Gebruik maken van het journaal overzicht

Het journaal overzicht gebruiken als zoekfunctie

Het journaal overzicht kan worden gebruikt om snel en heel specifiek te zoeken naar financiële mutaties. In het journaal overzicht worden de resultaten op journaalregel niveau getoond. Bovenin het venster worden standaard de belangrijkste filters getoond. Daarnaast zijn deze filters uit te breiden door op het ‘+’ teken te klikken links bovenin het scherm. Hieronder wordt per filter aangegeven waarvoor deze gebruikt kan worden:

• Datum t/m: middels dit filter kan de periode aangegeven worden waarop gezocht moet worden. Dit betreft in dit geval de boekingsdatum. Als dit leeg wordt gelaten wordt op alles gezocht. Houd er dan wel rekening mee dat het zoeken even kan duren.
• Bedrag t/m: hier kan een range aangegeven voor het bedrag. Als dit leeg wordt gelaten wordt op alles gezocht. Houd er dan wel rekening mee dat het zoeken even kan duren.
• Omschrijving: dit veld zoekt in de omschrijvingen die zijn meegegeven bij de financiële boeking. Deze omschrijving komt rechtstreeks vanuit het grootboek en is dus ook terug te vinden op de grootboekkaart. Wordt het vinkje bij ‘Exact’ aangezet dan moet de ingevulde waarde exact overeenkomen met de omschrijving op de journaalregel.
• Grootboek nr.: door hier op zoeken te klikken wordt er een nieuw venster geopend waarin gezocht kan worden op een grootboekrekening. Wordt op het pijltje (rechts) geklikt dan verschijnt er een dropdown met alle grootboekrekeningen die reeds aanwezig zijn.
• Dagboek: hier kan specifiek op een dagboek worden gezocht. Als hier een dagboek wordt ingevuld zal er alleen in dat dagboek worden gezocht.
• Order/fac. nr: in dit geveld kan een specifiek order- of factuurnummer worden ingevuld. Dit filter kijkt zowel in de omschrijving als in de kolommen die het order- en factuurnummer bevatten.
• BTW bedrag tussen: hier kan een range voor het btw bedrag ingevuld worden.
• Btw code: als er hier een btw code wordt gevuld dan worden alleen journaalregels getoond die dat Btw nummer bevatten.
• Kostenplaats:  als er hier een kostenplaats wordt gevuld dan worden alleen journaalregels getoond die de kostenplaats bevatten.
• Debiteur-: & crediteurennummer: in deze velden kan gezocht worden op een specifiek debiteur of crediteurennummer. Als er volgens wordt gezocht dan worden alleen mutaties voor die betreffende debiteur of crediteuren getoond bij de zoekresultaten.
  

Het journaal overzicht gebruiken om rapportages mee te maken

Het journaal overzicht kan worden gebruikt om snel en heel specifiek te zoeken naar financiële mutaties. Maar dat biedt ook gelijk de mogelijkheid om heel gericht rapportages te maken en deze te exporteren. De export functie werkt op dit moment alleen voor Excel.

Als bij de filters geen enkele waarde wordt gevuld dan worden alle journaalposten die aanwezig zijn in het systeem opgehaald. Dit kan een hele tijd duren en zelfs leiden tot een error in het systeem als er teveel data moet worden opgehaald. In het onderstaande zijn er een aantal filters gevuld waarna er op ‘Zoeken’ is geklikt. De resultaten worden kolomsgewijs getoond. Via het grid (Logic4 logo links bovenin het scherm) is het mogelijk meer kolommen toe te voegen of juist weg te laten. Alle relevante informatie over een journaalpost wordt getoond.

De roze pijl in de afbeelding hierboven verwijst naar een vermelding in het scherm, namelijk ‘sleep hier…. te groeperen’. Het is in het journaal overzicht mogelijk om kolomhoofden hier naar toe te slepen en zodoende een specifieke selectie en rapportage te maken. Het eerste kolomhoofd wat in de balk wordt gesleept is de hoofdfilter, de kolommen die daarna erin worden gesleept maken een verdere verdiepingsslag. Ook dat overzicht is te exporteren naar Excel. In het onderstaande voorbeeld is er eerst gefilterd op datum en toen op grootboekrekening. Hierdoor is snel te zien op welke datum er op welke grootboekrekening een mutatie is gemaakt die verband houdt met debiteurnummer 1000.