Voor de klant is het mogelijk om via de webshop het bestelde artikel weer te retourneren mits hij is ingelogd. De klant kan dan aangeven wat het probleem is, welke oplossing de klant wenst en hierbij opmerkingen en afbeeldingen toevoegen aan de retour aanvraag.
In deze handleiding wordt uitgelegd welke inrichtingen er moeten worden uitgevoerd om retour-orders aan te maken en te verwerken voor zowel backoffice (Logic4 Software) als de webshop.
Om de retourenmodule te gebruiken dien je als eerste interne orderstatussen aan te geven voor deze retouren.
Via tabblad: Orders –> Inrichten –> Order status kun je nieuwe order statussen aanmaken.
Voor beide statussen hoeft er niks aangevinkt te worden. Zodra de statussen zijn aangemaakt dienen we vervolgens de retour categorieën aan te maken.
Een retourorder bestaat binnen Logic4 uit een oplossing en een probleem welke samen als retour-categorie wordt gekenmerkt. Hiervoor dienen we het probleem te koppelen aan een oplossing.
Via het tabblad: Artikelen –> Retourneren –> Retour oplossingen kun je een oplossing aanmaken.
Omdat we een oplossing in de retour categorie moeten koppelen aan een probleem, dien je een retour probleem aan te maken.
Via het tabblad: Artikelen–>Retourneren–>Retour probleem kun je een probleem aanmaken en deze vervolgens koppelen aan een oplossing.
Om het probleem en de oplossing binnen een retour categorie te plaatsen dien je ook email templates aan te maken omdat deze later gekoppeld moeten worden.
Maak 3 email templates aan:
1. Retourorder aangemaakt: Bevestiging voor de klant (gebruik template “WebsiteEmail_Retour_Order_Aangemaakt”)
2. Retourorder ontvangen: Bevestiging dat het product is ontvangen (gebruik template “WebsiteEmail_Retour_Order_Ontvangen”)
3. Retourorder verwerkt: Bevestiging dat de ontvangen retourorder is verwerkt en wat de vervolgstappen zijn. (gebruik template “WebsiteEmail_Retour_Order_Ontvangen”)
Retour order template aanmaken gaat via tabblad: Instellingen –> Email –> Email template overzicht.
Als dit is gedaan kun je de retour categorie verder gaan inrichten.
Je kunt retourcategorie nog verder uitbreiden met een kolom “Template aangemaakt”.
Deze kun je gebruiken als je de klant een bevestiging wilt sturen dat zijn/haar retourorder onderweg is en welke oplossing er is opgenomen in de retour.
Voeg als je dit ook wilt gebruiken template van het type WebsiteEmail_Retour_Ontvangen_Bevestiging toe.
Via het tabblad:Artikelen –> retourneren –> Retour categoriën kan de retourmodule verder worden ingericht voor de backoffice.
Via het scherm “probleem categorie” kun je de de retour categorie koppelen aan de webshop, aangeven wanneer deze van toepassing is en welke probleem-oplossing koppeling hierop van toepassing is:
1. Geef hier de naam op van de retour categorie (in dit voorbeeld is dit Niet goed, geld terug binnen 14 dagen)
2. Hier kun je het aantal dagen opgeven. Let op: de systeemdatum is altijd +1 dag (klant kan immers ook om 23.59 uur nog een retour order plaatsen, vanaf de volgende dag gaat dus de termijn in voor de debiteur).
3. Hier kan worden aangegeven of dat er een handmatige goedkeuring vereist wordt of dat het systeem dit doet.
4. Kies hier de betreffende verzendmethode van de retourorder.
5. Kies hier de retour order status bij het aanmaken van een retourorder.
6. Kies hier de status bij het binnenboeken van de retourorder.
7. Hier kun je de categorie koppelen aan een probleem en de oplossing welke hier van toepassing op is.
8. Hier zie je de gekoppelde oplossing aan het probleem.
9. Hier kies je de standaard webshop + gekoppelde webshops met bijbehorende retour order Email templates.
10. Hier kun je artikelgroepen koppelen aan de probleem categorie. Hierbij geef je aan welke artikelgroepen er alleen in aanmerking komen voor deze retour categorie.
11. Hier kun je artikelen koppelen aan de retour categorie. Dit zijn dan de artikelen welke alleen in aanmerking komen voor de gestelde oplossing welke is gekoppeld middels deze retour categorie.
De volgende stap is het aanmaken van de CMS (Content Management System) pagina’s voor de retouren. Deze is gekoppeld aan https://domeinnaam.nl/retouren.html en is zichtbaar als klant is ingelogd.
Vervolgens ziet het er aan de voorkant (webshop) als volgt uit.
Via https://domeinnaam.nl/retouren.html komt klant (mits deze is ingelogd) uit op de pagina met een overzicht van de bestellingen. Er worden in eerste instantie 5 “laatste” bestellingen getoond.
Vervolgens kan de klant het betreffende artikel selecteren en retourneren en ziet de klant ook waar het artikel voor in aanmerking komt en hoeveel garantie er nog op zit. In onderstaande voorbeeld komt dit artikel terug in de retour categorie “Niet goed, geld terug binnen 14 dagen”.
Nadat de klant het artikel heeft geselecteerd welke de klant wil retourneren kan hij aangeven wat het probleem is en welke oplossing de klant wenst.
In het volgende scherm krijgt de klant de mogelijkheid om een omschrijving toe te voegen en een bestand te uploaden.
Als de retour aanvraag is ingediend ziet de klant ook het retour ordernummer (mits dit is meegenomen als variabele in de tekst bij de CMS pagina).
De teksten/titels Retour-Order-Finished etc. zijn uiteraard in de CMS aan te passen.
LET OP: als je ingesteld hebt dat klanten ook mogen retourneren zonder ingelogd te zijn maak dan een CMS pagina aan met de sleutel “Retouren-Zonder-Account” om ook deze pagina te voorzien van algemene retourinformatie tekst.
Als de klant via de webshop een retourorder aanvraag heeft ingediend is deze binnen Logic4 zichtbaar via het tabblad: Orders –> Retour orders –> Retour order overzicht.
Als je de retour order opent zie je dat het artikel op -1 staat met de status Retour: levering binnen geboekt. Nadat de retour order is beoordeeld kan de status bij “goedgekeurd op” worden aangepast naar de datum van goedkeuring en dient de status van de retourorder op open gezet te worden. Daarna kan de retour weer worden binnen geboekt middels “Uitlevering aanmaken”. In het zelfde scherm kun je ook (als klant kiest voor nieuw, vervangend artikel) een nieuw artikel toevoegen zodat deze vanuit het zelfde scherm uitgeleverd kan worden. Kiest de klant niet voor een nieuw of vervangend artikel dan volstaat alleen het binnen boeken van de retour order.
