(B) Inrichten eenhedenregistratie

Object typen aanmaken

Als eerste zullen er object typen aangemaakt moeten worden. Als er een nieuw object wordt aangemaakt dient er aan dit object een type worden gekoppeld. Een object type bepaalt of het bijvoorbeeld om een mobiel, printer of scanner gaat.
Klik vanuit het hoofdmenu op “Eenhedenregistratie” en daarna op “Object typen”. Zie screenshot.

Het scherm “Object typen” zal nu geopend worden.
Vul de omschrijving bijvoorbeeld ‘Mobiel’ of ‘Printer’ en sla het type op.

U kunt zelf bepalen hoeveel typen u wilt toevoegen, dit ligt voornamelijk in welke context u de eenhedenregistratie wilt gebruiken. Na het toevoegen van object typen kunnen we beginnen met invoeren van de objecten.

Tellertype aanmaken

Het is mogelijk om meerdere teller types aan te maken. Je kan bijvoorbeeld in het geval van printers een apart type aanmaken voor zowel kleur als zwart of in het geval van mobiele abonnement MB’s. Klik in de Eenhedenregistratie module op “Tellertype aanmaken” kopje of via het ‘Tellertypes overzicht’. Je krijg nu onderstaand scherm te zien.

Voer een naam in, bijvoorbeeld: zwart, kleur of MB’s.

Artikelcode voorschot: selecteer hier het artikel waarop het voorschot geboekt moet worden. Dit artikel kan aangemaakt worden vanuit het artikel overzicht.

Artikelcode verrekening: selecteer hier het artikel waarop de verrekening geboekt moet worden. Dit artikel kan aangemaakt worden vanuit het artikel overzicht.

Na het invoeren van de juiste gegevens klik op “Opslaan en nieuw” om nog een tellertype aan te maken. Klik op “Opslaan en sluiten” om verder te gaan.

Het is ook mogelijk om met een puntensysteem te gaan werken. Maak hiervoor 1 hoofd tellertype aan zoals hierboven beschreven. Daarna zal er per punt een losse tellertype aangemaakt moeten worden. Bij teller type selecteer je dan de hoofd tellertype. Bij aantal tikken multiplier vul je het aantal in waarmee de tikken vermenigvuldigd moeten worden. Bijvoorbeeld: 1, 2 of 3.

Abonnements types aanmaken

Abonnementen kunnen ingedeeld worden in verschillende typen. Klik op “Abonnements types” kopje in de module eenhedenregistratie voor het aanmaken van verschillende typen. Voer een omschrijving in. Bijvoorbeeld: Huur.

Door een vinkje te zetten bij “Uitsluiten voor rendementen” wordt dit type niet meegenomen in het rendement overzicht.

Klik op “Opslaan en nieuw” om nog een type aan te maken. Klik op “Opslaan en sluiten” om verder te gaan.

Na het invoeren van de basis instellingen kunnen we het eerste contract aanmaken. Klik hier voor uitleg over het aanmaken van een contract.

Systeeminstellingen

Bij systeeminstellingen in Logic4 kunnen de volgende zaken ingericht worden m.b.t. de eenhedenregistratie:

• Negatieve afrekeningen toevoegen op order: teruggave van tellertikken worden op de order toegevoegd (met een negatief bedrag)
• Voeg voorschotten van 0 toe aan de order: het kan voorkomen dat er een voorschot van 0 wordt berekend, voeg deze dan toe aan de order zodat de klant dit kan inzien.
• Voorschotten en verrekeningen op losse orders plaatsen: voorschotten + abonnement worden op een aparte order geplaatst. De verrekeningen komen ook op een aparte order.
• Gebruik voorschot/verrekening aantallen als aantal op orderregels: anders wordt het aantal 1 en staan de aantallen in de omschrijving.
• Voeg plaatsing locatie toe aan orderregel voor voorschotten/verrekeningen: voeg de locatie van het contract-object toe aan aan de orderregelomschrijving
• Bij €0,- facturen geen email versturen: als er een €0,- factuur ontstaat, verstuur dan geen email richting de klant.
• Factuurregels niet samenvoegen bij versturen ingestelde factuur rapport: als deze instelling uit staat worden de factuurregels samengevoegd o.b.v. gekoppelde artikelen (bijvoorbeeld alle voorschotregels worden samengevoegd tot 1 regel).
• Order referentie abonnementen & voorschotregels: op het moment dat de instelling ‘Voorschotten en verrekeningen op losse orders plaatsen’ aan staat krijg de order de ingestelde referentie.
• Order referentie verrekeningen: op het moment dat de instelling ‘Voorschotten en verrekeningen op losse orders plaatsen’ aan staat krijg de order de ingestelde referentie.
• Onderhoud orderstatus: als er een nieuw onderhoud wordt aangemaakt, wordt er automatisch een order aangemaakt, de order krijgt de ingestelde status.
• Contract orderstatus: als er een nieuwe order wordt aangemaakt die gekoppeld is aan een contract, krijgt de order krijgt de ingestelde status.
• Rapport voor factuur: specifiek rapport die als bijlage wordt verstuurd bij facturen die zijn gekoppeld aan een contract.
• Tellerorder type 1: bij orders gegeneerd voor voorschotten/abonnementen/verrekeningen krijgt order type 1 deze waarde.

Fleetmanager & Onestop

Er is een mogelijkheid om Logic4 te koppelen aan Fleetmanager of OneStop (alleen beschikbaar voor printer tellerstanden). Dit werkt d.m.v. een API koppeling. In de systeeminstellingen kunnen de gegevens van de API koppeling ingevoerd worden. In het scherm ’tellerstanden invoeren’ wordt met 1 druk op de knop alle tellerstanden gesynchroniseerd. Deze opnames hebben een eigen type (het is slechts ter informatie) en worden toegevoegd aan de historie van een teller. Voor meer uitleg over de werking van de koppeling verwijzen wij naar de afdeling servicedesk.