Binnen een onderneming is veel klantinformatie beschikbaar. Zowel van bestaande klanten als van prospects. Om deze informatie goed te kunnen vastleggen en het maximale eruit te halen kent Logic4 een uitgebreide CRM module. Deze module kan op allerlei verschillende manier worden ingericht en gebruikt. Hieronder zal een voorbeeld CRM project worden toegelicht met daarbij de verschillende mogelijkheden die er zijn voor de inrichting.
Beschrijving CRM project
Op het tabblad ‘Relaties’ is onder het kopje ‘CRM’ de mogelijkheid om een nieuw CRM project te openen. In dit venster kan veel informatie worden vastgelegd en beschreven. Hieronder is een voorbeeld opgenomen van het CRM venster:
- Onder het kopje Relatie kan middels de blauwe knop ‘selecteren’ een relatie worden geselecteerd die vervolgens kan worden gekoppeld aan het CRM project. Het CRM project is dan vervolgens ook terug te vinden op de debiteurenkaart onder kopje ‘CRM’.
- Als aan de betreffende relatie ook (meerdere) contactpersonen hangen dan kunnen die hier worden geselecteerd. Het is ook mogelijk om eenmalig een contactpersoon aan te maken zonder dat deze wordt opgeslagen bij de debiteur. Kies dan voor de blauwe knop ‘Nieuw’.
- De naam die hier staat kan beter worden omschreven als ‘onderwerp samenvatting’ Bij de projectomschrijving kan een samenvatting worden beschreven van het CRM project. Wat is er besproken, wat zijn de bijzonderheden, welke informatie is relevant voor het CRM project? Dit veld kent veel tekens dus er kan een uitgebreide samenvatting worden omschreven.
- Hier staan een aantal velden omschreven:
- Naam: Bij het veld ‘Naam’ kan hier de naam van het CRM project worden beschreven. In het voorbeeld hierboven is dat ‘Bezoekrapport’.
- Start project: geef hier de start van het project aan.
- Einddatum: indien van toepassing kan hier al een einddatum worden opgegeven. Dit kan ook een verwachte einddatum zijn.
- Eindverantwoordelijke: alle gebruikers in het systeem worden hier getoond.
- Soort: de keuzes die hier gemaakt kunnen worden dienen zelf aangemaakt te worden. Zie ook de volgende stap van dit artikel.
- Status: de keuzes die hier gemaakt kunnen worden dienen zelf aangemaakt te worden. Zie ook de volgende stap van dit artikel.
- Kans: de keuzes die hier gemaakt kunnen worden dienen zelf aangemaakt te worden. Zie ook de volgende stap van dit artikel.
- Waarde: als er een commerciele waarde bekend is van het CRM project kan die hier ingegeven worden
- In een CRM project zijn er veel vrije velden beschikbaar. De vrije velden 1 t/m 4 zijn vrij in te vullen. Hier kan alles worden neergezet wat relevant is. De naam Vrijveld 1, vrijveld 2, etc. kan wat betreft naam worden aangepast. Vraag de Servicedesk, dit moet namelijk op database niveau gebeuren. Bij de vrije keuzevelden 1 t/m 5 kunnen zelf keuzes worden ingevuld, net als hierboven is beschreven. Ook hier kan de naam worden aangepast.
- Aan een CRM project kunnen verschillende activiteiten worden gehangen die ook kunnen worden toegekend aan verschillende medewerkers. Stel dat de binnendienst moet bellen, dan is dat een activiteit. Maar het secretariaat moet informatiemateriaal naar de klant sturen, dan is dat activiteit 2. De activiteiten die worden aangemaakt zijn op de pagina terug te te vinden onder het kopje ‘Activiteiten’. Zie ook punt 7.
- De punten 1 t/m 5 zijn eigenlijk de basisgegevens van een CRM activiteit. Aan het CRM project zelf kan veel meer informatie worden gekoppeld die relevant kan zijn. Hieronder worden de verschillende tabbladen kort toegelicht:
- Samenvatting: zoals ook in het voorbeeld te zien is wordt hier een korte samenvatting gegeven van hetgeen is ingegeven bij de punten 1 t/m 5.
- Kladblok: hier kunnen aantekeningen worden opgeslagen. Het is één groot kladblok.
- Activiteit: De activiteiten die bij punt 6 zijn aangemaakt komen hier per regel terug. Iedere regel is een activiteit. Door de klikken op ‘Openen activiteit’ wordt een nieuw venster geopend waarin de activiteit aangepast kan worden.
- Documenten: door te klikken op ‘nieuw document’ opent een venster waarin allerlei soorten documenten toegevoegd kunnen worden aan dit CRM project. Denk hierbij aan e-mails, pdf documenten, foto’s, etc.
- E-mails: vanuit dit overzicht kunnen e-mails gerelateerd aan dit CRM project worden gekoppeld én direct geopend.
- Gesprekken: indien telefonie is gekoppeld aan Logic4 zal hier een logboek van alle telefoongesprekken komen te staan.
- Agenda: als de agenda functionaliteit is ingericht kunnen vanuit het CRM project afspraken worden gemaakt en direct worden verwerkt in de agenda van de betreffende medewerker(s). Door op de knop ‘Nieuwe afspraak’ te klikken wordt een nieuwe afspraak geopend.
- Gekoppelde gebruikers: aan een CRM project kunnen meerdere gebruikers worden gekoppeld. Alleen die gebruikers hebben dan toegang tot het CRM project. Stel dat er vertrouwelijke klantinformatie instaan dan kan dit een handige uitkomst zijn.
- In aanvulling op het punt hierboven kan ook per gebruikersgroep worden aangegeven wie wel of geen toegang mag hebben tot het CRM project.
Inrichten keuzes bij een CRM project.
Op het tabblad ‘Relaties’ is onder het kopje ‘CRM inrichten’ de mogelijkheid om voor de verschillende dropdowns in een CRM project waarden aan te maken. Per dropdown is een optie weergegeven:
Als voorbeeld pakken we het onderdeel van het CRM project kansen:
Naam: hier kan de naam van de keuze worden ingegeven. In dit geval is dat 50%. Die naam zal ook worden getoond in de dropdown.
Sorteervolgorde: De sorteervolgorde bepaald hoe hoog in de dropdown de keuze komt te staan. Wil je bijvoorbeeld dat 50% altijd bovenaan komt te staan dan dient bij sorteervolgorde bijvoorbeeld ‘1’ te worden gevuld.
Doordat alle instellingen zoals hierboven beschreven zelf in te stellen en zelf in te richten zijn biedt de CRM module veel mogelijkheden voor een onderneming. Het aantal verplichte velden is tot een minimum teruggebracht zodat de flexibiliteit groot is!
