Coupon systeem

Navigatie

Navigeer in het hoofdmenu naar het tabblad ‘Orders’. In de Coupon sectie kunt u een coupon aanmaken en verschillende overzichten terugvinden.

Coupon aanmaken

In dit scherm kan een coupon worden aangemaakt of aangepast. Een coupon kan op verschillende manieren worden gebruikt op basis van een aantal voorwaarden. Hieronder staat beschreven welke invloed een invoerveld heeft op het gedrag en de mogelijkheden van de coupon.

Uitleg velden

1.  Interne naam: Deze naam wordt gebruikt in de backoffice
2.  Naam: De naam van de coupon komt bijvoorbeeld terug in het winkelmandje van de webshop, wanneer deze verzilverd wordt. Ook wordt de naam getoond op de orderregel
3.  Actief van: Startdatum van de coupon, vanaf wanneer deze geldig is
4.  Actief tot: Einddatum van de coupon, tot wanneer deze geldig is
5.  Actief: status van de coupon. Als dit vinkje uit staat, maar de huidige datum valt wel tussen ‘actief van’ en ‘actief tot’, is de coupon niet bruikbaar
6.  Combineerbaar: Coupon is te gebruiken naast andere coupons
7.  BTW vrij:
   – Aan: het bedrag dat is ingevuld is excl. BTW. Voorbeeld: bij 5 euro korting (ingevuld) zal het BTW bedrag erbij opgeteld worden, waardoor de uiteindelijke korting €6,05 is
   – Uit: het bedrag dat is ingevuld is incl. BTW. Voorbeeld: bij 5 euro korting (ingevuld) is de daadwerkelijke korting €4,13. Het BTW bedrag wordt hierover berekend, waardoor de uiteindelijke korting €5 wordt.
8.  Cadeaubon artikel: Als u cadeaubonnen aanbiedt, kunt u deze hier selecteren (OPTIONEEL)
9.  Omschrijving: Deze wordt automatisch gevuld als er een cadeaubon artikel is geselecteerd
10.  Factuur artikel: Als uw klant de couponcode gebruikt, wordt dit artikel als extra regel aan de order toegevoegd (VERPLICHT). Kijk voor meer uitleg over het factuurartikel hieronder.
11.  Omschrijving: Deze wordt automatisch gevuld op basis van het factuur artikel
12.  Code: U kunt aan een coupon één of meerdere codes koppelen. Als u kiest voor één code, gebruik dan geen vreemde tekens (% / @ ^)
    (Het verschil tussen één code en meerdere codes is, één code is een generieke korting die meerdere keren gebruikt kan worden door verschillende klanten. Een goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld 5% korting bij het inschrijven op de nieuwsbrief of een cadeau artikel. Meerdere codes zijn unieke codes die maar 1 keer gebruikt kunnen worden, je kan dan bijvoorbeeld een batch aanmaken van 50 codes die elk € 50,- waard zijn. Deze kan je vervolgens per stuk gaan verdelen aan specifieke debiteuren, eventueel in delen in leverbaar)
13.  Status: Interne status van de coupon: door u gevuld (zie hoofdstuk ‘Coupon statussen’ voor meer informatie)
14.  Type: Het type van de coupon (zie hoofdstuk ‘Type coupon’ voor meer informatie)
15.  Bedrag: Als uw type coupon een bedrag nodig heeft, kunt u hier dat bedrag invullen
16.  Percentage: Als uw type coupon een percentage nodig heeft, kunt u hier dat percentage invullen
17.  Artikelcode: Als uw type coupon een gratis artikel nodig heeft, kunt u hier dat artikel selecteren
18.  Omschrijving: Deze artikelomschrijving wordt automatisch gevuld als er een artikel geselecteerd is
19.  In delen inwisselbaar: Als u gebruik maakt van meerdere coupons kunt u deze optie aanvinken. Hiermee heeft uw klant de mogelijkheid om de coupon in delen in te wisselen
20.  Min. order bedrag: U kunt ervoor kiezen om de coupon pas inwisselbaar te maken nadat de order boven een bepaald bedrag komt
21.  Omschrijving: De coupon omschrijving
22.  Van- en niet van toepassing op: producten, productgroepen en merken kunnen worden in- of uitgesloten van deelname
23.  Criteria type: De producten moeten voldoen aan één of alle opgelegde criteria
24.  Groepen: De groep waarin een product moet zitten
25.  Merken: Het merk waaraan een product gekoppeld moet zijn
26.  Artikelen: Een specifiek geselecteerd artikel

Uitleg factuurartikel

Het doel van een factuurartikel is slechts administratief: een soort “dummy-artikel” dat ervoor zorgt dat, zodra een coupon wordt gebruikt, er een extra orderregel wordt toegevoegd aan de order. Daarmee gaat het systeem rekenen. Daarop wordt dan de berekende korting (ingesteld bij de coupon) berekend en weggeboekt. Voor het aanmaken van een factuurartikel zijn 2 zaken van belang:
1. Maak een nieuwe artikelgroep aan: Artikelgroep Diensten (type: diensten koppelbaar zonder voorraad)

2. Maak het factuurartikel aan

Coupon criteria

Het is mogelijk om een coupon enkel te laten gelden voor een bepaalde groep producten, productgroepen of merken. Door gebruik te maken van de tabbladen ‘Van toepassing op’ en ‘Niet van toepassing op’, kan een selectie van gewenste artikelen worden opgesteld. Met behulp van het veld ‘Criteria type’ kan worden ingesteld of het product aan één of alle voorwaarden van de ingestelde criteria moet voldoen.

Voorbeeld 1: U wilt korting aanbieden op producten in de groep: audio, van het merk: Konig. Oftewel: alle producten van het merk Konig, die onder de productgroep audio vallen, zullen gebruik mogen maken van deze coupon (zie onderstaande afbeelding voor criteria).

Voorbeeld 2: U wilt korting aanbieden op producten in de groep: audio, van het merk: Konig (zie voorbeeld 1). Deze korting, ondanks dat het artikel onder groep “Audio” en merk “Konig” valt, geld echter niet voor de headset: KON-CMP-Headset170. Het artikel kan worden uitgesloten van deelname door deze toe te voegen op het tabblad ‘Niet van toepassing op’.

Wanneer er geen producten, productgroepen of merken zijn ingesloten maar wel zijn uitgesloten, geldt de coupon voor alle producten; behalve de uitgesloten.

Type coupon

Met het coupontype kan worden bepaald welk type korting de coupon de klant biedt. De ‘van- en niet van toepassing op’-criteria hebben per coupontype een andere invloed op de coupon. De verschillende scenario’s staan hieronder weergegeven. De scenario’s maken gebruik van de onderstaande situatie:

Er zijn twee artikelen toegevoegd aan het winkelmandje: één artikel is ingesloten (‘Van toepassing op’) en één artikel is uitgesloten (‘Niet van toepassing’) van de coupon.

Gratis artikel
De klant krijgt een gratis artikel, opgegeven in het onderstaande ‘Artikelcode’ veld. Op basis van de gedefinieerde voorbeeldcase is de coupon geldig, de order bedraagt namelijk een ingesloten artikel.

Let op: wanneer u gebruik maakt van dropshipment-verzendmethoden, kan een gratis artikel mogelijk twee keer worden uitgeleverd! Mocht u toch een gratis artikel willen vergeven dan is een cadeau-artikel een goed alternatief.

Gratis verzending
De order van de klant wordt gratis verzonden. Op basis van de gedefinieerde voorbeeldcase is de coupon geldig, de order bedraagt namelijk een ingesloten artikel. De gehele order wordt gratis verzonden.

Korting op criteria bedrag
De klant krijgt een opgegeven hoeveelheid korting (in euro’s). De korting wordt van de prijs van het ingesloten artikel afgetrokken. Mocht dit kortingsbedrag meer zijn dan de prijs van het artikel, zal het resterende bedrag niet van het uitgesloten artikel worden afgetrokken.

Korting op criteria percentage
De klant krijgt een opgegeven hoeveelheid korting (in procenten). De opgegeven korting, bijvoorbeeld 10%, wordt berekend aan de hand van de ingesloten artikelen of alle niet uitgesloten artikelen wanneer geen ingesloten criteria aanwezig zijn. Over uitgesloten artikelen zal geen korting worden gerekend.

Korting op verzending bedrag of percentage
De order krijgt een opgegeven hoeveelheid verzendkostenkorting (in euro’s of procenten). Op basis van de gedefinieerde voorbeeldcase is de coupon geldig, de order bedraagt namelijk een ingesloten artikel.

Totale korting bedrag of percentage
De order krijgt een opgegeven hoeveelheid korting over het gehele orderbedrag (in euro’s of procenten). Wanneer er een uitgesloten artikel is toegevoegd en er zijn verder geen artikelen aanwezig, zal de totale korting niet gegeven worden. Wanneer er, naast het uitgesloten artikel, nog andere artikelen aanwezig zijn (die wel aan de voorwaarden voldoen) zal het gehele kortingsbedrag worden toegekend.

Coupon uitsluiten van aanbiedingen

Couponnen zijn uit te sluiten voor artikelen die al in de aanbieding zijn. Zo voorkom je dat er teveel korting word berekend op een artikel.

Hoe je dat inrichting vind je in onderstaand screenshot:

Let op: Dit geldt niet voor van/voor prijzen, maar enkel voor aanbiedingen welke zijn ingeregeld op artikelniveau via tabblad Aanbiedingen in het artikel wijzigen scherm.

Aanmaken vrije coupon codes (MEERDERE CODES OPTIE)

Tijdens het aanmaken van coupons heeft u de mogelijkheid om één of meerdere codes aan een coupon te koppelen. Als er geen vrije codes beschikbaar zijn, zult u deze eerst moeten genereren. Maak hiervoor gebruik van de vrije code generator. U kunt de vrije coupon generator openen als u een nieuwe coupon aanmaakt.

Let op: U kunt alleen de vrije coupon generator openen als u bij ‘code’ voor de optie ‘Meerdere codes’ hebt gekozen.

Klik op ‘Coupon codes aanmaken’.

Klik op ‘Vrije code generator openen’.

In dit scherm kunt u nieuwe vrije codes aanmaken.

1. Huidige aantal vrije codes
2. Aantal vrije codes dat moet worden aangemaakt
3. Lengte van de codes
4. (Optioneel) u kunt de code splitsen door aan te geven om de hoeveel tekens er een streepje moet worden geplaatst in de code
5. Voorbeeld hoe de codes eruit komen te zien
6. Verwijdert alle vrije codes in het systeem
7. Genereer nieuwe codes

Nadat de codes zijn aangemaakt kunt u het scherm sluiten en keert u terug naar de coupon code generator. Vervolgens kun je de nieuw aangemaakte (of reeds bestaande) codes koppelen aan de Coupon met meerdere codes door op de volgende knop te klikken:

Je komt dan in onderstaande overzicht waar je kan zien hoeveel vrije codes er nog beschikbaar zijn (1)

Je kan kiezen hoeveel codes je wilt aanmaken (2)

Zodra de keuze is gemaakt klik je op “Maak nieuwe coupon codes aan” (3) Het systeem zal dan van de beschikbare vrije codes een deel gebruiken om deze codes te genereren.

Coupon code(s) koppelen aan een coupon

Er zijn twee manieren om te bekijken welke coupon codes aan een coupon zijn gekoppeld.

Optie 1
Als u de coupon geopend heeft, klikt u op ‘Coupon codes overzicht’.

U ziet een leeg venster met het filter gevuld. Klik op ‘Zoeken’ om de de gekoppelde coupon codes te zien.

Optie 2

Navigeer naar het tabblad ‘Orders’, klik op ‘Coupon code overzicht’ in de groep ‘Coupons’. U kunt hier alle coupon codes van alle coupons bekijken. U kunt verschillende filters instellen om coupon codes te zoeken. Als u een coupon code hebt geselecteerd kunt u deze wijzigen.

Coupon code wijzigen

U kunt handmatig eigenschappen van een coupon code wijzigen.

• U kunt de status van de coupon code wijzigen
• Coupon code verwijderen (dit kan alleen als de coupon code nog niet verzilverd is)
• Coupon code printen

Toevoegen van een verzilvering op een coupon code

Aan een coupon code kan handmatig een verzilvering worden toegevoegd.

1. De datum waarop de verzilvering is toegevoegd
2. (Optioneel) ordernummer
3. Het bedrag
4. Type verzilvering
5. (Optioneel) opmerking verzilvering

Let op: Een coupon code verzilvering wordt niet toegevoegd aan de order. Een verzilvering staat dus ‘los’ van een order!

Coupon statussen

Aan een coupon moet een interne status gekoppeld worden. Deze status wordt alleen intern gebruikt.

Navigeer naar het tabblad ‘Orders’ en klik in de groep ‘Inrichten’ op ‘Coupon statussen’.

Interne statussen toevoegen

1. Klik op “Nieuwe invoer” om een nieuwe status toe te voegen
2. Geef de status een naam
3. Klik op “Opslaan en sluiten” om de status toe te voegen en het venster te sluiten of klik op “Opslaan en nieuw” om het ticket toe te voegen en een nieuwe status aan te maken.
4. Als u een status uit de combobox geselecteerd hebt kunt u deze wijzigen of verwijderen.

Let op: De ‘echte’ status wordt bepaald door het actief vinkje en de datums waartussen de coupon actief is.

Case 1

10 euro korting op een order van minimaal 150 euro, één code

1.  Interne naam van de coupon
2.  Naam van de coupon: deze komt terug in bijvoorbeeld het winkelmandje van de webshop als de coupon verzilverd wordt en deze naam komt terug als omschrijving op de orderregel
3.  Geef de datums op wanneer de coupon actief te gebruiken is
4.  Dit vinkje bepaalt of de coupon actief is. Als dit vinkje uit staat en de huidige datum tussen de datums bij stap 3 ligt, is de coupon alsnog niet te gebruiken
5.  Als uw klant de couponcode gebruikt, wordt dit artikel als extra regel aan de order toegevoegd
6.  Aan een coupon wordt een code toegevoegd die uw klant kan invoeren om de korting te krijgen. Vul geen aparte tekens in, zoals % of /
7.  Interne status van de coupon
8.  Het type coupon: in dit geval 10 euro korting, dus een bedrag
9.  Het bedrag dat uw klant als korting krijgt
10.  Uw klant kan de korting alleen krijgen als er voor minimaal 150 euro besteld wordt
11.  Omschrijving van de coupon

Let op: Dit is een generieke code die gebruikt kan worden zolang deze actief is en een geldige van/tot datum heeft. Een klant zou deze in theorie kunnen delen met vrienden/relaties en die zullen zonder problemen dezelfde korting kunnen ontvangen (Hij vervalt dus niet als een debiteur deze code gebruikt)

Case 2

10% korting over het gehele ‘Papierwaren – Agenda’s en kalenders – kalenders’ assortiment, één code

1.  Interne naam van de coupon
2.  Naam van de coupon: deze komt terug in bijvoorbeeld het winkelmandje van de webshop als de coupon verzilverd wordt en deze naam komt terug als omschrijving op de orderregel
3.  Geef de datums op wanneer de coupon actief te gebruiken is
4.  Dit vinkje bepaalt of de coupon actief is. Als dit vinkje uit staat en de huidige datum tussen de datums bij stap 3 ligt is de coupon alsnog niet te gebruiken
5.  Als uw klant de couponcode gebruikt, wordt dit artikel als extra regel aan de order toegevoegd
6.  Aan een coupon wordt een code toegevoegd die uw klant kan invoeren om de korting te krijgen. Vul geen aparte tekens in, zoals % of /
7.  Interne status van de coupon
8.  Het type coupon: in dit geval Korting op criteria. Dus alle producten die aan de criteria voldoen krijgen 10% korting
9.  Het percentage korting
10.  Omschrijving van de coupon
11.  Selecteer de optie “Match als aan alle criteria voldoet”
12.  Kies voor de artikelgroep “Papierwaren – Agenda’s en kalenders – Kalenders”

Bij elke kalender die nu besteld wordt en waarbij de code “korting-kalenders” is ingevuld, gaat 10% van het bedrag van de kalender af. De korting wordt berekend over het bedrag van de kalender inclusief BTW.