Logic4

Factureren via de Automatische facturatie

Factureren kan binnen Logic4 op verschillende manieren. Een veel gebruikte manier is de Automatische Facturatie. Via dit venster kunnen meerdere orders tegelijk gefactureerd worden. Tijdens die proces wordt de order gesloten, de factuur aangemaakt én gesloten en ontvangt de debiteur automatisch een e-mail met daarin zijn of haar digitale factuur. Het formaat van die factuur is zelf in te stellen.

Openen en gebruiken Automatische Facturatie

Door te gaan naar het tabblad ‘Facturatie’ en daar te kiezen voor ‘Automatische Facturatie’ wordt het venster geopend. In het voorbeeld hieronder is direct op de ‘Zoeken’ knop gedrukt waardoor alle orders die in aanmerking komen voor facturatie getoond worden. 

Het Automatische Facturatie venster kent verschillende opties en filters. Deze worden hieronder toegelicht:

Facturatieperiode: Hiermee kan worden aangegeven of het dag, maand of week facturatie betreft. Ervaring leert dat dit filter vaak op ‘Selecteer’ blijft staan zodat alle orders die in aanmerking komen voor facturatie worden getoond.
Min. Factuurbedrag: hier kan een drempelbedrag worden ingegeven van de totale factuurwaarde.
Alleen compleet geleverde orders: als dit vinkje wordt aangezet komen er geen orders tevoorschijn waarvan één of meerdere orderregels niet (volledig) zijn uitgeleverd.
Verwerken: de orders die geselecteerd zijn worden na het drukken op deze knop verwerkt tot een factuur.
Debiteur info:  door hierop te klikken wordt de debiteurenkaart geopend. Hierop zijn o.a. alle orders, betalingen, historie, facturen, etc. te zien van de betreffende debiteur.
Zoeken: deze knop fungeert als zoekknop naar orders die op basis van de ingestelde criteria klaar zijn om gefactureerd te worden.

Vervolgens is het mogelijk om een diepere selectie te maken. Als de filters op de tweede regel niet zichtbaar zijn moet er op het ‘+’ teken worden geklikt. In het voorbeeld staat daar een ‘-‘ teken omdat de filters zijn uitgeklapt. De volgende filters worden zichtbaar:

Datum laatste levering t/m: hier kan gefilterd worden op uitleverdatum. Dat is de datum waarop de uitlevering van de order heeft plaatsgevonden.
Debiteurnummer: vul hier een debiteurnummer in en alleen de orders van die debiteur worden getoond.
Ritnummer: aan een order kan een ritnummer worden gekoppeld. Als er gewerkt wordt met ritten (eigen vervoer of uitbesteedt) kunnen orders in een rit worden gezet zodat deze rit gepland kan worden. Middels dit filter kan een bepaalde rit in één keer gefactureerd worden. Alleen orders die in die betreffende rit zitten worden dan getoond.
Orderstatus (multi:) hiermee kunnen meerdere orderstatussen worden geselecteerd die weergegeven mogen worden.
Elektronisch factureren: per debiteur kan worden aangegeven of deze de factuur digitaal wil ontvangen. Met dit filter kan hierop gefilterd worden.
Filiaal: orders kunnen worden toegekend aan specifieke filialen. Met dit filter kan een selectie per filiaal worden gemaakt.
Betaalmethode: alleen orders met de betaalmethode die hier wordt aangevinkt (multiselect) worden getoond.
Datum uitlevering orderregel t/m: dit filter geeft de mogelijkheid om te filteren op uitleverdatum van een orderregel. Als er gefactureerd worden alleen de orderregels die binnen deze gefilterde datum vallen meegenomen in de selectie en dus gefactureerd.

Orders gaan factureren

Nu de belangrijkste filters en knoppen in het scherm bekend zijn kan er uitgeleverd gaan worden. Dan doen we door de orders te selecteren die we willen gaan factureren. Nadat de juiste orders zijn geselecteerd gaan we deze verwerken. De onderstaande melding zal dan verschijnen waarna er op ‘Ja’ geklikt kan worden:

In het bovenstaande overzicht staan veel kolommen met informatie over de betreffende orders. Die kolommen zijn per gebruiker te activeren en in te stellen. Zo kan iedere gebruiker zijn of haar eigen scherm indelen.

Door op een order te gaan staan zal een verdieping lager de betreffende order worden getoond. Worden er alleen maar groene regels getoond, dan is de gehele order klaar om gefactureerd te worden. In het voorbeeld hierboven worden er ook groene en rode regels getoond. De rode regels zijn orderregels die niet klaar zijn om gefactureerd te worden. De groene regels zijn dat wel. Als bij het filter ‘alleen compleet geleverde orders’ een vinkje is gezet zal bijvoorbeeld order 3000147 niet worden getoond.

Een order(regel) is pas klaar om gefactureerd te worden als:
1) de betaling klopt met de betaalmethode. Aan een betaalmethode ‘Vooraf’ dient een betaling te zitten. Bij een ‘op rekening’ methode hoeft dat weer niet.
2) de artikelen (deels) zijn uitgeleverd aan de klant.

Nadat de juiste orders zijn geselecteerd (meest linkerkolom) of als er geklikt is op de knop ‘Alles selecteren’ kan er gekozen worden voor ‘Verwerken’. De orders worden op dat moment gefactureerd. Dat zal te zien zijn in een venster dat kort verschijnt en de verwerking laat zien.

Nadat de verwerking heeft plaatsgevonden ontvangen debiteuren waarbij dat is ingesteld een automatisch mail daarin hun digitale factuur. De order wordt automatisch door het systeem gesloten, de factuur wordt aangemaakt en vervolgens ook gesloten. De factuur is immers verstuurd en verwerkt en mag niet meer aangepast worden. De facturen die gegenereerd zijn kunnen worden ingezien in het factuuroverzicht op het tabblad ‘Facturatie’.

Heeft u na het lezen van dit artikel nog vragen?

Neem dan contact op met afdeling klantgeluk door een mail te sturen naar help@logic4.nl
Geschreven door
Heeft dit artikel geholpen?
0
0

Over Logic4

Logic4 ontwikkelt en implementeert een alles-in-één oplossing voor bedrijfssoftware en e-commerce. Als enige partij in Nederland bieden we een totaalpakket voor webshop, voorraad, artikelbeheer, kassa, inkoop, orderverwerking, CRM, facturatie, boekhouding, B2B/B2C, managementinformatie en meer. Onze klanten zijn (middel)grote groothandels, vakhandels en retailers. Zij profiteren voor een vast maandelijks bedrag van een volledig geïntegreerde frontoffice en backoffice en continue gratis doorontwikkeling.