Inkoopfactuur matchen met een inkooplevering

De inkooplevering

Voordat er gematcht kan worden dient er eerst een inkooplevering aanwezig zijn. De inkoopleveringen (Goederenontvangst) zijn te vinden op het tabblad ‘Orders’ > Inkooporders > Inkoopleveringen overzicht. Zie de screenshot hieronder:

In het inkoopleveringen overzicht worden alle inkoopleveringen getoond die reeds zijn aangemaakt in het systeem. Dit zijn dus allemaal goederenontvangsten die vaak op basis van een inkooporder zijn gedaan. Het overzicht van de inkoopleveringen ziet er uit zoals hieronder weergegeven. Per functie en kolom wordt een toelichting gegeven:

1. Middels dit filter kan er specifiek op een leverancier (Crediteur) worden gezocht.
2. Middels dit filter kan er worden gezocht op een specifieke inkooplevering status. Binnen de inkooplevering zijn er drie statussen belangrijk die de volgende betekenis hebben
   1. Bezig met invoer: er is een inkooplevering aangemaakt maar deze is nog niet verwerkt in het systeem. Er is dus nog géén voorraad bijgeboekt waardoor deze levering ook nog niet zichtbaar is in de inkoopfactuur wizard!
   2. Levering verwerkt, wacht op factuur: de inkooplevering is aangemaakt en verwerkt. Er is alleen nog geen inkoopfactuur gematcht met de betreffende inkooplevering. Deze inkooplevering is dus wel zichtbaar in de inkoopfactuurwizard.
   3. Volledig verwerkt: De inkooplevering is volledig verwerkt én gematcht met een inkoopfactuur. Dus deze inkooplevering is volledig en juist verwerk
3. Middels dit veld kan er specifiek op een leveringnummer gezocht worden. Deze is te vinden bij nummer 7.
4. Aan de meeste inkoopleveringen gaat een inkooporder vooraf. Middels dit filter kan er gezocht worden op inkoopordernummer. Deze is te vinden bij nummer 13.
5. Als inkoopleveringen aan filialen hangen kan daar hiermee gefilterd worden.
6. Middels dit filter kan er specifiek op een datum worden gezocht.
7. Deze kolom bevat het leveringsnummer. Belangrijk want deze ook komt ook terug bij de inkoopfactuur wizard!
8. Datum van aanmaak van de inkooplevering
9. Van welke leverancier is de inkooplevering ontvangen kan hier worden gezien.
10. De status van de inkooplevering. De functie hiervan is uitgelegd bij punt 2.
11. Een inkooplevering kan een specifieke type meekrijgen, deze wordt hier getoond.
12. In de inkooplevering kan een omschrijving worden toegevoegd. Deze wordt hier getoond.
13. In deze kolom staat het inkoopordernummer waaraan de inkooplevering gekoppeld is. Een inkoopordernummer kan vaker voorkomen in dit overzicht als de inkooporder in delen is geleverd door de leverancier.
14. Welke gebruiker heeft de inkooplevering aangemaakt wordt hier getoond.
15. Hier staat nogmaals het inkoopordernummer.
16. Dit is de prijs waarvoor het artikel in de INKOOPORDER staat. Dus NIET in de inkooplevering. Een artikel heeft een inkoopprijs (VVP). Bij het plaatsen van de inkooporder kan hier het artikel voor een afwijkende inkoopprijs worden besteld. Die (totaal)prijs wordt hier getoond. In dit geval heeft het artikel een inkoopprijs van €0,-. in de inkooporder.
17. Hier staat de inkoopprijs volgens de VVP. Dus in de inkooporder wordt product X besteld voor €0,- (aangepast door gebruiker) maar volgens het systeem heeft het product een inkoopprijs (VVP) van €100,-. Dan heb je een prijsverschil te pakken. In deze kolom wordt de inkoopwaarde getoond die volgens het systeem erbij hoort. Dus aantallen x VVP.

Wat heel belangrijk is voor de volgende stap is de journaalpost die wordt gemaakt als de inkooplevering wordt verwerkt (status: inkooplevering verwerkt, wacht op factuur). Op het moment dat de inkooplevering wordt verwerkt maakt het systeem de volgende journaalpost:

grootboekrekening XXXX Te ontvangen inkoopfacturen
AAN: grootboekrekening XXXX voorraad

Deze journaalpost wordt altijd gemaakt door het systeem. Bij het binnenboeken van de goederen wordt de voorraad opgehoogd en als tegenrekening pakt hij de rekening ’te ontvangen inkoopfacturen’. Die tegenrekening is zelf in te stellen. Zie daarvoor de volgende stap.

Instellen van de grootboekrekeningen voor de inkooplevering en inkoopfactuur

De journaalpost zoals hierboven beschreven is (te ontvangen facturen AAN voorraadrekening X) voor wat betreft de grootboekrekeningen zelf in te stellen. Het systeem kijkt bij het maken van journaalpost naar de voorraadrekening per artikelgroep. Ieder artikel hangt aan een artikelgroep en aan die artikelgroep hangt een voorraadrekening. Om deze aan te passen of in te richten dient dus de voorraadrekening van de artikelgroep aangepast te worden. Dat kan door te gaan naar het tabblad ‘Artikelen’ > Artikelgroep uitgebreid. Ze onderstaand voorbeeld.

De tegenrekening die het systeem pakt is in dit voorbeeld ‘1630 – te ontvangen inkoopfacturen’. Die rekening haalt het systeem uit de Systeem instellingen op het tabblad ‘Instellingen’. Door naar de systeem instellingen te gaan en daar te kiezen voor het tabblad ‘Administratie opent het onderstaande scherm:

1. Tabblad Administratie
2. Selecteer hier de grootboekrekening voor de betalingsverschillen. Die heb je straks nodig bij het matchen. Nadat deze uiteraard is aangemaakt. Lees hier hoe dat kan.
3. Bij het matchen (stap komt hierna) van de inkoopfactuur importeer je een factuur uit het dagboek waarin de factuur geboekt is. Vaak is dit het dagboek ‘Inkopen’. Zoals ook in dit voorbeeld.
4. Dit is de tegenrekening ‘Te ontvangen inkoopfacturen’. Hier kan de gewenste tegenrekening gekoppeld worden. Nadat deze uiteraard is aangemaakt. Lees hier hoe dat kan.

De inkoopfactuur inboeken

De volgende stap (hier begint vaak de taak voor de administratie) is het inboeken van de inkoopfactuur. Deze wordt ingeboekt in het handmatig inkoopboek op het tabblad ‘Administratie’. Voor een uitleg over het inboeken van een inkoopfactuur verwijzen wij naar het volgende help artikel: Boeken van een inkoopfactuur

De inkoopfactuur waar een inkooplevering tegenover staat wordt geboekt op de grootboekrekening zoals gekoppeld bij punt 4 in de vorige stap. In ons voorbeeld is dat grootboekrekening ‘1630 – te ontvangen inkoopfacturen’. Je boekt deze dus NIET op een inkooprekening in de W&V maar op een balansrekening. Dit moet omdat bij de inkooplevering grootboekrekening (in ons voorbeeld) ‘1630 – te ontvangen inkoopfacturen’ beboekt is.

De boekingsregel in de inkoopfactuur ziet er in dit geval dus als volgt uit:

De inkopen worden geboekt op het moment dat de verkoopfactuur wordt aangemaakt én verwerkt. Dus vaak is dat bij de automatische facturatie. Om die reden worden inkoopfacturen dus niet geboekt op een inkooprekening maar op een balansrekening.

Het importeren en matchen van de inkoopfactuur en de inkooplevering in een ideale situatie.

Nadat de inkooplevering en de inkoopfactuur zijn verwerkt en geboekt kunnen deze worden gematcht met elkaar. Dit doen we om eventueel prijsverschillen, koersverschillen, kortingen, etc. te kunnen detecteren en goed weg te boeken. Eigenlijk controleer je in deze stap dus of de inkoopfactuur juist is aangeleverd door de leverancier én of de inkooplevering juist is geboekt.

In het onderstaande voorbeeld gaan we uit van een ideale situatie. Dat is dat de waarde van de inkooplevering 1 op 1 overeenkomt met de inkoopwaarde op de inkoopfactuur.

Het matchen gebeurd in de inkoopfactuur wizard. Deze is te vinden op het tabblad ‘Facturatie’ > kopje ‘Inkoopfacturen’ > Inkoopfactuur wizard. Het volgende scherm wordt dan geopend:

1. Deze knop dient als eerste aanklikt te worden. Middels deze knop ga je naar het inkoopboek (ingesteld bij de systeem instellingen, zie vorige stap) en kun je de betreffende inkoopfactuur selecteren. Nadat de juiste factuur is geselecteerd kan deze middels een dubbelklik worden geimporteerd in dit scherm. Je ziet dan ook dat in dit scherm de factuurdatum, leverancier, bedrag, etc. automatisch worden overgenomen.
2. Doordat de leverancier standaard wordt gevuld worden hier de bijbehorende openstaande inkoopleveringen getoond met de status: inkooplevering, wacht op factuur. Hier kunnen heel veel inkoopleveringen getoond worden.
3. Om meerdere inkoopleveringen onder elkaar te kunnen zien kan deze balk naar beneden worden getrokken. Het scherm wordt daardoor groter.

Nadat de juiste inkooplevering is geselecteerd (in dit voorbeeld is dat leveringnummer 73) wordt het volgende getoond:

1. De levering die geselecteerd is wordt voorzien van een vinkje. Dit kunnen ook meerdere inkoopleveringen zijn.
2. Dit is de artikelcode die in de inkooplevering zit
3. het aantal van dat artikel wat wordt binnengeboekt.
4. Dit is de inkoopprijs van het artikel zoals is ingegeven in de inkooporder en de inkooplevering.
5. De waarde van het artikel volgens de factuur (dit is de VVP prijs)
6. De waarde van de inkooplevering exclusief Btw. In dit geval dus 10 stuks x €250,-
7. Het verschil tussen punt 5 en 6. In dit geval is er geen verschil. Dit is een ideale inkooplevering zonder bijvoorbeeld een betalingsverschil.
8. Klik vervolgens op verwerken om de inkoopfactuur de matchen met de inkooplevering. Het volgende scherm wordt dan geopend:
9. 

In dit venster zie je:

1. De gegevens van de betreffende leverancier
2. het verschil wat er nog is. In dit geval is dat €0,-
3. Dit is de tekst die in de boekingsregel wordt geplaatst zodat je kan zien om welke inkoopfactuur en welke inkooplevering het gaat.
4. Hier staat de grootboekrekening waarop geboekt wordt. In dit geval is dat ‘1630 –  te ontvangen inkoopfacturen’. Zoals ook is ingesteld.
5. Als alles is gecontroleerd dan kan worden gekozen voor opslaan en sluiten. Daarna kom je terug in het inkoopfactuurscherm zoals hieronder wordt weergegeven

1. Om in het inkoopfactuuroverzicht te kunnen zien welke inkoopfacturen gematcht zijn en welke niet kun je werken met dagboek statussen. Tip: maak de dagboek status ‘Verwerkt’ aan en koppel dat na het matchen aan de inkoopfactuur. Door dat te koppelen kun je in het inkoopfactuuroverzicht snel zien welke inkoopfacturen zijn gematcht. De dagboekstatussen kunnen worden aangemaakt op het tabblad Administratie > inrichten  > dagboekstatussen.
2. Als alles juist is gevuld dan kan er worden gekozen voor Opslaan en Sluiten. Het proces is hiermee afgesloten en voltooid.

Nadat de inkooplevering is gematcht met de inkoopfactuur wordt de status van de betreffende inkooplevering(en) automatisch aangepast naar ‘volledig verwerkt’.

Het importeren én matchen van de inkoopfactuur en de inkooplevering waarbij een verschil is geconstateerd.

In de vorige stap is een inkoopfactuur gematcht met een inkooplevering waarbij de waarde van beide gelijk was. Namelijk €2.500,-. Hierdoor werd in de inkoopfactuur maar 1 regel getoond. Er zijn namelijk geen verschillen geconstateerd. In het onderstaande voorbeeld gaan we uit van een situatie waarbij de inkoopfactuur weer een waarde heeft van €2.500 inclusief Btw, wat een bedrag maakt van €2.066,19 exclusief Btw,-. De inkooplevering heeft een waarde van €2.400,-. Een verschil van €333,88,-. Je zal straks zien dat het systeem dat verschil automatisch op een nieuwe regel plaatst.

et matchen gebeurd in de inkoopfactuur wizard. Deze is te vinden op het tabblad ‘Facturatie’ > kopje ‘Inkoopfacturen’ > Inkoopfactuur wizard. Het volgende scherm wordt dan geopend:

1. Hier zien we de waarde van de inkoopfactuur.
2. Hier staan de waarde van de inkooplevering. Op basis van de punt 1 en 2 weten in dit venster al dat er een verschil is tussen de inkooplevering en de inkoopfactuur.

Nadat er vervolgens op ‘Verwerken’ wordt geklikt wordt het volgende scherm geopend (de inkoopfactuur):

1. Hier wordt de waarde van de inkoopfactuur getoond. Zoals aangegeven kent de inkoopfactuur een waarde van €2500,-.
2. De waarde van de inkooplevering is €2400,-. Dat bedrag is geboekt bij het verwerken van de inkooplevering, zie de vorige stappen. Op rekening 1630 staat dus een bedrag van €2.400,- te wachten totdat deze wordt tegengeboekt. Het systeem boekt die hier tegen. Op rekening 1630 wordt nu €2.400,- geboekt.
3. Omdat de inkoopfactuur maar een waarde heeft van €2.066,19 (dat is het exclusief bedrag, €2.500,- in inclusief) wordt hier een verschil aangegeven. De inkooplevering kent een waarde exclusief Btw van €2.400,- en de inkoopfactuur kent een waarde van €2.066,19 exclusief btw. Dat maakt een verschil van €333,88. Dit is dus een verschil.
4. Het systeem genereert automatisch een nieuwe regel met daarop het verschil. In deze regel kan worden aangegeven op welke grootboekrekening het verschil geboekt moet worden. Dat is afhankelijk van de reden van het verschil. Wil je het bedrag splitsen? Dat kan, klik dan op de knop ‘regel toevoegen’

Als alles is gecontroleerd dan kan worden gekozen voor opslaan en sluiten. Daarna kom je terug in het inkoopfactuurscherm zoals hieronder wordt weergegeven:

1. Om in het inkoopfactuuroverzicht te kunnen zien welke inkoopfacturen gematcht zijn en welke niet kun je werken met dagboek statussen. Tip: maak de dagboek status ‘Verwerkt’ aan en koppel dat na het matchen aan de inkoopfactuur. Door dat te koppelen kun je in het inkoopfactuuroverzicht snel zien welke inkoopfacturen zijn gematcht. De dagboekstatussen kunnen worden aangemaakt op het tabblad Administratie > inrichten  > dagboekstatussen.
2. Als alles juist is gevuld dan kan er worden gekozen voor Opslaan en Sluiten. Het proces is hiermee afgesloten en voltooid.

Nadat de inkooplevering is gematcht met de inkoopfactuur wordt de status van de betreffende inkooplevering(en) automatisch aangepast naar ‘volledig verwerkt’.

De financiële mutaties die zijn gedaan

Voor het complete plaatje worden hieronder de betreffende journaalposten getoond. Deze zijn op te zoeken via het journaaloverzicht. Voor de werking van het journaaloverzicht wordt verwezen naar de handleiding hierover.

De journaalpost die is gemaakt bij de inkooplevering:

De journaalpost van de inkoopfactuur en de matching:

1. de boeking van de inkooplevering op 1630
2. de boeking van de inkoopfactuur op 1630.

Samen maken deze boekingen dat deze balansrekening op €0,- staat .