In deze uitleg gaan we een contract aanmaken. Voordat een contract aangemaakt kan worden zullen eerst de basis instellingen ingericht moeten worden. Klik hier voor uitleg voor het inrichten van de basis instellingen.
Mocht je ondanks deze uitleg toch nog extra hulp nodig hebben dan kun je contact opnemen met de afdeling servicedesk.
Klik op “Contract aanmaken” in de module Eenhedenregistratie.
De basisgegevens van een contract dienen als eerst ingevuld te worden.
Als eerste zal de looptijd van het contract ingevuld moeten worden. Voer bij startdatum de begin datum in en bij einddatum de laatste datum van het contract (tot en met). In ons voorbeeld hebben we een looptijd van 3 jaar.
Klik op “Selecteer debiteur” om een debiteur te selecteren. Vanuit het debiteuren overzicht kun je ook een nieuwe debiteur aanmaken wanneer de debiteur nog niet bekend is in het systeem. De geselecteerde debiteur wordt gekoppeld aan contract.
Het contract kan nu worden opgeslagen, in de vervolgstappen gaan we objecten koppelen, afspraken aanmaken en tellers toevoegen.
Om een object aan een contract toe te voegen dient het object eerst te zijn aangemaakt. Volg voor het aanmaken van objecten het volgende helpartikel.
Klik op het tabblad “Objecten” (1) en klik op “Nieuw contract object” (2). Zie screenshot:
Onderstaand scherm zal nu verschijnen:
Begin door een object te koppelen, klik hiervoor op “Opzoeken” bij het Objectnummer veld. We kunnen nu een bestaand object opzoeken en selecteren of we gaan een nieuw object toevoegen. Een bestaand object kan eenvoudig gezocht worden door te klikken op “Zoeken”. Wanneer het object gevonden is dan kun je de regel selecteren en klik je op “Geselecteerd”.
De begin/einddatum van het contract object bepaalt hoe lang een object onderdeel uitmaakt van een contract. Zo zou het kunnen voorkomen dat een object eerst op contract x actief is en vervolgens is overgezet naar contract y.
Met behulp van de plaatsingsvelden kan worden aangegeven waar een object zich bevindt (locatie).
Inkoopwaarde huur per maand: inkoopwaarde kosten voor de rendementsberekeningen.
Object is verlopen op contract: als dit vinkje actief is wordt het contract-object uitgesloten voor voorschotten/verrekeningen/ tellerstand opnames.
Notitie: extra informatie m.b.t. de koppeling tussen contract + object.
Klik op het tabblad “Afspraken” en klik daarna op “Nieuwe contract afspraak”. Onderstaand scherm zal nu verschijnen:
Nu de objecten en afspraken zijn ingericht is het mogelijk om de koppeling tussen beide in te richten in de vorm van een teller.
Ga naar het tabblad “Tellers” en klik op “Nieuwe teller”.
Het is mogelijk om meerdere tellers te koppelen aan één object bijvoorbeeld voor aparte opnames voor kleur en zwart in het geval van printers.
Klik op het tabblad “Abonnementen” en klik op “Nieuw abonnement”. Onderstaand scherm zal nu verschijnen.
Wanneer er accessoires bij in het contract moet zitten dan kunnen we deze accessoires toevoegen op het contract.
Hier kan je bijvoorbeeld bijvoorbeeld denken aan toners, papier etc. Ga hiervoor naar het tabblad accessoires:
Klik op ‘Nieuwe accessoire’, het volgende scherm zal worden geopend:
Koppel als eerst een artikel middels een artikelcode. De datum velden zijn optioneel. De begin/einddatum bepaalt hoe lang een accessoire actief onderdeel uitmaakt van een contract.
Wanneer de accessoires zijn gekoppeld zal bij het toevoegen van een artikel (die gekoppeld is op een actief contracten als actief accessoire) op een order een controle plaatsvinden en de vraag worden gesteld of de order gekoppeld mag worden aan het contract:
Wanneer je hier op ‘Ja’ klikt, wordt de order gekoppeld aan het gekozen contract. Er worden 2 vervolg vragen gesteld:
Voor meer informatie over contracten en de koppeling met orders kunt u het volgende helpartikel bekijken.