de klacht / opmerking gaat.
Artikel omschrijving: deze omschrijving wordt rechtstreeks vanuit de verkooporder of verkoopfactuur gehaald.
Order: dit veld wordt gevuld als de its vanuit een order wordt aangemaakt
Factuur: dit wordt gevuld als de its vanuit een verkoopfactuur wordt aangemaakt.
CRM: als er een CRM project wordt gekoppeld dan wordt dat nummer hier zichtbaar.

Omschrijving:
Naam: hier kan de naam van het its project worden gevuld
Datum: datum van aanmaak van het its project (is nog te wijzigen)
Aangemaakt door: hier zal de medewerker naam komen te staan.
Verantwoordelijk: hier kan middels een dropdown de gewenste medewerker worden geselecteerd.
Opgelost zijn voor: datum waarvoor het gereed moet zijn.
Afgehandeld op: datum waarop de klacht / opmerking van de klant is opgelost.

Details: (op het tabblad ‘ITS’ onder het kopje ‘Inrichten‘ kunnen de opties zelf worden aangemaakt)
Type: hier kan het type project worden neergezet. Voorbeelden zijn: ‘transportschade’ of ‘Service melding’.
Status: hier kan de status van het its project worden neergezet. Voorbeelden zijn: ‘ter beoordeling’, ‘plannen’ of ‘Afgehandeld’.
Groep: dit veld wordt vaak gebruikt om de (artikel) groep neer te zetten. Gaat het om bijvoorbeeld tafels, machines, etc.
Project: dit is een vrij in te vullen veld
Prioriteit: dit is een vrij in te vullen veld. Voorbeelden zijn: ‘laag’ of ‘hoog’.
Level: dit is een vrij in te vullen veld.

Vrije velden: (op het tabblad ‘ITS’ onder het kopje ‘Inrichten’ kunnen de opties zelf worden aangemaakt)
Schade type: hier kan het type schade worden gevuld. Voorbeelden zijn: ‘krassen’, ‘deuken’ of ‘storing’.
Schade oorzaak: de schade kan verschillende oorzaken hebben. Voorbeelden zijn: ‘inkoopfout’ of ‘productiefout’.

Gebruik van tabbladen ITS project

Hieronder worden belangrijkste tabbladen benoemd die voor RMA van belang kunnen zijn. Per klant zal er verschillend met RMA worden omgegaan dus mocht een tabblad hieronder ontbreken dan betekent dat niet dat deze niet gebruikt kan worden voor RMA.

Omschrijving: op dit tabblad kan de omschrijving worden gevuld van het probleem, klacht of retourproces. De tekst kan voorzien van worden van hyperlinks, plaatjes en andere info. Desgewenst kan de omschrijving ook in HTML worden ingegeven.
Documenten: Op dit tabblad kunnen documenten als afbeeldingen, .pdf documenten of andere type bestanden worden toegevoegd. In het geval van RMA zijn afbeeldingen relevant. De bestanden die hier worden opgeslagen kunnen direct via de knop: ‘Verzenden als bijlage’ per mail worden verzonden naar een geadresseerde.
Emails: dit tabblad laat al het mailverkeer zien wat er geweest is met bijvoorbeeld de klant of de leverancier. Met name in het geval van RMA zal contact met de klant van groot belang zijn. Als er op de webshop gebruikt wordt gemaakt van een aanmeldformulier voor RMA dan is het (let op: is maatwerk) mogelijk die aanvragen hier binnen te laten komen.
Orders: alle orders die te maken hebben met de case kunnen hier gekoppeld worden.
Agenda: hier kunnen alle afspraken in vastgelegd worden. Deze agenda kan vanuit its worden gevuld maar ook worden ingezien vanuit het tabblad communicatie > agenda.
Inkooporder: koppel hier alle inkooporders die verband houden met dit artikelen en die relevant zijn voor de RMA. Hiermee blijft het overzicht wanneer het artikel is ingekocht en kan er ook makkelijk worden gekeken of de ‘klacht’ verband houdt met een bepaalde productieserie.

 

 

Heeft u na het lezen van dit artikel nog vragen?

Neem dan contact op met afdeling klantgeluk door een mail te sturen naar help@logic4.nl
Geschreven door
Heeft dit artikel geholpen?
0
0

Over Logic4

Logic4 ontwikkelt en implementeert een alles-in-één oplossing voor bedrijfssoftware en e-commerce. Als enige partij in Nederland bieden we een totaalpakket voor webshop, voorraad, artikelbeheer, kassa, inkoop, orderverwerking, CRM, facturatie, boekhouding, B2B/B2C, managementinformatie en meer. Onze klanten zijn (middel)grote groothandels, vakhandels en retailers. Zij profiteren voor een vast maandelijks bedrag van een volledig geïntegreerde frontoffice en backoffice en continue gratis doorontwikkeling.