Inrichting BTW Logic4 applicatie per 1 juli 2021

Basis instelling administratie land

De administratie wordt ingericht op basis van een specifiek land waar je als ondernemer gevestigd bent, waar je in het bezit bent van een geldig BTW-nummer en dus BTW plichtig bent. Dit wordt als het binnenland beschouwd en zal per administratie (indien van toepassing) ingericht moeten worden in de systeeminstellingen.
Ga naar systeeminstellingen –> tabblad Algemeen –> Land:

Let op: wijzig nooit zelf het land van je administratie maar doe dit altijd in overleg met de Servicedesk of Consultant.

BTW code binnenlandse levering

Binnenland

Lever je goederen in je administratie land (lees: binnenland) dan wordt op verschillende niveaus gekeken welk BTW tarief er wordt toegepast.

Artikelniveau

Er wordt eerst gekeken of er op artikelniveau een specifieke BTW code is ingericht. Deze specifieke BTW code is in te vullen via het Artikel wijzigen scherm –> Tabblad Prijzen –> Artikel specifieke BTW code verkoop:

Hiermee kun je afwijken op artikelniveau ten opzichte van wat er op artikelgroep niveau is ingesteld.

Artikelgroep niveau

Als op artikelniveau geen specifieke BTW code is ingevoerd dan zal er gekeken worden naar de BTW code die is gekoppeld aan het grootboek Omzet die is gekoppeld aan de artikelgroep.
Voor het controleren van je grootboeken ga je naar: Tabblad: administratie–> Groep: Inrichten –> Grootboeken beheren.

Om je artikelgroep te controleren of deze juist is ingericht ga je naar Tabblad Artikelen –> Groep: Artikelen –> Artikelgroep overzicht uitgebreid –> Zoek de juiste artikelgroep:

Een artikel is altijd gekoppeld aan een artikelgroep. Als artikelen gekoppeld zijn aan bovenstaande artikelgroep en deze worden in een order geplaatst voor een binnenlandse levering dan zal de BTW code 21% excl. zijn op basis van bovenstaande inrichting.

In welke situaties moet ik ook het binnenland (land van de administratie) als zone koppelen aan mijn artikelgroepen?

Wanneer er sprake is van een multi-administratie (Nederlandse administratie — Duitse administratie) moet je ook voor het binnenland de zone grootboek koppeling aan de artikelgroepen koppelen.

Wanneer hoef je dit niet te doen?
Bij een enkelvoudige administratie hoef je voor het administratie land (binnenland) geen zone grootboek koppeling te maken bij de artikelgroep. De administratieve omzetgrootboek rekening is dan leidend. Dit geldt ook voor een multi-administratie (Nederland — Nederland) of (Duitsland-Duitsland).

BTW code zakelijke levering buiten de EU

Als je goederen exporteert naar landen binnen de EU, dan is er onderscheid tussen verkoop aan zakelijke relaties en particulieren klanten.

Zakelijke klanten

Als je verkopen verricht aan zakelijke klanten buiten de EU, dan wordt altijd de BTW code voor Uitvoer gebruikt. Deze staat gelijk aan Rubriek 3a op het aangifte formulier omzetbelasting.

Controleer of je de volgende BTW code in je administratie hebt ingericht.
Ga hiervoor naar Tabblad: Administratie –> Groep: Inrichten –> BTW codes beheren:

1. Vul voor leveringen buiten de EU altijd 0,00% in
2. Kies voor BTW Type / groep voor 3a Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer)
3. Kies hier je gekoppelde omzet grootboekrekening die je wilt hanteren voor omzet registratie leveringen buiten de EU. Je kunt er voor kiezen om één grootboek te gebruiken of deze toch te splitsen.

Er zijn twee manieren om een debiteur voor de BTW afhandeling als zakelijk te kenmerken:

• Bij de zakelijke debiteur is een geldig BTW nummer ingevoerd
• Bij de zakelijke debiteur is de instelling “Altijd zakelijke BTW berekenen” geactiveerd. Deze nieuwe instelling vind je terug in het Debiteur wijzigen scherm –> Tabblad Financieel overig.
  

Particuliere klanten

Indien je een verkoop verricht aan een particuliere klant buiten de EU, dan is het belangrijk om jouw zone grootboekkoppelingen goed in te stellen. Hiermee kun je per zone de gewenste BTW code instellen. Hoewel je namelijk zou verwachten dat alle verkopen buiten de EU met dezelfde BTW code geadministreerd worden, gooit de uitzondering voor het Verenigd Koninkrijk roet in het eten. Particuliere leveringen aan het Verenigd Koninkrijk zijn namelijk wel BTW-plichtig.

Zie voor de juiste inrichting van de zone grootboek koppelingen het volgende onderdeel: BTW code leveringen binnen de EU, onderdeel Particuliere klanten.

Elke zone heeft haar eigen grootboek nodig, waaraan het juiste BTW percentage is gekoppeld. Koppel dus land Verenigd Koninkrijk aan zone Verenigd Koninkrijk met 20% BTW. Voor alle overige landen buiten de EU kun je 1 zone gebruiken met BTW code Uitvoer.

BTW code leveringen binnen de EU

Ook als je goederen exporteert naar landen binnen de EU, dan is er onderscheid tussen verkoop aan zakelijke relaties en particulieren klanten.

Zakelijke klanten

Als je verkopen verricht aan zakelijke klanten binnen de EU, dan wordt altijd de BTW code voor ICP (Intra Communautaire Prestaties) gebruikt. Deze staat gelijk aan Rubriek 3b op het aangifte formulier omzetbelasting.
Controleer en zorg er voor dat onderstaande BTW code in je administratie aanwezig is.
Ga naar Tabblad Administratie –> Groep: Inrichten –> BTW codes beheren:

1. Vul voor leveringen binnen de EU altijd 0% in
2. Selecteer voor leveringen binnen de EU altijd 3b Leveringen naar landen binnen de EU
3. Kies hier je gekoppelde omzetbelasting grootboekrekening.

Er zijn twee manieren om een debiteur voor de BTW afhandeling als zakelijk te kenmerken:

• Bij de zakelijke debiteur is een geldig BTW nummer ingevoerd
• Bij de zakelijke debiteur is de instelling “Altijd zakelijke BTW berekenen” geactiveerd. Deze nieuwe instelling vind je terug in het Debiteur wijzigen scherm –> Tabblad Financieel overig
  

Particuliere klanten

Indien je een verkoop verricht aan een particuliere klant binnen de EU, dan treedt de nieuwe regeling met de OSS-aangifte in werking.
Vanaf het moment dat je boven het drempelbedrag van EUR. 10.000,- komt voor particuliere leveringen naar EU-landen, breng je het BTW tarief in rekening van het EU-land waar de goederen naar verzonden worden.
Blijf je onder deze grens dan kun je er voor kiezen om het binnenlandse BTW tarief in rekening te blijven brengen.

Met de nieuwe OSS-aangifte in Logic4 kun je de aangifte printen die je zelf indient op de website van de belastingdienst. Je ontvangt vervolgens een aanslag voor de verschuldigde omzetbelasting van alle particuliere verkopen binnen de EU. De belastingdienst zorgt er dan voor dat de geïnde belasting wordt verdeeld tussen alle landen.

In Logic4 bepaal je zelf of je de OSS-aangifte wilt gebruiken. Zodra je over de drempel van EUR. 10.000,- aan particuliere verkopen heen gaat (houd dit zelf goed in de gaten), dan moet je alle landen waaraan je levert correct inrichten. Alle particuliere leveringen aan dit land worden dan in de OSS-aangifte opgenomen.

Hoe richt ik dan een EU land op de juiste wijze in?

In dit voorbeeld gaan we het land Duitsland instellen voor de Nederlandse shop. Alle leveringen van Duitsland worden hierdoor opgenomen in de OSS-aangifte. (De nummerreeks die we hanteren is fictief, overleg met je accountant welke nummerreeks jullie dienen aan te houden).

1. Maak eerst een Grootboekrekening aan voor je Omzetbelasting. Ga hiervoor naar Tabblad: Administratie –> Groep: Inrichten –> Grootboeken beheren en kies voor nieuw (als je dit al hebt kun je deze stap overslaan):
   Om de BTW goed te kunnen verantwoorden in je administratie heb je een eigen grootboek nodig voor de omzetbelasting op particuliere leveringen binnen de EU. Per land / zone dient er een aparte omzet grootboekrekening te worden aangemaakt.
2. Maak vervolgens een BTW code aan voor Duitsland. Ga naar Tabblad: Administratie –> Groep: Inrichten –> BTW codes beheren. Let op: Dit moet van het type 00 Geen BTW zijn, Kies voor Nieuwe invoer als je er nog niet één hebt of sla deze stap over.
   
3. Maak  een Grootboekrekening Omzet aan voor Duitsland. Ga naar Tabblad: Administratie –> Groep: Inrichten –> Grootboeken beheren en kies voor nieuw (als je al een Grootboek omzetrekening hebt voor het betreffende land dan kun je dit overslaan).
   

   Elk land heeft haar eigen grootboek nodig, waaraan het juiste BTW percentage is gekoppeld. Hier boven hebben we een aparte Omzetgrootboek rekening aangemaakt voor Duitsland en de BTW code Verkopen Duitsland 19% hier aan gekoppeld.

4. Maak vervolgens een Zone Duitsland aan. Ga hiervoor naar Tabblad: Instellingen –> Groep: Landen –> Zones:
   
   Koppel hier de BTW code welke je hebt aangemaakt voor Duitsland.
5. Koppel vervolgens je Zone Duitsland aan het land Duitsland
   
   Door deze koppeling te maken zorg je er voor dat het juiste BTW tarief voor het land Duitsland wordt berekend.
6. Zonegrootboek koppeling. Aan een artikelgroep kan een Zone specifiek grootboek hangen. Hiermee registreer je per zone/land op welke omzetgrootboek de boeking plaats vindt per land.
   Om deze toe te voegen ga je naar Tabblad: Artikelen –> Groep: Artikelen –> Artikelgroep overzicht uitgebreid –> klik op zoeken om naar een artikelgroep te openen. Ga vervolgens naar tabblad Zone grootboeken:
   
   Als je bovenstaande hebt ingericht dan ben je klaar om aan die betreffende landen binnen de EU je goederen te leveren met de juiste administratieve boekingen.

Landspecifieke prijzen

Binnen de applicatie kun je ook gebruik maken van land specifieke prijzen.

Let op:
Hiervoor dien je ook de zone grootboeken in te richten bij de artikelgroepen en dus per land waar je een land specifieke prijs voor wil inrichten te koppelen. Hiermee is het BTW percentage van de land specifieke prijs altijd gelijk aan het BTW percentage van het ingestelde grootboek in de zone grootboekkoppeling. Doe je dit niet dan kun je geen gebruik maken van deze functionaliteit.

Voorbeeld land specifieke prijs.

Artikel A in Nederland –> EUR. 9,99
Artikel A in Duitsland –> EUR. 9,90

Welke instellingen heb ik nodig om gebruik te maken van land specifieke prijzen?

1. Stel een land specifieke prijs in bij een artikel. Ga naar een artikel –> Tabblad: Land specifieke prijzen:
   
   Sla je artikel op.
2. Als je binnen Logic4 rekening wilt houden met land specifieke prijzen dan kun je de instelling [ Rekening houden met land specifieke prijzen ] activeren. Ga hiervoor naar Tabblad: Instellingen –> Groep: Systeem –> Systeem instellingen –> tabblad: Order.
   
   Sla de instelling op en de functionaliteit van land specifieke prijzen (bij de ingerichte artikelen) is geactiveerd. Op het moment dat dit artikel wordt toegevoegd in een order welke wordt geleverd aan een particuliere klant in Duitsland dan krijgt deze klant in dit voorbeeld dit artikel voor EUR. 9,90 incl. 19% BTW.
3. Wil je op de webshop hier ook gebruik van maken dan kun je de Servicedesk of je Consultant vragen om de webshop instelling: [ Gebruik maken van land specifieke prijzen ] te activeren.
4. Het is ook mogelijk om dit in batch te importeren via Logiport. Ga hier voor naar Tabblad: Instellingen –> Groep: Logiport –> Logiport –> tabblad: Artikelen –> Land specifieke prijzen:
   
   Op deze wijze kun je in batch voor de artikelen per land code de land specifieke prijs inlezen. Let op: Dit betreft enkel het excl. bedrag.

Het in batch kunnen toevoegen van Zone grootboeken aan een artikelgroep

We hebben het mogelijk gemaakt om in batch aan de artikelgroepen per zone het grootboek te koppelen. Ga hiervoor naar Tabblad: Artikelen –> Groep: Artikelen –> Artikelgroep overzicht uitgebreid en klik op zoeken om al je artikelgroepen te tonen. Je kunt ook eventueel filteren op type.
Je kunt vervolgens meerdere artikelgroepen tegelijk selecteren en middels rechtermuisknop kiezen voor Zone-Grootboek koppelingen –> Toevoegen/wijzigen koppelingen of Verwijder koppelingen.

Let op:
Het is niet mogelijk om twee dezelfde zones met een afwijkende omzetgrootboek te koppelen aan een artikelgroep. Wil je gebruik maken van Hoog en Laag tarief. Maak dan een nieuwe artikelgroep aan en koppel je artikelen aan deze groep met het gewenste BTW tarief.

Als we kiezen voor Toevoegen/wijzigen koppelingen dan krijg je dit scherm te zien:

1. Kies hier de Zone
2. Kies hier de Omzet grootboek voor de geselecteerde zone
3. Op het moment dat je een zone selecteert welke al een omzetgroot boek heeft dan zal deze worden overschreven.

Als er wordt gekozen voor Verwijder koppelingen dan wordt dit scherm getoond:

De omzet grootboeken voor de geselecteerde zone en geselecteerde artikelgroepen worden verwijderd.

Het is ook nog steeds mogelijk om dit op artikelniveau in te stellen. Open hier voor een betreffende artikelgroep en ga naar Tabblad: Zone grootboeken.
Selecteer vervolgens de Zone en Grootboek en kies voor Toevoegen.

Controle functie BTW

Om te controleren of de inrichting conform de handleiding goed is gedaan hebben we een tool ontwikkeld.

Stap 1: 

De tool zit achter een gebruikersrecht.
Om deze zichtbaar te krijgen als beheerder stuur een email naar help@logic4.nl om de licentie te activeren.

Ga naar activatie van de licentie naar Tabblad Gebruikers –> Groep: Rechten –> Gebruikersgroep rechten.
Zoek op BTW code test en vink deze aan en sla het recht op. Als je de groep Controle nog niet zichtbaar hebt in je scherm dan selecteer je deze ook in je gebruikersrecht.
Vervolgens kan de beheerder na opnieuw opstarten van de applicatie dit recht toekennen aan overige gebruikers binnen een bepaalde gebruikersgroep.

Stap 2:

Ga naar Tabblad Administratie –> Groep: Controle –> BTW code test. Het volgende scherm word geopend:

1. Kies je administratie (bij multi-administratie kun je bijvoorbeeld ook een Duitse administratie hebben). Alle mogelijke bekende administraties worden hier ingeladen.
2. Hier word het land van de betreffende administratie getoond.
3. Je kunt hier een debiteur selecteren waarvoor je wil controleren op welk BTW tarief je uit komt op het moment dat een artikel in een order wordt geplaatst.
4. Kies hier het Afleverland
5. Kies hier een artikelcode waarvoor je de controle wil uitvoeren
6. Hier zie je de gegevens van de fictieve orderregel
7. Op basis van afleverland, artikel wordt de gekoppelde BTW code getoond
8. Hier wordt een samenvatting gegeven van de uitkomst. Het geeft de controle weer waarnaar gekeken wordt met betrekking tot de BTW regels.

Deze tool stelt je in staat om heel specifiek te controleren of voor een specifiek artikel het juiste BTW tarief wordt berekend.

Samenvattend: Welke wijzigingen worden er doorgevoerd?

In bovenstaande uitleg gaan we uit van de huidige situatie en wat je nu kunt/moet doen om er voor te zorgen dat de administratie per land op de juiste wijze is ingericht om alvast voorbereid te zijn op de nieuwe BTW wetgeving per 1 juli 2021.

LET OP:
De onderstaande wijzigingen zullen gefaseerd worden doorgevoerd en middels de release notes worden gecommuniceerd.

Welke functionele wijzigingen gaan er komen binnen de Logic4 Desktop applicatie?

1. Bij het BTW codes beheren scherm wordt een nieuwe instelling toegevoegd [ B2C binnen EU]. Op het moment dat deze instelling geactiveerd wordt op de BTW code dan gaat deze deel uit maken van de OSS-aangifte en wordt deze meegenomen in het OSS-aangifte rapport.
   
2. Nieuwe rapportage OSS-aangifte. De Logic4 Desktop applicatie zal een nieuwe rapportage bevatten waarin alle particuliere omzet binnen de EU wordt opgenomen in de OSS aangifte (ook afhankelijk van de instelling genoemd bij punt 3). Welke leveringen hierin worden opgenomen is sterk afhankelijk van de inrichting. Wanneer de instelling zoals genoemd bij punt 1 wordt geactiveerd op de BTW code dan wordt deze mee genomen in de OSS-aangifte.
   Verkoop je sporadisch en voor kleine bedragen aan landen binnen de EU (en blijf je onder de drempel van EUR. 10.000 voor leveringen binnen de EU) dan loont zich het niet om de landen in te richten. Het volstaat dan dat de binnenlandse BTW (Land van de administratie) in rekening wordt gebracht en op de binnenlandse aangifte omzet belasting verantwoord moet worden. De OSS-aangifte kun je straks vinden onder Tabblad: Administratie –> Groep: Belasting –> OSS-aangifte
   In dit scherm kun je een startdatum opgeven en een einddatum. Vervolgens kan men het rapport printen.
   Voorbeeld van het rapport:Meer informatie over de OSS aangifte: OSS aangifte 
3. De BTW wordt bepaald aan de hand van het afleverland waaraan de goederen worden geleverd. Er wordt gekeken naar de BTW op artikelniveau gecombineerd met het afleverland van de levering. In de order wordt het afleverland geblokkeerd op het moment dat er een artikel is gekoppeld aan de order. Op dat moment wordt de BTW code bepaald op basis van het artikel in relatie tot het afleverland. Meer informatie hoe dit werkt in de order vindt je hier: Blokkade afleverland
4. Er wordt een nieuwe instelling toegevoegd bij de debiteur [ Altijd zakelijke BTW berekenen ] Deze nieuwe instelling zal worden toegevoegd aan het Debiteur wijzigen scherm –> tabblad Financieel/overig.
   Op het moment dat deze instelling wordt geactiveerd dan wordt deze debiteur als zakelijke klant gezien, ongeacht of deze een BTW nummer heeft of een geldig BTW nummer heeft (dit is dus optioneel in te vullen). Het maakt hierbij niet uit of type debiteur Zakelijk of Particulier is.

Ook de BTW regels voor verkopen via platforms (zoals Bol.com) gaan per 1 juli wijzigen. Er zijn twee situaties waarin het platform zelf verantwoordelijk wordt voor de BTW afhandeling. In alle andere gevallen ligt de BTW afhandeling bij de verkoper.Uitzondering op platformverkopen

• Afstandsverkopen van goederen die van buiten de EU worden ingevoerd en binnen de EU worden geleverd en een waarde van maximaal EUR. 150,- per zending hebben.
• Goederen die vanuit een opslagplaats in de EU door een ondernemer die zelf buiten de EU is gevestigd worden verkocht. In dit geval maakt de waarde van de geleverde goederen niet uit.

Logic4 ondersteunt geen van beide uitzonderingssituaties. Dit is identiek aan het beleid van Bol.com.

Is een van deze situaties wel van toepassing op de onderneming? Neem dan contact op met je consultant

Samenvattend

• Afleverland is leidend voor het bepalen van de BTW
• Leveringen buiten de EU worden altijd gekoppeld aan de BTW code met aangifte rubriek 3a.
• Zakelijke leveringen binnen de EU worden altijd gekoppeld aan de BTW code met aangifte rubriek 3b.
• Particuliere leveringen binnen de EU worden gekoppeld aan het grootboek met bijbehorende BTW code die is gekoppeld aan de zone van het afleverland. Is er geen zone ingesteld dan wordt de binnenlandse BTW in rekening gebracht (gekoppeld aan het land van de administratie).
• Indien de orderwaarde voor particuliere verkopen binnen de EU onder de EUR. 10.000 (excl. BTW) per jaar blijft dan is het niet noodzakelijk om land specifieke BTW codes aan te maken. Het is dan toegestaan om binnenlandse BTW in rekening te brengen.
  Let op: De drempel van EUR. 10.000,- geldt voor verkopen naar alle landen binnen de EU. Dus niet per land.
• Indien je verkoopt via een platform, zal het platform altijd het BTW tarief van het afleverland in rekening brengen. Je bent dan ook verplicht om je BTW inrichting op orde te hebben, ongeacht of je boven de drempel van EUR. 10.000,- komt.
• Uitzonderingen op platformverkopen (de leverancier is gevestigd buiten de EU en levert goederen binnen de EU of de goederen worden geleverd van buiten de EU naar binnen de EU) worden door Logic4 niet ondersteund.