Binnen Logic4 is het mogelijk om op verschillende manieren een inkooporder te plaatsen. Dat kan handmatig, via het inkooporder advies of via de module ‘inkoopadvies o.b.v. van prognose’. Middels deze module kun je het systeem een inkoopadvies laten berekenen waarbij rekening wordt gehouden met:
- Levertijd leverancier
- Verwachte voorkoopaantallen (prognose) van een artikel
- M3 van een artikel
- M3 van het vervoersmiddel waarmee de goederen worden bezorgd
- Openstaande inkooporders
- Openstaande verkooporders
Vervolgens kan een inkooporder worden geplaatst voor de betreffende leverancier. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe de module is in te richten en welke handelingen moeten worden gedaan om een inkooporder te (laten) genereren.
Let op: deze module is optioneel en zit niet standaard in een pakket. Voor deze module wordt dus een extra vergoeding in de maand gevraagd.
De afmetingen en gewicht vullen bij een artikel
Om de module te laten uitrekenen hoeveel procent van bijvoorbeeld de container wordt gevuld bij een bepaalde inkooporder dient op het artikel de juiste maten te worden ingegeven. Met name bij scheepvaart geldt een regel dat 70% van de container gevuld moet worden voordat deze wordt verzonden.
Ga naar het tabblad ‘Artikelen’ en kies daar voor ‘Artikeloverzicht’. Zoek het juiste artikel op en open de stamgegevens. 
Vul op het tabblad ‘Dimensies/Gewichten’ de juiste gegevens in voor het artikel. Als het om enkele artikelen gaat kan dit prima met de hand worden gedaan. Wil je veel artikelen in 1x voorzien van deze data dan is het advies om dat via logiport te doen. Dan kun je middels een import dit aanpassen voor veel meer artikelen.
Levertijd van een leverancier vullen
De module wil graag weten wat de levertijd van de leverancier is in dagen. Hierdoor weet het systeem wanneer de inkooporder uiterlijk geplaatst moet worden.
Ga naar het tabblad ‘Relaties’ en kies daar voor ‘Crediteurenoverzicht’. Zoek de juist crediteur op, ga naar de stamgegevens en klik op het tabblad ‘Financieel/Overig’:
Genereren van een verkoopprognose
Omdat de module rekening kan houden met prognoses is het mogelijk om voor een artikel een verkoopprognose aan te maken. Het ingeven van de prognose gaat op basis van weken. Het ingeven kan op twee manieren:
- een groei ingeven bovenop de verkochte aantallen van vorig jaar. Bijvoorbeeld: de verwachting is dat er in 2020 10% meer verkocht gaan worden van het artikel. Het systeem weet de exact verkochte aantallen van afgelopen jaar per week. Vorig jaar werd er in deze week 100 stuks verkocht. Dan is de prognose in 2019 voor die week 110 stuks.
- handmatig een prognose ingeven als het bijvoorbeeld een nieuw artikel is of een artikel die vorig jaar gedeeltelijke is verkocht.
De verkoopprognose kan worden ingegeven op het tabblad artikelen en onder het kopje ‘Artikelen’ te kiezen voor ‘Artikel verkoopprognose’. Het volgende scherm wordt dan geopend:
- Als je verkoopprognose van 1 artikel wilt invoeren dan kun je middels dit veld zoeken in het artikeloverzicht.
- De type periode is nu nog standaard week. Alle prognoses kunnen daarom alleen per week worden ingevoerd.
- De weergave is altijd per jaar. Dus bij alle historische gegevens worden er 52 weken getoond.
- Het aantal realisatie jaren is het aantal jaar dat wordt teruggekeken voor de historische verkopen. Als je hier 2 invult dan worden de jaren 2018 en 2019 getoond. Bij het berekenen kijkt het systeem altijd naar het laatst jaar. In het voorbeeld hierboven is dat dus 2019.
- Wil je meerdere artikelen tegelijk selecteren kies dan voor deze optie. Als je hierop klikt ga je naar het artikeloverzicht en kun je meerdere artikelen tegelijk selecteren. Bijvoorbeeld van dezelfde leverancier of dezelfde artikelgroep. Let op: er zit een maximum aan het aantal artikelen door zwaarte van de berekening.
- Hier kan worden ingegeven voor welke weken en jaren je een prognose wilt maken. In het voorbeeld hierboven is er een prognose ingegeven voor 1 jaar.
- Dit is de startweek
- Dit is de eindweek (52 is de hoogste notering)
- Het is binnen Logic4 mogelijk om met meerdere filialen te werken. Als dat het geval is kan die splitsing hier worden ingegeven. Werk je niet met fililalen laat dit veld dan op ‘selecteer’ staan.
- Hier kan de verwachte groei voor het prognose jaar worden ingegeven. In het voorbeeld hierboven staat hier 25%. Dat betekent dat we in bijvoorbeeld 2020 25% meer denken te verkopen van het artikel of artikelen dan afgelopen jaar. De bijbehorende aantallen rekent het systeem dan zelf uit.
- Een artikel wordt vaak per stuk verkocht. Stel dat er vorig jaar in deze week 1 stuk is verkocht en ik verwacht dit jaar 25% meer groei dan is dat 1,25 stuk. Als dit vinkje wordt aangezet rond hij het af naar 1 stuk.
- Als alle variabelen goed zijn gevuld kan de prognose berekend worden. Door op deze knop te drukken gaat het systeem die uitrekenen. Dit kan even duren!
- Als je na stap 12 wijzigingen doorvoert in bijvoorbeeld historische verkopen of de filters dan kan middels deze knop de prognose opnieuw berekend worden.
- Als de verkoopprognose is afgerond kan deze worden opgeslagen door op deze knop te klikken.
- Na stap 12 en 13 worden de gegevens van de prognose hier getoond. De berekende aantallen per week worden in kolommen weergegeven en zijn aanpasbaar. Je kan dus zelf de prognose bijstellen als dat gewenst is.
- De realisatie jaren worden hier getoond. In het voorbeeld is er 1 realisatiejaar ingegeven. Dat is 2018. Het jaar 2019 wordt ook getoond omdat we daar nu inzitten. De berekende aantallen zijn aanpasbaar. In het voorbeeld bevatten veel weken ook geen verkopen. In dat geval wordt de prognose ook nul. Is er van het artikel niets verkocht in het realisatiejaar dan gaat deze niet meer in de prognose. Het artikel wordt dan niet getoond bij stap 15.
- Je zit in dit overzicht dus twee regels, namelijk het huidig jaar 2019 en het realisatiejaar 2018.
