Inkoopleveringen aanmaken en inkoopfactuur verwerken

1.1 Inkooplevering aanmaken op basis van een inkooporder

Vanuit een bestaande inkooporder kan de inkooplevering verwerkt worden.
Eerst zoek je de inkooporder op in het inkooporder overzicht. Ga hiervoor vanuit het hoofdscherm naar Orders -> Inkoop orders -> Inkooporder overzicht. Je kunt daarbij zoeken op Leverancier, Artikel of Inkoopordernummer, maar ook op Datum en Orderstatus:

Nadat je de juiste inkooporder gevonden hebt, klik je erop en kom je in het scherm van de inkooporder terecht. Je kunt dan klikken op “Inkooplevering aanmaken”:

Hierna verschijnt het scherm van de inkooplevering:

Te zien is dat er automatisch een regel is aangemaakt op basis van de inkooporder. De gegevens van de inkooporder staan rechtsboven nog een keer apart vermeld ter controle.

Als alles in orde is, zijn er 2 opties:

• Verwerken
  Bij verwerken worden de aantallen geleverde artikelen toegewezen aan de gekoppelde verkooporder. De inkooplevering is hiermee verwerkt, maar de verkooporder zal nog wel verder verwerkt moeten worden.
• Verwerken en direct uitleveren
  Hierbij wordt de voorraad direct toegekend aan de verkooporder en vervolgens uitgeleverd n.a.v. de verkooporder die aan de inkooplevering ten grondslag ligt.
  In het artikelscherm van het bewuste artikel is de voorraadmutatie terug te vinden die dit laat zien. Eerst wordt de binnengekomen voorraad bijgeboekt in het magazijn, vervolgens vindt de afboeking van het magazijn plaats en wordt de voorraad naar de onderweg/afboeklocatie weggeboekt. Dit ziet er als volgt uit:
  
  De factuur van de verkooporder zal nog wel verwerkt moeten worden door bijvoorbeeld de automatische facturatie.

1.2 Een losse inkooplevering aanmaken

Om een losse inkooplevering aan te maken ga je in het hoofdscherm naar Orders -> Inkoop orders -> Inkooplevering aanmaken:

In het volgende scherm kun je aangeven voor welk filiaal de inkooplevering geldt en wie de leverancier is. Na het kiezen van de leverancier kun je in het veld ‘Inkooporder’ de inkooporders kiezen bij deze leverancier. Je kunt dan de juiste inkooporder zoeken bij de levering die is binnengekomen.

Daarna klik je op Regel toevoegen en vul je de artikelcode in van het artikel dat binnengekomen is. Bij meerdere artikelen gebruik je meerdere regels. Ook vul je de overige gegevens in zoals het aantal stuks dat is geleverd:

Klik hierna op de knop “Verwerken” bovenin het scherm. Er komt een pop-up met de vraag “Weet u zeker dat u de levering wilt verwerken en de voorraad toe wilt kennen?”. Klik hierbij op “Ja” als alles in orde is en je door wil gaan. De voorraad wordt dan toegekend en de levering is verwerkt.

In het inkoopleveringen overzicht (via “Orders” -> “Inkoop orders” -> “Inkoopleveringen overzicht” ) is deze levering nu zichtbaar met de status “Levering verwerkt, wacht op factuur”:

Er is met deze stap alleen voorraad toegekend (de binnengekomen artikelen zijn toegevoegd aan de voorraad).

2. Inkoopleveringen overzicht

Na het invoeren van een inkooplevering is deze zichtbaar in het Inkoopleveringen overzicht.

In het inkoopleveringen overzicht worden alle inkoopleveringen getoond die reeds zijn aangemaakt in het systeem. Dit zijn allemaal goederenontvangsten die vaak op basis van een inkooporder zijn gedaan. Het overzicht van de inkoopleveringen ziet er uit zoals hieronder weergegeven. Per functie en kolom wordt een toelichting gegeven:

1. Met dit filter kan er specifiek op een leverancier (Crediteur) worden gezocht.
2. Met dit filter kan er worden gezocht op een specifieke inkooplevering status. Binnen de inkooplevering zijn er drie statussen belangrijk die de volgende betekenis hebben
   1. Bezig met invoer: er is een inkooplevering aangemaakt maar deze is nog niet verwerkt in het systeem. Er is dus nog géén voorraad bijgeboekt waardoor deze levering ook nog niet zichtbaar is in de inkoopfactuur wizard!
   2. Levering verwerkt, wacht op factuur: de inkooplevering is aangemaakt en verwerkt. Er is alleen nog geen inkoopfactuur gematcht met de betreffende inkooplevering. Deze inkooplevering is dus wel zichtbaar in de inkoopfactuurwizard.
   3. Volledig verwerkt: De inkooplevering is volledig verwerkt én gematcht met een inkoopfactuur. Dus deze inkooplevering is volledig en juist verwerk
3. Met dit veld kan er specifiek op een leveringnummer gezocht worden. Deze is te vinden bij nummer 7.
4. Aan de meeste inkoopleveringen gaat een inkooporder vooraf. Met dit filter kan er gezocht worden op inkoopordernummer. Deze is te vinden bij nummer 13.
5. Als inkoopleveringen aan filialen hangen, dan kan hiermee gefilterd worden.
6. Met dit filter kan er specifiek op een datum worden gezocht.
7. Deze kolom bevat het leveringsnummer. Belangrijk want deze ook komt ook terug bij de inkoopfactuur wizard!
8. Datum van aanmaak van de inkooplevering
9. Van welke leverancier de inkooplevering ontvangen is, kan hier worden gezien.
10. De status van de inkooplevering. De functie hiervan is uitgelegd bij punt 2.
11. Een inkooplevering kan een specifieke type meekrijgen, deze wordt hier getoond.
12. In de inkooplevering kan een omschrijving worden toegevoegd. Deze wordt hier getoond.
13. In deze kolom staat het inkoopordernummer waaraan de inkooplevering gekoppeld is. Een inkoopordernummer kan vaker voorkomen in dit overzicht als de inkooporder in delen is geleverd door de leverancier.
14. Welke gebruiker heeft de inkooplevering aangemaakt wordt hier getoond.
15. Hier staat nogmaals het inkoopordernummer.
16. Dit is de prijs waarvoor het artikel in de INKOOPORDER staat. Dus NIET in de inkooplevering. Een artikel heeft een inkoopprijs (VVP). Bij het plaatsen van de inkooporder kan hier het artikel voor een afwijkende inkoopprijs worden besteld. Die (totaal)prijs wordt hier getoond. In dit geval heeft het artikel een inkoopprijs van €0,-. in de inkooporder.
17. Hier staat de inkoopprijs volgens de VVP. Dus in de inkooporder wordt product X besteld voor €0,- (aangepast door gebruiker) maar volgens het systeem heeft het product een inkoopprijs (VVP) van €100,-. Dan heb je een prijsverschil te pakken. In deze kolom wordt de inkoopwaarde getoond die volgens het systeem erbij hoort. Dus aantallen x VVP.

3. Na inkooplevering: factuur boeken via de Inkoopfactuur wizard

Na het verwerken van de inkooplevering kan de factuur geboekt worden, zodra deze ontvangen is. Hiervoor wordt de inkoopfactuur wizard gebruikt.

Rechten
De medewerker die de inkoopfactuur gaat verwerken, moet eerst de juiste rechten hebben. Om dit in te stellen ga je in het hoofdmenu naar “Gebruikers” -> “Gebruikersgroep rechten”:

Kies in het scherm de juiste gebruikersgroep van de medewerker die de inkoopfactuur wizard gaat gebruiken. Er zijn twee instellingen die aangevinkt moeten zijn voordat de medewerker de inkoopfactuur mag gaan verwerken:

1. Toegang tot het memoriaal: deze optie is te selecteren via Tab:Administratie -> Groep: Dagboeken handmatig -> Memoriaal. De eigenschap “Memoriaal” moet dan aangevinkt zijn:
   
2. Mag memoriaal kosten verdelen over meerdere periodes: Deze instelling geeft al aan wat het doet: de medewerker mag de kosten verdelen over meerdere periodes. Deze instelling is te vinden onder Tab:Administratie -> Instellingen:
   

Inkoopfactuur wizard
Als de rechten goed zijn ingesteld, dan kan de medewerker de inkoopfactuur wizard opstarten. Deze is te vinden onder “Facturatie” -> “Inkoop facturen” -> “Inkoopfactuur wizard”:

In het scherm kan gezocht worden op Leverancier, maar ook op Filiaal en Kostenplaats. Kies bijvoorbeeld de juiste leverancier, waarna aan de rechterkant een lijst met inkoopleveringen tevoorschijn komt. Selecteer hier de inkooplevering(en) waarvoor je de factuur wil verwerken.

Let erop dat de volgende gegevens gevuld moeten zijn om te kunnen factureren:

• Leverancier
• Factuur datum
• Omschrijving
• Factuur/referentie nr.
• Factuur bedrag incl. BTW

Klik hierna op “Verwerken”. Er volgt dan een nieuw scherm: de Dagboek toewijzing.

In dit scherm is te zien hoe de factuur wordt weggeboekt.
Bij dit voorbeeld staat bij de Omschrijving vermeld:

• Inkoopfactuur
• Prijsverschil (indien van toepassing)
• Inkoop test. Dit is de omschrijving die in het scherm hiervoor is meegegeven aan de inkooplevering.

Als alles klopt, kies dan voor “Opslaan en sluiten”.

Er is ook de mogelijkheid om de factuur te verdelen over meerdere periodes. Gebruik hiervoor de knop “Kosten verdelen”. Eerst volgt een pop-up:

Klik op “Ja” en de boeking wordt opgeslagen. Het volgende scherm komt in beeld:

In dit scherm kunnen periodes gekozen worden waarover de kosten moeten worden verdeeld.

Bij periode types kunnen de volgende termijnen gekozen worden:
– maand
– Kwartaal
– Jaar
Ook moet de tegenrekening worden opgegeven voor het wegboeken van de kosten.

In het gebruikte voorbeeld wordt de factuur weggeboekt per kwartaal, gedurende het jaar 2021. Dit gaat bijvoorbeeld naar de tegenrekening ‘Kruisposten’. Na het klikken op de knop “Verwerken” komt het volgende overzicht in beeld:

Als alles klopt, kies dan voor “Opslaan en sluiten”. De boeking wordt opgeslagen en het scherm sluit af.
Daarmee is de boeking afgerond en de inkoopfactuur definitief verwerkt.

4. Teveel aantallen geboekt bij een inkooplevering

Het kan soms gebeuren dat met het verwerken van een inkooplevering de complete inkooporder verwerkt wordt, terwijl achteraf blijkt dat nog niet alles binnen is gekomen met de inkooplevering. In dat geval kan er een tweede inkooplevering worden aangemaakt en kun je dit corrigeren door met negatieve aantallen te werken. De voorraad wordt op die manier gecorrigeerd zodat de aantallen weer kloppen. In onderstaande schermprint wordt uitgelegd hoe je dit invoert: