Logic4

Facturatie vs. Verkoopboek synchronisatie

Tijdens het facturatieproces kunnen er door allerlei oorzaken fouten ontstaan bij het aanmaken van een verkoopfactuur. Het systeem detecteert die fouten en maakt daar een melding van in het Automatisch Facturatiescherm. Dat scherm is te vinden op het tabblad ‘Facturatie’ en daar te kiezen voor ‘Automatische facturatie’.

Nadat in het logfile is aangegeven wat de foutmelding is maakt het systeem wél een factuur aan, maar verwerkt die niet. Dus er is een verkoopfactuur aangemaakt, maar die heeft nog de status ‘Open’. Dat betekent dat er géén:

  • voorraadmutatie is gemaakt;
  • financiële mutatie is gemaakt;
  • factuur is gemaild naar de klant.

De bovenstaande stappen gebeuren alleen als facturen VOLLEDIG worden verwerkt. De open facturen verdienen nog aandacht. Als dat niet gebeurt, dan blijven die facturen openstaan of worden ze (zeer gevaarlijk!) handmatig op ‘Gesloten’ gezet. Met name dat laatste heeft grote gevolgen voor de administratie (voorraadmutatie en financiële mutatie). Om dit soort facturen te kunnen detecteren is het rapport ‘Facturatie vs. Verkoopboek synchronisatie’ gemaakt. De werking daarvan wordt hieronder beschreven.

Let op: Als er een fout is gedetecteerd in het rapport ‘Facturatie vs. Verkoopboek synchronisatie’ dan zal dit in 99% van de gevallen ook leiden tot een verschil in de (sub)administratie debiteuren. Heb je een verschil in de debiteuren, controleer dan altijd eerst of je het kunt oplossen door dit rapport te draaien.

 

Let op: Facturen handmatig op ‘Gesloten’ zetten kan grote gevolgen hebben voor de administratie (voorraad- en financiële mutaties). Doe dit dus nooit zomaar!

Opstarten Facturatie vs. Verkoopboek synchronisatie

Ga naar het tabblad ‘Administratie’ en kies daar voor ‘Facturatie vs. Verkoopboek synchronisatie’. Het onderstaande scherm wordt geopend. Daarbij zijn drie kolommen belangrijk: Factuurbedrag, Verkoopbedrag en Verschil bedrag. Deze worden bij de punten 4 t/m 6 besproken. In het voorbeeld hieronder zijn vier veelvoorkomende scenario’s opgenomen:

  1. Hier kan het datumbereik worden geselecteerd waarbinnen je wilt zoeken. De datum kijkt naar de factuurdatum van de facturen, dus niet de orderdatum. Als er veel verschillen worden gedetecteerd kan het even duren voordat de resultaten worden geladen. Dit is namelijk een zware rapportage. Probeer in dat geval het tijdvak te beperken tot bijvoorbeeld 1 maand.
  2. Het is mogelijk om alle geboekte facturen te laten zien, ongeacht of deze goed of fout zijn geboekt. Daarvoor dien je dit vinkje uit te zetten. Standaard staat deze aan, omdat je vaak alleen verschillen wilt zien.
  3. Als de bovenstaande criteria zijn gevuld klik dan op ‘Zoeken’.
  4. In deze kolom staat het bedrag dat op de factuur staat, dus echt het factuurbedrag inclusief btw. Dit is het bedrag dat de klant ziet op zijn factuur.
  5. In deze kolom staat het bedrag dat in het journaal is geboekt, dus in de boekhouding. Staat hier €0,- dan is de factuur niet volledig verwerkt zoals hierboven is beschreven.
  6. In deze kolom staat bij juist geboekte facturen altijd €0,-. Als hier een bedrag staat, is er een fout gemaakt bij het factureren. Deze fout dient opgelost te worden.
  7. Deze verkoopfactuur is juist geboekt. Je kan dat zien omdat in de kolom ‘Factuurbedrag (incl.)’ en kolom ‘Verkoopboek bedrag’ hetzelfde bedrag staat. Hierdoor is kolom ‘Verschil bedrag’ €0,-. Dat betekent dat het factuurbedrag netjes is geboekt in de boekhouding.
  8. Deze verkoopfactuur heeft een factuurwaarde van €830,06 zoals te zien is in de kolom ‘Factuurbedrag (incl.)’. In de kolom ‘Verkoopboek bedrag’ staat echter een heel ander bedrag, namelijk €1.660,12. Dat is precies 2x het factuurbedrag van €830,06. In dit voorbeeld is de verkoopfactuur tweemaal verwerkt. Eenmaal door het systeem en eenmaal handmatig. Dit kan voorkomen, maar dit zien we niet heel vaak. Wie gaat namelijk een gesloten verkoopfactuur weer handmatig openzetten om deze nogmaals te verwerken?
  9. Deze verkoopfactuur heeft een factuurwaarde van €830,06 zoals te zien is in de kolom ‘Factuurbedrag (incl.)’. In de kolom ‘Verkoopboek bedrag’ staat echter een heel ander bedrag, namelijk €0,00,-. In dit voorbeeld is de verkoopfactuur aangemaakt via de automatische facturatie, maar is er een fout gedetecteerd. Bijvoorbeeld dat de voorraad op de onderweg-locatie niet toereikend is, er een verkeerd e-mailadres is gevuld of iets anders wat tussen de uitlevering en facturatie aan de order is aangepast. In dat geval wordt de verkoopfactuur aangemaakt, maar niet verwerkt. Dat betekent dat de factuur wel bestaat (de kolom ‘Factuurbedrag (incl.)’ heeft een waarde), maar de factuur is nog niet verwerkt, waardoor de kolom ‘Verkoopboek bedrag’ geen waarde heeft. Er is immers niets geboekt in het journaal. Dat dient nog te gebeuren. Dit is de meest voorkomende melding in dit scherm.
  10. Deze verkoopfactuur heeft een factuurwaarde van €0,00 zoals te zien is in de kolom ‘Factuurbedrag (incl.)’. In de kolom ‘Verkoopboek bedrag’ staat echter een heel ander bedrag, namelijk €830,06,-. In dit voorbeeld is de verkoopfactuur aangemaakt via de automatische facturatie, waarna deze juist is verwerkt. Vervolgens is de verkoopfactuur handmatig opengezet en is er gerommeld met de aantallen en prijzen. In dit voorbeeld is zelfs alles op nul gezet. Een gesloten verkoopfactuur aanpassen is zeer gevaarlijk, omdat de aanpassingen in de factuur zelf niet meegaan naar de boekhouding. Om die reden staat in kolom ‘Verkoopboek bedrag’ nog het originele factuurbedrag.
  11. Klik op deze knop om de factuur te openen.

Oplossen van gedetecteerde verschillen

In de vorige stap zijn een drietal fouten gedetecteerd. Namelijk:

Hieronder wordt per verschil aangegeven hoe dit gecorrigeerd kan worden. In sommige gevallen moet de hulp van de Logic4 servicedesk worden ingeschakeld. Zij kunnen namelijk bepaalde facturen voor jullie openzetten.

  1. In het eerste voorbeeld is de verkoopfactuur aangepast nadat er is gefactureerd. Dit moet opgelost worden door het originele factuurbedrag er weer in te zetten. Als de factuur de status ‘Gesloten’ heeft, zoals in dit voorbeeld het geval is (kolom ‘Factuur status’) dan moet deze opengezet worden. Dat kan niet zomaar, omdat dit grote gevolgen kan hebben. Wil je een factuur met de status ‘Gesloten’ weer op ‘Open’ laten zetten, stuur dan een e-mail naar help@logic4.nl en geef daarin aan om welke factuur het gaat plus de reden. Als de factuur is opengezet kan het factuurbedrag van €0,00 worden aangepast naar €830,06. De verkoopfactuur ziet er na de aanpassing als volgt uit:
    Zet de verkoopfactuur vervolgens weer op de status ‘Gesloten’. Het verschil is opgelost en de factuur zal niet meer worden getoond in het rapport. De reden dat de factuur op €0,00 is gezet is waarschijnlijk omdat de factuur gecrediteerd is of per ongeluk is gefactureerd. In dat geval dien je van deze factuur een creditfactuur te maken en die af letteren tegenover het origineel. Daarmee wordt alles (factuur + voorraad + boekhouding) netjes tegengeboekt.
  2. In het tweede voorbeeld is de verkoopfactuur aangemaakt via de automatische facturatie, maar is er een fout gedetecteerd. Bijvoorbeeld dat de voorraad op de onderweg-locatie niet toereikend is, er een verkeerd e-mailadres is gevuld of iets anders wat tussen de uitlevering en facturatie aan de order is aangepast. In dat geval dient de factuur alsnog verwerkt te worden óf het factuurbedrag op €0,- gezet te worden. Als de factuur de status ‘Gesloten’ heeft, zoals in dit voorbeeld het geval is (kolom ‘Factuur status’) dan moet deze opengezet worden. Dat kan niet zomaar, omdat dit grote gevolgen kan hebben voor de voorraad en boekhouding. Wil je een factuur met status ‘Gesloten’ weer op ‘Open’ laten zetten, stuur dan een e-mail naar help@logic4.nl en geef daarin aan om welke factuur het gaat plus de reden. Als je de factuur opnieuw wilt verwerken kan dat in de verkoopfactuur:
    In het voorbeeld hierboven is de factuur weer op de status ‘Open’ gezet. Dat is een vereiste om de factuur opnieuw te kunnen verwerken. Klik vervolgens op de knop ‘Verwerken’ en kies in het scherm ‘Vraag’ voor ‘Ja’. In het venster dat dan wordt geopend kun je aangeven dat je opnieuw wilt kopiëren van o.a. de pakbon en/of factuur. Als de klant de factuur al heeft ontvangen, omdat deze bijvoorbeeld handmatig is verzonden, kan het vinkje bij ‘Elektronisch factureren’ uit. De voorraadmutaties moeten aanstaan, omdat die ook niet zijn verwerkt. Als alles goed staat, klik dan op ‘Verwerken’. De factuur wordt alsnog verwerkt in het systeem.
  3. In het derde voorbeeld is de verkoopfactuur tweemaal verwerkt. Eenmaal door het systeem en eenmaal handmatig. Dat betekent dat deze factuur dubbel in de boekhouding staat en dus gecrediteerd moet worden. Als de factuur de status ‘Gesloten’ heeft, zoals in dit voorbeeld het geval is (kolom ‘Factuur status’), dan moet deze opengezet worden. Dat kan niet zomaar, omdat dit grote gevolgen kan hebben. Wil je een factuur met status ‘Gesloten’ weer op ‘Open’ laten zetten, stuur dan een e-mail naar help@logic4.nl en geef daarin aan om welke factuur het gaat plus de reden. Voordat je een creditfactuur kan gaan maken dient eerst het factuurbedrag te worden verhoogd van €830,06 naar €1.660,12. Dat doe je door het aantal te verhogen, er is immers ook het dubbele aantal van de voorraad afgeboekt. Hierdoor is het verschil weg, maar is de factuur hoger dan hij eigenlijk moet zijn. Als het totaalbedrag van de factuur weer klopt, pas dan de status van de factuur aan naar ‘Gesloten’. Dat is nodig om een creditfactuur te kunnen maken. Crediteer vervolgens de factuur voor (in dit geval) de helft, dus €830,06.

    Als je klikt op ‘Ja’ opent zich een nieuw scherm waarin een geheel nieuwe verkoopfactuur is aangemaakt. In dat scherm wordt de originele factuur (in dit geval de factuur van €1660,12) in zijn geheel gekopieerd. Dat hoeft niet, want we willen slechts de helft crediteren. Pas daarom de factuur aan naar het aantal én bedrag dat gecrediteerd moet worden. Vaak is alleen het aanpassen van de aantallen al genoeg om het bedrag juist te krijgen. In de creditfactuur wordt altijd 1 regel toegevoegd waarin wordt aangegeven welke factuur gecrediteerd wordt. Als alles goed staat kan er op de knop ‘Verwerken’ worden gedrukt.

    De factuur hierboven is een creditfactuur voor factuur 6000129. Klik op ‘Verwerken’ en de factuur wordt tegengeboekt voor €830,06 en het artikel wordt teruggeboekt in de voorraad. Nu is per saldo het factuurbedrag €830,06. Deze manier van foutherstelling is noodzakelijk, omdat het systeem op de achtergrond veel boekingen automatisch uitvoert.

Wil je een factuur met status ‘Gesloten’ weer op ‘Open’ laten zetten, stuur dan een e-mail naar help@logic4.nl en geef daarin aan om welke factuur het gaat plus de reden. Dit kan niet zomaar, omdat het grote gevolgen kan hebben voor de voorraad en boekhouding

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen?

Neem dan contact op met de Servicedesk door een e-mail te sturen naar help@logic4.nl
Geschreven door
Heeft dit artikel geholpen?
0
0

Over Logic4

Logic4 ontwikkelt en implementeert een alles-in-één oplossing voor bedrijfssoftware en e-commerce. Als enige partij in Nederland bieden we een totaalpakket voor webshop, voorraad, artikelbeheer, kassa, inkoop, orderverwerking, CRM, facturatie, boekhouding, B2B/B2C, managementinformatie en meer. Onze klanten zijn (middel)grote groothandels, vakhandels en retailers. Zij profiteren voor een vast maandelijks bedrag van een volledig geïntegreerde frontoffice en backoffice en continue gratis doorontwikkeling.