Een inkooporder kan op twee manieren tot stand komen:
In deze handleiding gaan we manier 2 toelichten en uitleggen. Binnen de ‘Inkooporder manager’ zijn er twee verschillende manieren om een inkooporder te laten genereren. Die worden hieronder verder toegelicht.
De optie ‘Inkooporder per verkooporder maken’ genereert een inkooporder op basis van een bestaande en openstaande verkooporder en koppelt de inkooporder vervolgens aan de verkooporder. Hierdoor is het altijd duidelijk welke inkooporder bij welke verkooporder hoort. Om het aantal te bestellen te berekenen wordt gekeken naar het aantal besteld in de verkoop order, het aantal op voorraad en het aantal gereserveerd of gefactureerd. Voorbeeld:
Aantal besteld in order: 5
Aantal gereserveerd: 2 (drie stuks te weinig op voorraad)
Aantal op vrije voorraad: 0
Te bestellen: 3
Deze functie is niet handig als er extra voorraad besteld moet worden waaraan géén verkooporder ten grondslag ligt!
In het venster hierboven komen er verschillend extra filters naar voren. Deze hebben de volgende functie:
Volledig inkopen per leverancier: als dit vinkje wordt aangezet wordt er niet gekeken naar hoeveel er op voorraad is of hoeveel er gereserveerd zijn. Dan wordt er alleen gekeken naar het veld ‘Aantal besteld in de verkooporder’. En die aantallen worden besteld. Voorbeeld: de klant bestelt 10 items waarvan er 5 op voorraad liggen. Het aantal te bestellen is dan 10. Deze functie wordt veel gebruikt voor dropshipment orders.
Verkooporder commissie veld meenemen naar inkooporder: op orregelniveau kan het veld ‘commissie’ worden gevuld. Voor bijvoorbeeld opmerkingen over een specifieke orderregel. Als die tekst mee moet worden genomen naar de inkooporder kan dit vinkje worden aangezet. De kolom ‘Commissie’ is te vinden in verkooporder. Mocht deze kolom niet zichtbaar zijn controleer dan de grid instellingen en voeg de kolom alsnog toe aan het venster. 
Klantspecifieke orderregels aanmaken: Dit filter zorgt ervoor dat niet per leverancier maar per debiteur een resultaat wordt weergegeven van te maken inkooporders. De gekozen opties en varianten van de orderregel worden dan meegenomen naar de leverancier.
Alle producten van leverancier tonen: Dit filter zorgt ervoor dat alle artikelen worden getoond waaraan de leverancier is gekoppeld. Ook de artikelen waaraan de leverancier als niet actieve leveranciers is gekoppeld worden hier getoond.
Enkele leverancier?: hier kan specifiek voor één leverancier de inkooporders worden gegenereerd.
Filiaal: als er wordt gewerkt met meerdere filialen kan hier een selectie worden gemaakt op basis van de aangemaakte filialen. Er kan per filiaal ook een minimale voorraad gelden, hier wordt dan ook rekening mee gehouden.
Artikelstatus: de artikelstatussen die hier geselecteerd worden komen naar voren bij de resultaten. Bevat een orderregel een artikel die niet in de selectie valt dan wordt deze dus ook niet getoond in het resultatenoverzicht. Lees hier hoe artikelstatussen aangemaakt kunnen worden.
Orderstatus: als er hier een orderstatus(sen) wordt(en) geselecteerd dan worden alleen verkooporders met die status meegenomen in de selectie. Is er wel een status aangemaakt maar wordt die niet getoond in het overzicht? Dan staat bij die status het vinkje: ‘status opnemen in inkoopproces’ niet aan. Kijk dan naar dit artikel.
Als alle filters juist zijn ingesteld kan er gekozen worden voor ‘Te bestellen regels berekenen’. Deze knop is linksonder in het venster te vinden. Vervolgens worden de inkooporders getoond die gemaakt kunnen worden. In de kolom met de lege vierkantjes kan gekozen worden welke inkooporder daadwerkelijk gemaakt mogen worden. Nadat er een selectie is gemaakt kan er rechtsboven in het venster worden gekozen voor ‘Automatische Order’ of voor ‘Handmatige order’. Hieronder een voorbeeld:
Vanaf versie S148 is het mogelijk gemaakt dat je in de inkooporder kunt afwijken van het voorgestelde aantal. Hier zijn nieuwe kolommen aan toegevoegd. Om deze beschikbaar te krijgen dien je eerst de volgende stappen te doorlopen.
Reset altijd eerst de grid instellingen zodat de kolommen allemaal zichtbaar worden.Werking van de kolommen:
Werking van de instelling “Overnemen advies”.
Het is al mogelijk gemaakt om in de kolom “Aantal te bestellen” af te wijken van het geadviseerde aantal. Echter kan dit ook in batch voor alle onderliggende inkooporder regels. Door de instelling [ ] Overnemen advies uit te schakelen krijg je een melding te zien zoals bovenstaand getoond. Bij het selecteren van de optie “Ja” worden alle “Aantal te bestellen” aantallen op 0 gezet. Indien de instelling weer wordt geactiveerd dan wordt de kolom weer gevuld met geadviseerde aantal.
In het onderstaande voorbeeld is een inkooporder gegeneerd op basis van ‘Inkooporder per verkooporder maken’ waarbij ook het vinkje is gezet bij ‘Volledig inkopen bij leverancier’. Hier is dus geen rekening gehouden met gereserveerde voorraad. Linksboven in (onder ‘filiaal’) staat de link naar de verkooporder. De inkooporder is hier dus gekoppeld aan verkoopordernummer: 3000381. Daaronder is die verkooporder getoond. Het voorbeeld:
De optie ‘Openstaande orders’ genereert een inkooporder op basis van een bestaande en openstaande verkooporder en koppelt deze inkooporder vervolgens niet aan de verkooporder. De inkooporders die gegenereerd worden hebben dus ook geen vermelding naar een ordernummer. Om het aantal te bestellen te berekenen wordt gekeken naar het aantal besteld in de verkoop order, het aantal op voorraad en het aantal gereserveerd of gefactureerd én het aantal wat reeds in een inkooporder staat. Voorbeeld:
Aantal besteld in order: 5
Aantal gereserveerd: 2 (drie stuks te weinig op voorraad)
Aantal op vrije voorraad: 0
Aantal reeds in inkooporder: 1
Te bestellen: 2
Vervolgens kan er ook een vinkje worden gezet bij: ‘Minimale voorraad’. In dat geval wordt óók gekeken naar de minimale voorraad. Stel dat in het bovenstaande voorbeeld het betreffende artikel een minimale voorraad heeft van 2 dan zal het advies worden: 2+2 = 4 te bestellen. Voorwaarde is wel dat het aantal bij minimale voorraad gevuld moet zijn. Dat kan door op de artikelkaart naar het tabblad ‘Voorraad’ te gaan en daar de volgende veld te vullen:
Minimale voorraadgrens artikel aanvullen naar maximum: als deze optie wordt aangevinkt wordt er ook gekeken naar het maximale aantal. Voorwaarde is wel dat het aantal bij maximale voorraad gevuld moet zijn. Dat kan door op de artikelkaart naar het tabblad ‘Voorraad’ te gaan en daar het veld ‘Maximale hoeveelheid op voorraad’ te voorzien van een aantal. In de afbeelding hierboven is het veld groen omcirkeld.
Houd rekening met ind. leverdatum vanuit verkooporder: het vinkje waar hier gezet kan worden zorgt ervoor dat de indicatieve leverdatum die meegegeven kan worden vanuit de verkooporder wordt overgenomen op de verkooporder.
Klantspecifieke orderregels aanmaken: dit filter zorgt ervoor dat niet per leverancier maar per debiteur een resultaat wordt weergegeven van te maken inkooporders. De gekozen opties en varianten van de orderregel worden dan meegenomen naar de leverancier.
Enkele leverancier?: hier kan specifiek voor één leverancier de inkooporders worden gegenereerd.
Filiaal: als er wordt gewerkt met meerdere filialen kan hier een selectie worden gemaakt op basis van de aangemaakte filialen. Er kan per filiaal ook een minimale voorraad gelden, hier wordt dan ook rekening mee gehouden.
Artikelstatus: de artikelstatussen die hier geselecteerd worden komen naar voren bij de resultaten. Bevat een orderregel een artikel die niet in de selectie valt dan wordt deze dus ook niet getoond in het resultatenoverzicht. Lees hier hoe artikelstatussen aangemaakt kunnen worden.
Als alle filters juist zijn ingesteld kan er gekozen worden voor ‘Te bestellen regels berekenen’. Deze knop is linksonder in het venster te vinden. Vervolgens worden de inkooporders getoond die gemaakt kunnen worden. In de kolom met de lege vierkantjes kan gekozen worden welke inkooporder daadwerkelijk gemaakt mogen worden. Nadat er een selectie is gemaakt kan er rechtsboven in het venster worden gekozen voor ‘Automatische Order’ of voor ‘Handmatige order’.Hieronder een voorbeeld: