Aansluiten tussenrekening 'Vooruit ontvangen bedragen' (1350)

Aansluiten van de balansrekening 'Vooruit ontvangen bedragen'

De balansrekening die gekoppeld zit aan de Vooruit ontvangen bedragen optie in de systeem instellingen is aan te sluiten via het journaaloverzicht. Voor de werking van het journaaloverzicht klik HIER.

Via het tabblad ‘Administratie’ ga je naar het ‘journaal overzicht’. Deze open je en daarin selecteer je de volgende filters:

1. selecteer de van datum (deze kan ook leeggelaten worden)
2. selecteer de t/m datum (deze kan ook leeggelaten worden)
3. selecteer de balansrekening die hoort bij ‘vooruit ontvangen bedragen’
4. klik vervolgens op zoeken en het scherm wordt gevuld met mutaties die voldoen aan de criteria. Onderneem de volgende stappen:

1. Sleep de kolomnaam ‘Factuurnaam in de witte balk waar de tekst staat ‘sleep hier een kolom in, om  hierop te groeperen. Zie je de kolom niet? Activeer deze dan via het grid
2. Ga vervolgens naar de kolom ‘Bedrag’ en klik op het tekentje rechts van de naam.
3. Kies voor de optie ‘Sum’
4. Klik op Ok en je ziet dat er totalen komen aan de linkerkant bij iedere factuur/ordernummer waarop je bij stap 1 hebt gegroepeerd.

De journaalregels aansluiten met het orderoverzicht

Nu we het journaaloverzicht in gereedheid hebben gebracht kunnen we de resultaten bekijken. In het voorbeeld hieronder pakken we twee voorbeelden. Namelijk van een order die volledig is gefactureerd en een order die nog niet gefactureerd is.

1. Klik op het plusje aan het begin van de regel. De regels die het bedrag bij 2 bepalen worden zichtbaar
2. Het bedrag van deze order (3001092) is €0,- wat betekent dat de balansrekening voor deze order netjes afloopt.
3. Je ziet dat deze order is gefactureerd. In dit geval voor het totale orderbedrag van €500,-. Dat is dus ook de afboeking van de vooruit ontvangen bedragen grootboekrekening
4. Deze order heeft dus ook een betaling ontvangen. In dit geval is de betaling voortgekomen vanuit de balie (kassa/POS).
5. Deze order is betaald voor 500,- en dat vervolgens in 1x volledig gefactureerd. Het totaalbedrag is €0,- wat betekent dat de balansrekening voor deze order netjes afloopt.
6. Klik op het plusje aan het begin van de regel. De regels die het bedrag bij 3 bepalen worden zichtbaar
7. Hier staat een bedrag van €155,-. Dat betekent dat de order niet of maar gedeeltelijk is uitgeleverd en gefactureerd.
8. We zien bij deze order (3001271) maar 1 regel staan met een betaling. Dat is de aanbetaling geweest vanuit in dit geval de webshop. We zien geen tegen boeking staan dus deze order moet nog uitgeleverd en/of gefactureerd worden.
9. Het bedrag is hierdoor ook te verklaren.

Gaan we vervolgens kijken naar de bijbehorende verkooporders dan gaan we zien dat order 1 (€0,-) volledig verwerkt is en order 2 (€155,-) nog openstaat:

Order 3001092

1. de order heeft de status gesloten wat betekent dat deze volledig is verwerkt en dus ook gefactureerd.
2. het aantal wat besteld is 200 stuks
3. dat aantal is ook volledig gefactureerd.

Order 3001271

1. de status van deze order is open wat betekent dat deze nog niet (volledig) is gefactureerd. Dat klopt ook met het saldo op de vooruit ontvangen bedragen balansrekening
2. het aantal van 10 stuks dat is besteld
3. staat klaar voor reservering
4. en staat klaar om uitgeleverd te worden en is dus nog niet gefactureerd. Omdat deze order 1 regel bevat en van die regel nog niets is uitgeleverd en gefactureerd klopt het dat in dit voorbeeld balansrekening 1350 een saldo heeft voor order 3001271.

Verklaren saldo op de balansrekening Vooruit ontvangen bedragen

Nu we de balansrekening kunnen verklaren en ook kunnen aansluiten met het orderoverzicht kun je het saldo op (in ons voorbeeld) balansrekening 1350 dus ook verklaren. Het saldo op de balansrekening vooruit ontvangen bedragen is juist wanneer

• de openstaande orders (nog niet gefactureerd) terecht een saldo op deze balansrekening hebben en jullie ook kunnen verklaren. Deze balansrekening zal ook zelden op €0,- staan. Is dat wel het geval dan zijn er dus geen verkooporders met een vooruitbetaling aanwezig die klaar staan voor facturatie.
• het is logisch dat de meest recente ordernummers het saldo van deze balansrekening bepalen. Staan er hele oude ordernummers tussen (Die misschien al gesloten zijn) dan dient daarvoor een correctie gemaakt te worden.
• het aantal journaalregels per verkooporder te verklaren is. Deze worden bepaald door het aantal facturaties per verkooporder. Bij een gesloten order zijn dit er minimaal twee, namelijk het op boeken van de betaling en afboeken naar de factuur. Maar het kunnen ook 3 of meerdere regels zijn. In dat geval zie je altijd één betaling die wordt op geboekt en meerdere afboekingen naar de verkoopfacturen.

Een veelvoorkomende reden dat het saldo op vooruit ontvangen bedragen niet klopt is dat verkooporders met een betaling niet goed worden verwerkt. Ze worden bijvoorbeeld handmatig gesloten of de terugbetaling aan de klant wordt niet verwerkt op de verkooporder. Die betaling op de verkooporder is zelf te corrigeren en aan te passen. Dat kan door in de verkooporder te klikken op het knopje ‘betalingen’ en daar door te klikken totdat je in de journaalpost zit. Pas daar het bedrag aan of verwijder de regel. LET OP: dit kan alleen als de verkooporder nog niet volledig is gefactureerd!

1. klik op de knop ‘Betalingen’
2. klik vervolgens op de journaalregel in het venster ‘journaal overzicht’
3. klik vervolgens op de regel (maakt niet uit welke) in het venster ‘journaalpost’. En pas vervolgens in het scherm wat dan opent het bedrag aan of verwijder de regel.