Betalingsherinnering / aanmaning inrichten

Vereisten voor versturen betalingsherinneringen

Voordat de betalingsherinneringen optie binnen Logic4 gebruikt kan worden dient het volgende te zijn aangemaakt:

• E-mail template van het type ‘BackOffice_BetalingsHerinnering’
• Rapport van het rapporttype ‘Betalingsherinnering’

Deze kunnen taal specifiek worden aangemaakt voor de volgende talen:

1. Nederlands
2. Duits
3. Engels
4. Frans
5. Italiaans
6. Spaans

Herinneringssoort aanmaken

Klik in Logic4 op ‘Relaties’ en vervolgens onder ‘inrichten’ op herinneringssoorten.

Het volgende scherm wordt weergegeven:

1. Hier kun je aangeven dat de originele factuur mee gestuurd kan worden
2. Per taal is hier het rapport, rapport email en email template in te stellen.

Geselecteerd item: Er zijn standaard al 4 opties. Deze zijn eventueel aan te passen naar eigen voorkeuren.
Naam: De naam van de herinneringssoort.
Rapport printen: Koppel hier de rapportage die geprint moet worden zodra u de herinneringssoort aanroept.
Rapport e-mail: Koppel hier de rapportage die gemaakt moet worden zodra u de herinneringssoort aanroept. Deze wordt vervolgens als bijlage aan de e-mail gekoppeld.
E-mail template: Koppel hier de e-mail template die gegeneerd moet worden op het moment dat de herinnering via de e-mail wordt verzonden.
Kleur in overzicht: Geef de kleur aan die bij de herinneringssoort hoort zodat de type herinnering makkelijk herkend wordt in het overzicht.
Vanaf _ dagen vervallen: Geef hier aan na hoeveel dagen, na de vervaldatum van de factuur de volgende herinnering verstuurd moet worden.
Voorkeur per e-mail: Hier kan aangegeven worden of de herinneringssoort per e-mail verstuurd moet worden. (LET OP!!! Als de debiteur het vinkje ‘Elektronisch factuur inschakelen voor relatie’ uit heeft staan wordt er geen e-mail gestuurd maar wordt de herinnering geprint).

Openstaande posten debiteuren bekijken en betalingsherinneringen versturen

Navigeer in het hoofdmenu naar het tabblad ‘Relaties’ > ‘Debiteuren’ > ‘Openstaande posten debiteuren’.

Wanner je dit programma hebt geopend wordt het volgende scherm geopend:

In bovenstaande afbeeldingen zijn de belangrijkste functies genummerd:

1. Hier heb je de mogelijkheid om factuur/orderregels te selecteren, een geselecteerde regel in te zien en een betaalnotitie te koppelen aan de geselecteerde regel en Debiteur info in te zien.
2. Hier heb je de mogelijkheid om de geselecteerde regels samen te voegen in een betalingsherinnering en uit te printen/e-mailen! (LET OP: dit gaat per debiteur dus je kunt enkel facturen/orders van dezelfde debiteur samenvoegen en uitprinten. De huidige herinnering wordt hiermee niet overschreven).
   Ook kun je hier de openstaande post wegboeken op een tegenrekening of afletteren van posten.
3. Hier heb je de mogelijkheid om een nieuwe herinnering aan te maken en de herinneringen in een overzicht op te vragen.
4. Door de juiste filters en opties te zetten kun je in deze lijst de openstaande posten zien en selecteren.

Nieuwe herinnering aanmaken

Wanneer je op ‘Nieuw’ klikt bij openstaande posten debiteuren kan je een nieuwe herinnering aanmaken in het volgende scherm:

In bovenstaande afbeelding zie je vrij veel informatie betreffende de openstaande posten.

1. Hier kan je o.b.v. de gekozen instelling de lijst met aanmaningen filteren
2. Hier kan je in 1 x alle aanmaningen selecteren en voor de geselecteerde aanmaningen een nieuwe aanmaning versturen
3. Hier kan je zoeken, de zoekselectie wissen en de lijst met aanmaningen exporteren naar excel
4. Hier zie je de aanmaningen volgens geselecteerde zoekfilter

Belangrijke kolommen in de lijst:

• ‘Betalen voor’: vervaldatum van de factuur/order
• ‘Vervallen (dagen)’: dagen van de vervaldatum tot de huidige datum
• ‘Openstaand’: het bedrag waar voor nog aangemaand dient te worden
• ‘Nieuwe herinnering’: de herinneringsstatus die de openstaande post moet krijgen bij het versturen van de aanmaning
• ‘Nieuwe herinnering vanaf’: dit is de datum waar de herinnering het dichtst bij de vervaldatum in de buurt komt

Wanneer je de herinnering gaat versturen vraagt hij nog eenmaal om bevestiging alvorens deze daadwerkelijk wordt verstuurd.

LET OP: wanneer het veld ‘Emailadres voor nieuwe herinnering’ niet is gevuld dan wordt de aanmaning automatisch geprint.