Wanneer een klant een order plaatst in de webshop, of wanneer een medewerker handmatig een order plaatst, dan wil je dat hiervan een bevestiging wordt gestuurd richting de klant. Als de order via de webshop word geplaatst, dan moet de orderbevestiging automatisch worden verstuurd. Echter wil je deze mogelijkheid ook hebben vanuit de backoffice. Daarnaast wil je ook met de klant kunnen communiceren over een order en wil je een factuur of aanmaning kunnen versturen.
Voor elk type e-mail kun je verschillende templates maken en voor elke soort handeling is er een bepaald type template benodigd. Daarover gaat dit helpartikel.
Emailtemplate types
Er zijn binnen Logic4 ongeveer 35 verschillende types e-mailtemplates voor allerlei acties. Hieronder staan de 8 meest gebruikte types benoemd.
Website templates
- WebsiteEmail_Contactformulier
Deze wordt gebruikt wanneer een klant op de webshop het contactformulier invult en verstuurt. Dit template is noodzakelijk om hiervan een bericht aan jullie te sturen.
- WebsiteEmail_Bestelbevesting voor klant
Deze wordt gebruikt voor het automatisch versturen van een orderbevestiging wanneer een klant een bestelling plaatst via de webshop.
- WebsiteEmail_Wachtwoord vergeten
Deze wordt gebruikt wanneer een klant zijn wachtwoord is vergeten en dit via de webshop aangeeft. Zonder dit template zal er niks gebeuren.
- WebsiteEmail_Retour…
Er zijn 3 verschillende templates die benodigd zijn voor de Retourenmodule.
Backoffice templates
- BackOffice_OrderFactuur
Alle communicatie die je wil doen vanuit een verkooporder en/of factuur moet dit type hebben (orderbevestiging, kopie factuur, algemene communicatie, etc.).
- BackOffice_InkoopOrder
Alle communicatie richting een leverancier vanuit een inkooporder moet dit type hebben (Inkooporder bestelling).
- BackOffice_Betalingsherinnering
Wanneer je herinneringen wilt versturen naar je debiteuren m.b.t. de openstaande posten.
- BackOffice_ElektronischeFactuur
Dit template wordt gebruikt voor het automatisch versturen van de factuur naar de klant indien bij deze debiteur het vakje ‘Elektronische factuur’ staat aangevinkt.
Let op: Een e-mailtemplate van het type ‘BackOffice_ElektronischeFactuur’ is noodzakelijk om elektronisch te factureren.
Aanmaken / bewerken van een template
Bij het aanmaken of wijzigen van een e-mailtemplate zijn er 14 mogelijke velden en instellingen.
- Template type: Hier kies je het gewenste template type aansluitend bij de beoogde werking van het template.
- Naam: Geef hier een herkenbare naam aan het template.
- Taal: Voor elke taal dient er een apart template gemaakt te worden. O.b.v. de taal van de debiteur word het juiste template gebruikt.
- Website template: De keuze of het een geautomatiseerd website template is.
- Bewerken voor verzenden: De keuze of je de e-mail wilt bewerken voordat deze wordt verstuurd of dat deze direct verstuurd moet worden. ‘Bewerken voor verzenden’ en ‘Website template’ kunnen niet beide gelijktijdig aangevinkt zijn.
- Onderwerp: Het onderwerp van de e-mail zoals deze in de e-mailbox verschijnt.
- Van naam: Naam van de afzender. Deze kan dynamisch gevuld worden, zodat deze wordt bepaald a.d.h.v. de gebruiker, of je kunt hier een vaste afzender ingeven.
- Van e-mailadres: Het e-mailadres van de afzender. Deze kan dynamisch gevuld worden, zodat deze wordt bepaald a.d.h.v. de gebruiker, of je kunt hier een vast e-mailadres ingeven. LET OP: Een vast afzenderadres moet wel behoren bij jullie eigen domein om fraude meldingen (SPAM) te voorkomen.
- Aan naam: De naam van de klant / debiteur. Deze wordt dynamisch gevuld o.b.v. de context (order / factuur).
- Aan e-mailadres: Het e-mailadres van de klant / debiteur.
- BCC naam: De naam van de persoon welke in de BCC moet worden meegenomen (optioneel).
- BCC e-mailadres: Het e-mailadres van de persoon welke in de BCC moet worden meegenomen (optioneel).
- Email: De inhoud van de e-mail. Hierbij kun je gebruik maken van de variabelen om de inhoud zo dynamisch mogelijk op te stellen. Deze variabelen kunnen per e-mailtype wijzigen. Nieuwe variabelen kunnen worden aangevraagd via ons Lisa platform.
- Bijlagen: Bij een e-mail kun je standaardbijlages toevoegen die bij elke e-mail worden meegestuurd.
- Gekoppeld aan websites: Indien het een website template betreft dien je aan te geven voor welke websites deze gebruikt moet worden.
