Verkoopfacturen kunnen in verschillende formaten worden verzonden naar de klanten. Een bestandsformaat waarin de factuur verzonden kan worden is UBL. Dat is gestandaardiseerd XML formaat die in veel programma’s ingelezen kan worden. Er kan op twee plekken gekozen worden voor dit formaat, zodat het in UBL formaat naar de klant verzonden kan worden.
Op de debiteurenkaart is het mogelijk om veel verschillende zaken in te stellen. Zo ook of de debiteur de factuur in PDF, UBL formaat of in beide formaten wil ontvangen. Door te gaan naar het tabblad ‘Relaties’ en daar te kiezen voor ‘Debiteuren overzicht’ kan de juiste debiteur worden opgezocht. Kies vervolgens voor het openen van de debiteurenkaart en vervolgens voor ‘Debiteur Wijzigen’ en tabblad ‘Financieel/Overig’. Dan zal het onderstaande venster verschijnen.
Hier kan vervolgens gekozen worden voor PDF, UBL of voor beide. De keuze die hier gemaakt wordt geldt voor de automatische facturatie. Als voor beide wordt gekozen ontvangt de klant twee bestandjes.
Het is daarnaast ook mogelijk om vanuit de verkoopfactuur zelf een e-mail te sturen naar de klant met daarin de factuur als UBL (XML) formaat. Hiervoor dient wel de e-mail module ingericht te zijn. In de betreffende factuur kan een e-mail worden verzonden door te kiezen voor ‘Verstuur email met bijlage’. Kies hier voor UBL formaat. Zie het voorbeeld hieronder: