ITS Formulieren

Gebruikersrecht toekennen aan gebruikersgroep voor ITS formulier

Als je een licentie hebt voor ITS en deze is geactiveerd dan is deze beschikbaar.

Heb je net de licentie aangevraagd en zie je de velden nog niet terug in je Logic4 Desktop applicatie? Dan dien je de applicatie even opnieuw op te starten.

Per gebruikersgroep kan vervolgens ingesteld worden of een gebruiker een ITS formulier mag aanmaken/beheren.
Dit doe je door te gaan naar Tabblad: Gebruikers –> Groep: Rechten –> Gebruikersgroep rechten.
De beheerder kan vervolgens voor zichzelf en voor de betreffende gebruikers het gebruikersrecht activeren:

ITS formulier aanmaken

Nadat de licentie actief is en het gebruikersrecht is toegekend heb je als gebruiker de mogelijkheid om een ITS formulier aan te maken.
Dit ITS formulier is gekoppeld aan het ITS systeem in de Logic4 Desktop applicatie.

Om een ITS formulier aan te maken ga je naar Tabblad: ITS –> Groep: ITS formulier –> ITS formulier aanmaken:

1. Geef hier de interne naam op, bijvoorbeeld Klachtenformulier.
2. Geef hier op wie het formulier heeft aangemaakt.
3. Geef hier op wie verantwoordelijk is voor de afhandeling van de ingevulde formulieren. Dit komt terug in het ITS overzicht.
4. Geef hier het Bedrijfsmailadres op. Hier worden de emails van het ingevulde formulier naar toe gestuurd
5. Als de instelling [ ] Tonen voor ingelogde gebruikers is geactiveerd dan is enkel het ITS formulier zichtbaar voor een gebruiker die is ingelogd.
   Als de instelling [ ] Tonen voor niet-ingelogde gebruikers is geactiveerd dan is het formulier enkel voor niet-ingelogde gebruikers zichtbaar.
   Als beide instellingen zijn geactiveerd dan is het ITS formulier voor zowel een gastgebruiker als ingelogde gebruiker zichtbaar.
   Als de instelling [ ] Email naar klant verzenden is geactiveerd dan zal de klant (mits het email template is aangemaakt) een email ontvangen. Over de emailtemplates later meer.
6.  Als deze instelling is geactiveerd en een ingelogde gebruiker heeft een gekoppeld contactpersoon dan kan hij uit deze lijst de juiste contactpersoon kiezen.
7. Deze instelling is enkel beschikbaar voor ingelogde gebruikers en in te stellen in combinatie met [ ] Tonen voor ingelogde gebruikers. Er wordt een dropdown getoond waarin de gebruiker een van zijn orders kan selecteren. Let op: als deze instelling is geactiveerd dan kan de optie Factuur niet worden geselecteerd.
8. Deze instelling is enkel beschikbaar voor ingelogde gebruikers en in te stellen in combinatie met [ ] Tonen voor ingelogde gebruikers. Er wordt een dropdown getoond waarin de gebruiker een van zijn facturen kan selecteren. Let op: als deze instelling is geactiveerd dan kan de optie Order niet worden geselecteerd.
9. Deze instelling is enkel beschikbaar voor ingelogde gebruikers en in te stellen in combinatie met [ ] Tonen voor ingelogde gebruikers. Er wordt een dropdown getoond waarin de gebruiker een artikel kan selecteren uit de eerder gekozen Order of Factuur.
10.  Als je een vaste waarde in elk nieuw ITS-ticket wilt zien (bijvoorbeeld Reparatieverzoek website), dan kun je deze hier invullen. Laat je deze leeg, dan kan de gebruiker zelf een tekst invullen in zijn formulier.
11.  Dit is het veld type vanuit ITS. Selecteer hier (middels multiselect) alle waarden waaruit de gebruiker op de website moet kunnen kiezen.
12.  Dit is het veld Status vanuit ITS. Selecteer hier (middels multiselect) alle waarden waaruit de gebruiker op de website moet kunnen kiezen.
13.  Dit is het veld Groep vanuit ITS. Selecteer hier (middels multiselect) alle waarden waaruit de gebruiker op de website moet kunnen kiezen.
14.  Dit is het veld Project vanuit ITS. Selecteer hier (middels multiselect) alle waarden waaruit de gebruiker op de website moet kunnen kiezen.
15.  Dit is het veld Prioriteit vanuit ITS. Selecteer hier (middels multiselect) alle waarden waaruit de gebruiker op de website moet kunnen kiezen.
16.  Dit is het veld Level vanuit ITS. Selecteer hier (middels multiselect) alle waarden waaruit de gebruiker op de website moet kunnen kiezen.
17.  Dit betreft het veld Type vanuit ITS. Selecteer hier (middels multiselect) alle waarden waaruit de gebruiker op de website moet kunnen kiezen.
18.  Idem als nr. 17.
19.  Idem als nr. 17.
20.  Dit betreft een vrij veld en is naar eigen ingeving in te vullen vooraf of vrij in te laten vullen door de gebruiker.
21.  Idem als nr. 20.
22.  Idem als nr. 20.
23.  Met deze optie bied je de klant de mogelijkheid een bestand te uploaden. Let op: Maximale bestandsgrootte is 4MB. De bestanden worden opgeslagen in de database en onder het ITS ticket in de Logic4 Desktop applicatie getoond. Het bestand is voor de gebruiker toegankelijk en aan te passen.
24.  Met deze optie bied je de klant een mogelijkheid op de webshop om een omschrijving mee te geven.
25.  Met deze optie kun je velden verplicht maken op de webshop. Niet-ingevulde velden worden niet geaccepteerd. Er kan dan geen ITS-ticket worden aangemaakt.
26.  Met deze optie kun je de volgorde van de velden organiseren.

Een aantal velden voor het aanmaken van een ITS formulier in de Logic4 Desktop applicatie is op voorhand al verplicht:

1. Naam van het formulier, Aangemaakt door en Verantwoordelijke moeten ingericht zijn om gebruik te kunnen maken van het ITS formulier.
2. Geef aan of het formulier enkel voor een ingelogde gebruiker is, een niet-ingelogde gebruiker of beide. Anders wordt het formulier niet getoond op de webshop.
3. Naam mag een vooraf ingevulde waarde hebben maar mag ook door de webshop gebruiker worden gevuld en moet minimaal zichtbaar zijn. De waarden Type en Status moeten zichtbaar zijn of een waarde bevatten die voor elk nieuw ITS-ticket wordt opgeslagen.

ITS formulier op de webshop voor een ingelogde gebruiker

Wanneer de stappen zijn doorlopen zoals hier boven beschreven en het ITS formulier wordt opgeslagen dan krijgt deze een <ID> mee. Bij het opslaan van het ITS formulier wordt er een URL [www.url.nl/its/1/formulier.html] opgebouwd waarin dit <ID> is opgenomen.

ITS formulier overzicht

In dit scherm zie je een overzicht van alle aangemaakte ITS formulier.

Als een ingelogde gebruiker navigeert naar de URL waar dit formulier staat dan krijgt men onderstaand formulier te zien:

De gearceerde opties zijn enkel beschikbaar voor een ingelogde gebruiker. Zoals eerder in deze handleiding benoemd, kan dit een orderveld zijn of een factuurveld maar nooit beide. De webshop gebruiker kan hier dan een contactpersoon, een order of factuur en een betreffend artikel selecteren waar het betrekking op heeft.

1. Enkel de gekoppelde contactpersonen van een debiteur kunnen hier geselecteerd worden.
2. Je kunt een order selecteren. Let op: afhankelijk van de keuze bij het ITS formulier kan dit ook een Factuur zijn.
3. Op basis van de gekozen order of factuur kan men een artikel selecteren. Let op: Als de verplichting niet is aangevinkt in het ITS formulier in de Backoffice dan hoeft men dit niet te selecteren.

Voorbeeld van een ingevuld ITS formulier:

Bovenstaande is verzonden. Het ITS ticket wordt aangemaakt en is in de Logic4 Backoffice applicatie beschikbaar:

1. Hier worden de gegevens van de ingelogde webshop gebruiker getoond welke het formulier op de webshop heeft ingevuld.
2. Indien de webshop gebruiker een contactpersoon heeft geselecteerd in het formulier dan wordt deze hier gekoppeld weergegeven.
3. Hier wordt het artikel, de artikelomschrijving en bijbehorende order getoond welke de webshop gebruiker in het formulier heeft geselecteerd.
4. Dit betreffen de overige gegevens die de klant heeft gevuld in het formulier.
5. Bij een ITS ticket wordt altijd een Samenvatting gegenereerd in het ITS systeem in de Logic4 Desktop applicatie. Dit biedt jou als gebruiker de mogelijkheid om het ITS project te printen.
6. De documenten die een webshop gebruiker heeft geüpload worden hier geplaatst.

ITS formulier op de webshop voor een niet-ingelogde gebruiker

Buiten de velden die je optioneel kunt toevoegen of verplichten zit er een verschil in het ITS formulier waar je als gebruiker geen invloed op hebt.
Bij een niet-ingelogde gebruiker is het namelijk niet mogelijk om een contactpersoon, order, factuur en artikel te selecteren op de webshop, zoals een ingelogde gebruiker dit wel kan.
Let hier dan ook op bij het inrichten van een ITS formulier voor niet ingelogde gebruikers. De ITS velden zijn vrij te gebruiken en de labels zijn zowel op de webshop als in de Backoffice te wijzigen. Hierover later meer.

Voorbeeld ITS formulier niet-ingelogde gebruiker:

De velden voor de NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats), telefoonnummer en e-mailadres worden automatisch toegevoegd. Het e-mailadres is verplicht, alle andere velden zijn optioneel. Als de niet-ingelogde gebruiker deze velden vult, dan wordt dit in de omschrijving in het ITS-ticket in de Backoffice weergegeven.

Voorbeeld:

In dit voorbeeld geeft de klant zijn gegevens op en geeft een duidelijke omschrijving van het probleem en geeft hierbij ook het ordernummer mee. Het ITS formulier is ook te koppelen aan een CMS pagina, hierdoor kun je content toevoegen naast het ITS formulier. Hierover later meer.

Het ITS formulier wordt door de gebruiker verzonden en er wordt een ticket aangemaakt in de Logic4 Desktop applicatie:

1. In tegenstelling tot een ITS formulier welke gekoppeld is aan een ingelogde gebruiker worden hier niet de relatie gegevens getoond. Deze zijn wel later te koppelen vanuit het ITS-ticket.
2. Artikel, order of factuur is niet bekend zoals dat bij een ingelogde gebruiker wel het geval is. Deze gegevens zijn later wel te koppelen vaniot het ITS-ticket.
3. Hier wordt de omschrijving van het probleem getoond welke de webshopgebruiker heeft ingevuld op de webshop.
4. De NAW-gegevens worden netjes onder de omschrijving van het probleem geplaatst. Zo heb je een mooie samenvatting van het ticket welke de klant heeft ingestuurd via de Webshop.

Inrichten van email templates voor intern en klant

Om je klant een email te sturen dat zijn/haar ticket succesvol is aangemaakt kun je een email template aanmaken. Het zelfde geldt voor je eigen organisatie als je op de hoogte gehouden wilt worden van ITS-aanvragen via het formulier.
Richt hiervoor de volgende email templates in:

1. Email template met Template key: WebsiteEmail_Itsformulier voor klant
2. Email template met Template key: WebsiteEmail_Itsformulier voor winkel

Na het verzenden van het ITS-formulier krijgt de klant een email gestuurd mits de instelling [ ] Email verzenden naar klant is geactiveerd voor je ITS formulier.
Als je Bedrijfsemail vult en een template aanmaakt voor de winkel dan krijg je als organisatie ook netjes een email dat er een ITS formulier op de Webshop is gevuld.

Let op: elk ITS-formulier maakt gebruik van dezelfde e-mail template. Het is dus niet mogelijk om voor een ITS-formulier een specifiek e-mail template te maken.

CMS pagina koppelen aan ITS Webshop formulier

Het is ook mogelijk om extra content aan de linkerkant van je ITS formulier toe te voegen. Het <ID> welke wordt aangemaakt bij het opslaan van het ITS formulier heb je nodig om een CMS pagina hieraan toe te voegen.
In dit voorbeeld heeft het ITS formulier ID=1 en de URL is www.url.nl/its/1/itsformulier.html.

Om content toe te voegen maak je een losse CMS pagina aan met de volgende sleutel: Next-ITSform-1 (waarbij dit laatste nummer het ID is van het ITS formulier).

Let op:
Elke aangemaakt ITS formulier krijgt een eigen unieke <ID>.

1. Maak een CMS pagina aan en kies voor een Titel die je wilt tonen voor je webshop gebruiker (bijvoorbeeld Klachtenformulier).
2. Zet hier de selecteer sleutel Next-ITSform-<ID> waarbij het <ID> dus hoort bij het ITS formulier welke je getoond hebt.
3. Voeg hier tekst toe die je wilt tonen naast je ITS formulier
4. Zorg er voor dat je CMS item ook zichtbaar is op de betreffende webshop.

Resultaat:

1. Hier wordt de “Naam op website” titel getoond van je CMS pagina
2. De content die je hebt geplaatst onder “Tekst” van je CMS item

Op basis van het ITS formulier en de mogelijkheid tot het toevoegen van content ben je in staat je webshop gebruiker van informatie te voorzien die relevant is voor je webshop formulier.

Mogelijkheid om de Labels te laten wijzigen

De ITS module kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Daarvoor is er de mogelijkheid voor zowel de Desktop applicatie als de webshop om de Labels te laten vertalen.
In de Backoffice betekent dat deze velden net als in je ITS aanmaken scherm te wijzigen zijn.

Zo ben je in staat om de velden van je ITS formulier overeen te laten komen met de ITS formulieren in je ITS aanmaken scherm.

Deze velden zijn ook voor de webshop te laten vertalen:

In bovenstaand voorbeeld zien we dat de de velden Locatie, Type ITS en Type afhandeling nu overeenkomen met het ITS aanmaken scherm in de Logic4 Desktop applicatie.

Het laten wijzigen van deze labels geeft je de mogelijkheid om de ITS module voor verschillende doeleinden te gebruiken.

Het wijzigen van deze labels kan enkel door de Servicedesk of je consultant uitgevoerd worden. Stuur hiervoor een email naar help@logic4.nl en geef hierbij duidelijk aan welke je velden gewijzigd wilt hebben.