Vanuit Logic4 is het mogelijk om een SEPA betaalopdracht aan te maken. Om dit efficiënt te laten verwerken is het noodzakelijk om vooraf het Dagboek en de grootboekrekening voor SEPA aan te maken en deze te koppelen bij de Systeem Instellingen op het tabblad Administratie. Daar staat een regel genaamd: ‘Tussenrekeningen SEPA betalingen’. Middels het pijltje verschijnt er een dropdown waaruit het juiste dagboek gekozen kan worden.
Door vervolgens op het tabblad ‘Administratie’ te klikken op de ‘SEPA betaalopdracht aanmaken’ in het menu SEPA verschijnt het venster waarin de SEPA betaalopdracht aangemaakt kan gaan worden. Vervolgens zijn er een aantal belangrijke knoppen zichtbaar:
Facturen toevoegen: Op deze knop kan geklikt worden om verkoopfacturen te selecteren en toe te voegen
Posten toevoegen: Op deze knop kan geklikt worden om verkoopfacturen te selecteren en toe te voegen
Bestand aanmaken: Als alle facturen zijn toegevoegd en de instellingen staan goed wordt middels de knop het SEPA bestand aangemaakt die vervolgens ingelezen kan worden in de bank.
Export: Middels deze knop kan de gehele SEPA batch worden geëxporteerd naar Excel.
Verwerken op tussenrekening: Als op deze knop wordt gedrukt worden alle facturen afgeboekt (staan niet meer open) en wordt het totaalbedrag op de daarvoor aangemaakte tussenrekening geboekt.
Crediteuren en debiteur info: Middels deze twee knoppen kan er snel naar de debiteuren- en crediteurenkaart worden gegaan.
Gemaakt op: Hier staat de datum waarop de batch is aangemaakt.
Gemaakt door: De gebruiker die het bestand heeft aangemaakt.
Naam intern: Hier komt standaard de datum te staan maar dat is naar eigen wens aan te passen.
Verstuurd op: Op welke datum wordt het bestand ingelezen in de bank.
Gewenste uitvoerdatum: Op welke datum dient het SEPA bestand verwerkt te worden in de bank.
Extra omschrijving: Dit betreft een vrij veld en is puur administratief bedoeld. Deze omschrijving gaat niet mee de bank in.
Als er wordt gekozen voor de knop ‘Facturen toevoegen’ zal de openstaande postenlijst crediteuren geopend worden. Selecteer hier de facturen die mee moeten worden genomen in de SEPA betaalbatch. Dat kan door aan het begin van de regel een vinkje te zetten bij de facturen die mee moeten gaan en vervolgens links bovenin het scherm te kiezen voor ‘geselecteerd’.
Als vervolgens de bestanden zijn ingevoegd kan er nog worden gekozen om het bedrag ineens te betalen of als deelbetaling te verwerken. Dat kan door een bedrag in te vullen bij ‘Incassobedrag’. Als bij de klant een betalingskorting van kracht is kan in de betaalopdracht gekozen worden om deze wel of niet mee te nemen. Die instelling is bedienen door het vinkje aan te zetten bij ‘Rekening houden met betalingskorting / kredietbeperking’. Die is te vinden onder het veld ‘Extra omschrijving’.
Als alles juist is ingesteld en ingevoerd kan het SEPA bestand worden aangemaakt door te klikken op ‘Bestand aanmaken’. Om de financiële boeking te maken dient er geklikt te worden op ‘Verwerken op de tussenrekening’ Op dat moment worden de inkoopfacturen afgeboekt (volledig of deels) en wordt het totale bedrag van de SEPA betaling geboekt naar de tussenrekening die is ingesteld. Bij het verwerken van de bank zal er na enkele dagen een bedrag worden afgeboekt t.a.v. de SEPA betaling. Dat bedrag kan vervolgens worden overgeboekt naar de tussenrekening SEPA.
