Logic4

(C) Aanmaken contract eenhedenregistratie

In deze uitleg gaan we een contract aanmaken. Voordat een contract aangemaakt kan worden zullen eerst de basis instellingen ingericht moeten worden. Klik hier voor uitleg voor het inrichten van de basis instellingen.

Mocht je ondanks deze uitleg toch nog extra hulp nodig hebben dan kun je contact opnemen met de afdeling servicedesk.

Klik op “Contract aanmaken” in de module Eenhedenregistratie.

Basisgegevens Contract

De basisgegevens van een contract dienen als eerst ingevuld te worden.

Looptijd

Als eerste zal de looptijd van het contract ingevuld moeten worden. Voer bij startdatum de begin datum in en bij einddatum de laatste datum van het contract (tot en met). In ons voorbeeld hebben we een looptijd van 3 jaar.

Debiteur

Klik op “Selecteer debiteur” om een debiteur te selecteren. Vanuit het debiteuren overzicht kun je ook een nieuwe debiteur aanmaken wanneer de debiteur nog niet bekend is in het systeem. De geselecteerde debiteur wordt gekoppeld aan contract.

Optioneel

  • Eventueel kun je een interne opmerking opgeven: deze kun je invullen in het veld opmerkingen.
  • Betalingsconditie: orders/facturen die aan het contract worden gekoppeld krijgen de ingestelde betalingsconditie
  • Contactpersoon: contactpersoon m.b.t. het contract

Het contract kan nu worden opgeslagen, in de vervolgstappen gaan we objecten koppelen, afspraken aanmaken en tellers toevoegen.

Contract object aanmaken

Om een object aan een contract toe te voegen dient het object eerst te zijn aangemaakt. Volg voor het aanmaken van objecten het volgende helpartikel.

Klik op het tabblad “Objecten” (1) en klik op “Nieuw contract object” (2). Zie screenshot:

 

Onderstaand scherm zal nu verschijnen:

Begin door een object te koppelen, klik hiervoor op “Opzoeken” bij het Objectnummer veld. We kunnen nu een bestaand object opzoeken en selecteren of we gaan een nieuw object toevoegen. Een bestaand object kan eenvoudig gezocht worden door te klikken op “Zoeken”. Wanneer het object gevonden is dan kun je de regel selecteren en klik je op “Geselecteerd”.

Datums

De begin/einddatum van het contract object bepaalt hoe lang een object onderdeel uitmaakt van een contract. Zo zou het kunnen voorkomen dat een object eerst op contract x actief is en vervolgens is overgezet naar contract y.

Plaatsing

Met behulp van de plaatsingsvelden kan worden aangegeven waar een object zich bevindt (locatie).

Overig

Inkoopwaarde huur per maand: inkoopwaarde kosten voor de rendementsberekeningen.
Object is verlopen op contract: als dit vinkje actief is wordt het contract-object uitgesloten voor voorschotten/verrekeningen/ tellerstand opnames.
Notitie: extra informatie m.b.t. de koppeling tussen contract + object.

Afspraak aanmaken

Klik op het tabblad “Afspraken” en klik daarna op “Nieuwe contract afspraak”. Onderstaand scherm zal nu verschijnen:

  • Selecteer het Tellertype. Bijvoorbeeld: MB’s.
  • Begin- en einddatum worden automatisch overgenomen van start- en einddatum van contract. Datums kunnen handmatig aangepast worden a.d.h.v. afspraken met de klant.
  • Opname na X maanden: geef hier op hoe vaak de tellerstanden opgenomen worden.
  • Inbegrepen tikken: hoe veel tikken zitten standaard in de afspraak (voorschot)
  • Voorschot geldt voor X maanden: Geef het aantal maanden op waarvoor het voorschot geldig is.
  • Voorschot factureren per X maanden: geef het aantal maanden op waarop gefactureerd zal worden.
  • Kosten per tik: kosten per tik invoeren in centen (bijvoorbeeld: €0,10)
  • Kosten per extra tik: kosten voor extra tikken buiten de afspraak (verrekening)
  • Teruggave per tik: vul deze in wanneer je werkt met teruggave van tikken.
  • Kosten per tik vanaf: voer hier een datum in vanaf wanneer je een verhoging door wil voeren van de kosten per tik. Het systeem zoekt zelf naar de prijs die op het moment van factureren van toepassing is. Klik bovenaan het scherm op de knop ‘Kosten historie’ om de prijzen in te zien.

Tellers aanmaken

Nu de objecten en afspraken zijn ingericht is het mogelijk om de koppeling tussen beide in te richten in de vorm van een teller.
Ga naar het tabblad “Tellers” en klik op “Nieuwe teller”.

  • Begin- en einddatum worden automatisch overgenomen van start- en einddatum van het contract. Datums kunnen handmatig aangepast worden a.d.h.v. afspraken met de klant.
  • Beginstand: beginstand van de teller.
  • Object koppelen: selecteer het contract-object dat is gekoppeld aan dit contract
  • Contractafspraak koppelen: koppel de contractafspraak van dit contract.
  • Klik op “Opslaan en sluiten” om de contract teller aan te maken en het scherm te sluiten.

Het is mogelijk om meerdere tellers te koppelen aan één object bijvoorbeeld voor aparte opnames voor kleur en zwart in het geval van printers.

Abonnement aanmaken

Klik op het tabblad “Abonnementen” en klik op “Nieuw abonnement”. Onderstaand scherm zal nu verschijnen.

  • Type: selecteer hier het abonnement type.
  • Begin- en einddatum worden overgenomen van start- en einddatum contract. Datums kunnen handmatig aangepast worden a.d.h.v. afspraken met de klant.
  • Beschrijving: geef een korte omschrijving op van het abonnement. Deze omschrijving komt terug op de factuurregel omschrijving.
  • In rekening te brengen per X maanden: geef een aantal op hoe vaak je het abonnement wilt factureren.
  • Bedrag per periode: bedrag van de te factureren periode.
  • Prijsstijging vanaf: datum vanaf wanneer het abonnement geïndexeerd mag worden voor prijswijzigingen.
  • Volgende factuur datum: datum eerstvolgende factuur.
  • Artikelcode: het artikel waarop de omzet van het abonnement geboekt moet worden.

Accessoires aanmaken

Wanneer er accessoires bij in het contract moet zitten dan kunnen we deze accessoires toevoegen op het contract.

Hier kan je bijvoorbeeld bijvoorbeeld denken aan toners, papier etc. Ga hiervoor naar het tabblad accessoires:

Klik op ‘Nieuwe accessoire’, het volgende scherm zal worden geopend:

Koppel als eerst een artikel middels een artikelcode. De datum velden zijn optioneel. De begin/einddatum bepaalt hoe lang een accessoire actief onderdeel uitmaakt van een contract.

Wanneer de accessoires zijn gekoppeld zal bij het toevoegen van een artikel (die gekoppeld is op een actief contracten als actief accessoire) op een order een controle plaatsvinden en de vraag worden gesteld of de order gekoppeld mag worden aan het contract:

Wanneer je hier op ‘Ja’ klikt, wordt de order gekoppeld aan het gekozen contract. Er worden 2 vervolg vragen gesteld:

  • Verkoopprijzen van de accessoires + verzendkosten naar €0,- aanpassen.
  • Contract object koppelen aan de toegevoegde orderregel.

Voor meer informatie over contracten en de koppeling met orders kunt u het volgende helpartikel bekijken.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen?

Neem dan contact op met de Servicedesk door een e-mail te sturen naar help@logic4.nl
Geschreven door
Heeft dit artikel geholpen?
0
0

Over Logic4

Logic4 ontwikkelt en implementeert een alles-in-één oplossing voor bedrijfssoftware en e-commerce. Als enige partij in Nederland bieden we een totaalpakket voor webshop, voorraad, artikelbeheer, kassa, inkoop, orderverwerking, CRM, facturatie, boekhouding, B2B/B2C, managementinformatie en meer. Onze klanten zijn (middel)grote groothandels, vakhandels en retailers. Zij profiteren voor een vast maandelijks bedrag van een volledig geïntegreerde frontoffice en backoffice en continue gratis doorontwikkeling.